現在正是大學畢業(yè)生完成畢業(yè)設計、撰寫畢業(yè)論文的時候，大家往往要苦熬一個多月才能完成自己的畢業(yè)論文?，F在大家主要都是用Microsoft Word來編輯論文(不論各位用哪個版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時候，可能經常要為不斷地調整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經驗和教訓總結一下，以求拋磚引玉。

　　一篇論文應該包括兩個層次的含義：內容與表現，內容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結構等，表現則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現；而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關系不言自明。

　　筆者認為，論文“表現”的編輯，是一個非常費時費力的工作。如果在寫論文之前，做了各方面的準備，并按照一定的規(guī)律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據自己寫碩士論文的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。

　　1、用好樣式

　　編寫論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。

　　如果你發(fā)現自己是用選中文字然后用格式欄來設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對于相同排版表現的內容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式（文檔表現）做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。

　　一般情況下，不論撰寫學術論文或者學位論文，相應的雜志社或學位授予機構都會根據其具體要求，給論文撰寫者一個清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進行一番設定，這樣就會很方便的編寫論文了。

　　如筆者用Microsoft Office Word 2003進行樣式設計如下圖：

　　2、使用交叉引用設置編號

　　一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設置標題樣式來實現，表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。 　　

　　 3、對齊

　　一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發(fā)現自己手動打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調整段落的間距。