華為時(shí)間管理培訓(xùn)

程時(shí)數(shù)：3．5小時(shí)

　　授課方式： 講演、案例分析、管理游戲、錄象

　　必備條件：數(shù)字投影儀、便攜

　　課程簡(jiǎn)介: 本課程通過(guò)對(duì)有效時(shí)間管理重要性的講解，通過(guò)對(duì)人們?nèi)粘９ぷ髦性?span>時(shí)間管理上存在的誤區(qū)的分析及時(shí)間管理基本方法、技巧的講解，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時(shí)間管理、提高工作績(jī)效。

適合對(duì)象:　　 新員工

培訓(xùn)目標(biāo)

　 學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到：

　　在今后的工作中減少浪費(fèi)時(shí)間現(xiàn)象 學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間

　　學(xué)會(huì)制定SMART的工作目標(biāo)

　　掌握制定有效工作計(jì)劃的方法和過(guò)程

課程要點(diǎn)

　　v 時(shí)間管理的概念和誤區(qū)

　　v 時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則

　　 ……目標(biāo)原則

　　 ……20/80原則

　　 ……四象限原則

　　 ……有序原則

　　 ……對(duì)象原則

　　v 時(shí)間管理的方法和技巧

　　 ……了解自己使用時(shí)間的方式和狀況

　　 ……做好工作計(jì)劃

　　 ……縮短別人干擾的時(shí)間

　　 ……不要拖延

　　 ……第一次就把事情做好

　　 ……時(shí)間的判斷應(yīng)有彈性

第一章：時(shí)間管理的概念和誤區(qū)

　　§1：時(shí)間管理的概念

　　1.1 什么是時(shí)間？

　　 在我們探討“時(shí)間管理”這個(gè)問(wèn)題以前，不妨先來(lái)讀篇文章：

　　 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下：

　　 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開(kāi)母校了，我沒(méi)有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。

　　 這一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問(wèn)。

　　 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門(mén)學(xué)問(wèn)。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。

　　 有人說(shuō)：出去做事之后，生活問(wèn)題急需解決，哪有功夫去讀書(shū)？即使要做學(xué)問(wèn)，既沒(méi)有圖書(shū)館，有沒(méi)有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問(wèn)？

　　 我要對(duì)你們說(shuō)：凡是要等到有了圖書(shū)館才讀書(shū)的，有了圖書(shū)館也不肯讀書(shū)；凡是要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。你有了決心要研究一個(gè)問(wèn)題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買書(shū)，自然會(huì)想出法子來(lái)設(shè)置儀器。

　　 至于時(shí)間，更不成問(wèn)題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績(jī)！每天花1點(diǎn)種看10頁(yè)有用的書(shū)，每年可看3600多頁(yè)書(shū)；30年讀11萬(wàn)頁(yè)書(shū)。

　　 諸位，11萬(wàn)頁(yè)書(shū)可以使你成為一個(gè)學(xué)者了?？墒敲刻炜?種小報(bào)也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰。看小報(bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！

　　 易卜生說(shuō)：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。

　　 學(xué)問(wèn)就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問(wèn)便是毀了你自己。

　　 再會(huì)了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。

　　看到胡適先生的這一番語(yǔ)重心長(zhǎng)的話語(yǔ)，你有何感受？“時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽(tīng)到——

　　“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！”

　　“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書(shū)！”

　　“時(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會(huì)和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭(zhēng)權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見(jiàn)不到我，幾乎把我登報(bào)作廢！”

　　 世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)。那么時(shí)間究竟是什么呢？

　　 我們哲學(xué)家這樣說(shuō)：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。”

　　 要想能夠真正地了解時(shí)間并且管理“時(shí)間”，我們有必要對(duì)時(shí)間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識(shí)。首先讓我們先了解時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性：

　　（1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。

　?。?span>2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。

　?。?span>3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。

　　（4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。

　　 小案例：

　　 如果銀行每天早晨向你的賬號(hào)撥款8.64萬(wàn)元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒(méi)有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬(wàn)元。請(qǐng)問(wèn)：你如何用這筆錢？

　　 1.2 什么是“時(shí)間管理”？

　　 “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。

　　 請(qǐng)注意：

　?。?span>1）所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對(duì)目標(biāo)毫無(wú)貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。 　　（2）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。

　　 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績(jī)的人都是時(shí)間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營(yíng)公司當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國(guó)最成功的超級(jí)市場(chǎng)之一，他獲得了許多值得引證的榮譽(yù)。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個(gè)記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤(rùn)記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計(jì)劃、組織、授權(quán)、激勵(lì)、評(píng)價(jià)和控制等項(xiàng)目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻(xiàn)身時(shí)間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚(yáng)。在格里看來(lái)，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時(shí)間管理。

　　 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無(wú)限地?cái)U(kuò)展，面臨競(jìng)爭(zhēng)的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無(wú)所適從呢？

　　 由于時(shí)間所具有的獨(dú)特性，時(shí)間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時(shí)，每小時(shí)由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計(jì)就是8.64萬(wàn)秒。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們?cè)趺纯梢砸暥灰?jiàn)？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問(wèn)題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來(lái)考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)活到72歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間是怎么花的：

　　睡覺(jué)：21年

　　工作：14年

　　個(gè)人衛(wèi)生：7年

　　吃飯：6年

　　旅行：6年

　　排隊(duì)：6年

　　學(xué)習(xí)：4年

　　開(kāi)會(huì)：3年

　　打電話：2年

　　找東西：1年

　　其它：3年

　　 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問(wèn)題，但從來(lái)沒(méi)像今天這么重要過(guò)，為什么？原因如下：

　　*尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要

　　*信息爆炸

　　*競(jìng)爭(zhēng)的壓力

　　*你的客戶對(duì)品質(zhì)的要求

　　 看來(lái)我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問(wèn)題究竟在哪里呢？

第二章、時(shí)間管理的誤區(qū)

　　 我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問(wèn)題：

　　誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃

　　 查爾斯·史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問(wèn)李愛(ài)菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請(qǐng)告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問(wèn)費(fèi)。”李愛(ài)菲于是遞了一張紙給他，并向他說(shuō)“寫(xiě)下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無(wú)法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對(duì)你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用”。

　　 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬(wàn)伍仟美元的支票給李愛(ài)菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來(lái)之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說(shuō)可能是導(dǎo)因于李愛(ài)菲的那數(shù)句真言。

　　 盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來(lái)諸多的好處，但我們有的同事從來(lái)不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：

　　1、因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考；

　　2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；

　　3、不了解做計(jì)劃的好處；

　　4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；

　　5、不知如何做計(jì)劃。

　　 我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：

　　1、固然有些事情是易行而難料的，但若過(guò)分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說(shuō)”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問(wèn)：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？

　　2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。

　　3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無(wú)計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無(wú)章，最終走進(jìn)死胡同。

　　 綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：

　　1、目標(biāo)不明確

　　2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣

　　3、缺乏做事輕重緩急的順序

　　4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則

　誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)

　　 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　* 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)

　　*“事必躬親，親力而為”

　　*溝通不良

　　*工作時(shí)斷時(shí)續(xù)

　　首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托：

　　 對(duì)于我們每一個(gè)人來(lái)說(shuō)，所面臨的請(qǐng)托可能來(lái)自部屬、上司、其他同級(jí)管理者、或是組織以外的人士。在很多請(qǐng)托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無(wú)旁貸的；另一類雖然也是職務(wù)所系，但請(qǐng)托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；尚有一類請(qǐng)托則屬無(wú)義務(wù)予履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。

　　 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛(ài)戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請(qǐng)托將四面八方地源源涌來(lái)。一旦他辦不妥委托的事項(xiàng)，則不僅他所企求的愛(ài)戴將化為烏有，而且他將喪失請(qǐng)托者尊敬。“明智地接受請(qǐng)托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請(qǐng)托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。

　　 所以在我們接受請(qǐng)托之前不妨先先問(wèn)問(wèn)自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過(guò)這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。

　　其次，學(xué)會(huì)利用資源：

　　 對(duì)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門(mén)或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門(mén)考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)部門(mén)秘書(shū)；想了解公司的考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)公司的考勤管理員；等等。

　　 對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：

　　1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；

　　2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；

　　3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；

　　4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；

　　5、找不到合適的下屬授權(quán)。

　　其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。

　　誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠

　　 在前面的“小張的故事”中，小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致到頭來(lái)一事無(wú)成。我們提供了一個(gè)拖延商數(shù)的測(cè)驗(yàn)，請(qǐng)你先做一下自我評(píng)核。

　　拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)

　　請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：

　?。?span>1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　　（5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　?。?span>10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。

　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

　　評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

　　每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。

　　我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：

　　1、習(xí)慣拖延時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典型的拖延時(shí)間的人。

　　2、不擅處理不速之客的打擾。

　　3、不擅處理無(wú)端電話的打擾。

　　4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無(wú)功的浪費(fèi)！

　　誤區(qū)四：整理整頓不足

　　 辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。”

　　 當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？下面是一份“文件處置測(cè)驗(yàn)”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。

　　文件處置測(cè)驗(yàn)

　　 請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問(wèn)號(hào)“？”。

　　1、訂購(gòu)文具后所取得的帳單。

　　2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。

　　3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。

　　4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來(lái)的問(wèn)卷。

　　5、部屬交來(lái)的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。

　　6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。

　　7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的E-mail。

　　8、組織內(nèi)其它平行部門(mén)的來(lái)函，要求取得你的部門(mén)的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。

　　9、某管理顧問(wèn)公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書(shū)也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購(gòu)。

　　10、客戶寄來(lái)的一封投訴信。

　　11、人事部門(mén)發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。

　　12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。

　　 假如你在以上十二個(gè)問(wèn)題的前面寫(xiě)上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！

　　誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)

　　 我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　*個(gè)人的消極態(tài)度

　　*做事拖拉，找借口不干工作

　　*唏噓不已，做白日夢(mèng)

　　*工作中閑聊

　　 如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺(jué)中，換句話說(shuō)，當(dāng)你覺(jué)得時(shí)間可有可無(wú)，不愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，因?yàn)槟汶S時(shí)在喪失寶貴的機(jī)會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰！

　　 好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际?span>“現(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過(guò)去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來(lái)”。送給大家一句話：

　　 昨天是一張已被注銷的支票，

　　 明天是一張尚未到期的本票，

　　 今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！

3.1 時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則

　　 通過(guò)前面的學(xué)習(xí)，我們對(duì)時(shí)間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在我們一起來(lái)探討時(shí)間管理的基本原則，只有對(duì)原則有了一個(gè)認(rèn)識(shí)后，才有可能很好地運(yùn)用時(shí)間管理的技巧與方法。

　　 時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則：

　　1、明確目標(biāo)

　　2、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作

　　3、分清工作的輕重緩急

　　4、合理地分配時(shí)間

　　5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作

　　6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律

　　 下面我們就時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則分別進(jìn)行闡述。

　　2.1 原則之一：明確目標(biāo)

　　2.1.1 目標(biāo)刺激我們奮勇向上

　　 在人生的旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國(guó)的一份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老人，假若生活沒(méi)有任何目標(biāo)，每天只是刻板地吃飯和睡覺(jué)，雖然生活無(wú)憂，但他們后來(lái)的壽命一般不會(huì)超過(guò)七年。

　　 雖說(shuō)目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過(guò)氣，還哪來(lái)時(shí)間好好想想自己的將來(lái)。但這正是問(wèn)題的癥結(jié)，就是因?yàn)闆](méi)有目標(biāo)，每天才弄得沒(méi)頭沒(méi)腦、蓬頭垢面，這只是一個(gè)惡性循環(huán)罷了！

　　 另外有些人沒(méi)有目標(biāo)，則是因?yàn)樗麄儾桓医邮芨淖?，與其說(shuō)安于現(xiàn)狀，不如坦白一點(diǎn)，那便是沒(méi)有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能帶來(lái)的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無(wú)成！

　　 事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒(méi)有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的愿望，僅有一點(diǎn)模糊的概念，而只有少數(shù)人會(huì)貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒(méi)有五年的經(jīng)驗(yàn)，只能說(shuō)有五年一次的經(jīng)驗(yàn)。

　　 許多年前，某報(bào)做過(guò)300條鯨魚(yú)突然死亡的報(bào)道。這些鯨魚(yú)在追逐沙丁魚(yú)時(shí)，不知不覺(jué)被困在一個(gè)海灣里，報(bào)道上說(shuō)：“這些小魚(yú)把海上巨人引向死亡。鯨魚(yú)因?yàn)樽分鹦±┧?，為了微不足道的目?biāo)而空耗了巨大力量。”

　　 美國(guó)作家福斯迪克說(shuō)得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時(shí)，才可獲得成長(zhǎng)。”下面不妨讓我們一起看看“賴嘉的故事”。

　　 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時(shí)，年僅四歲。他的父母只有小學(xué)五年級(jí)的學(xué)歷，因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時(shí)，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。但是一年之后，他卻因?yàn)樨澩鎸?dǎo)致功課不及格而被迫退學(xué)。在接下來(lái)的6年，他過(guò)著得過(guò)且過(guò)的生活，毫無(wú)人生目標(biāo)。他大半時(shí)候都在一家低功率的電臺(tái)擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。

　　 有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會(huì)在巔峰》，從那時(shí)起，他對(duì)自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標(biāo)的重要性。的確，目標(biāo)決定我們的將來(lái)。

　　 賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績(jī)實(shí)在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無(wú)意間撞見(jiàn)院長(zhǎng)韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心志。結(jié)果，院長(zhǎng)答應(yīng)了他的請(qǐng)求，準(zhǔn)許他入學(xué)，但有一個(gè)附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要達(dá)到乙等，否則就要再度退學(xué)。

　　 賴嘉一改過(guò)去的散漫態(tài)度，以信心堅(jiān)定、目標(biāo)明確、內(nèi)心無(wú)畏的姿態(tài)，重新踏入校門(mén)。他每季平均進(jìn)修多個(gè)學(xué)分。經(jīng)過(guò)2年零3個(gè)月，即以優(yōu)異的成績(jī) 取得了學(xué)位，緊接著再邁向更高的目標(biāo)。

　　 如今，這個(gè)伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會(huì)擔(dān)任牧師，教會(huì)地點(diǎn)就在費(fèi)城特爾市，距他成長(zhǎng)的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。

　　 從上面的例子我們可以看出，有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。

　　 請(qǐng)記住：成功完全是一種個(gè)人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價(jià)值觀相符，你才會(huì)覺(jué)得成功。為什么有的人成功之后，又會(huì)感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個(gè)人設(shè)定目標(biāo)可以說(shuō)是一個(gè)成功的例子。

　　 在1974年，美國(guó)著名證券經(jīng)紀(jì)人鄧尼斯是一個(gè)已干了6年的證券經(jīng)紀(jì)人，以社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，他是美國(guó)中產(chǎn)階級(jí)分子的典范：他擁有一個(gè)美滿的婚姻、三個(gè)聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。證券經(jīng)紀(jì)商的收入雖然不錯(cuò)，卻與他的性格格格不入。他希望活得更扎實(shí)，但現(xiàn)在卻無(wú)法支配自己的命運(yùn)，這使他覺(jué)得受挫。

　　 “只有自己與上帝才能支配我的命運(yùn)”驚醒了他。于是，他開(kāi)始設(shè)立自己的目標(biāo)。他從小就愛(ài)好業(yè)余無(wú)線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無(wú)線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無(wú)線電愛(ài)好者）的設(shè)備。

　　 1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當(dāng)資金，以信用卡借款，開(kāi)始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無(wú)線電設(shè)備。鄧特隆公司誕生了。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。

　　 1974年8月24日，鄧特隆無(wú)線電公司成交了第一筆生意。1975年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到1975年底，鄧特隆的營(yíng)業(yè)額超過(guò)了100萬(wàn)元。今天，鄧尼斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬(wàn)元的工廠的股東與總裁。

　　2.1.2 如何制定目標(biāo)

　　 一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的：

　　具體的（specific）

　　可衡量的（measurable）

　　可達(dá)到的（attainable）

　　相關(guān)的（relevant）

　　基于時(shí)間的（time-based）

　　1、具體的：

　　 有人說(shuō)：“我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。

　　 有人曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過(guò)了1米。他對(duì)第一組說(shuō)：“你們能夠跳過(guò)1.2米。”他對(duì)第二組說(shuō)：“你們能夠跳得更高。”經(jīng)過(guò)練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過(guò)1.2米，而第二組的人因?yàn)闆](méi)有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過(guò)了1米，少數(shù)人跳過(guò)了1.2米。這就是有和沒(méi)有具體目標(biāo)的差別所在。

　　2、可衡量的：

　　 任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來(lái)衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個(gè)底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。

　　3、可達(dá)到的：

　　 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說(shuō)是幻想、白日做夢(mèng)，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒(méi)有挑戰(zhàn)性。多年前在美國(guó)進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。

　　 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成就動(dòng)機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。

　　4、相關(guān)的：

　　 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì)被公司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄。

　　5、基于時(shí)間的：

　　 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說(shuō)：“我一定要拿到律師證書(shū)。”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？

3.2 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作

所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過(guò)采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：

　　1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。

　　2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。

　　3、按排列順序進(jìn)行處理。

　　4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。

　　5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。

　　那么有人會(huì)問(wèn)：究竟該怎樣做計(jì)劃呢？大致的步驟如下：

　　1、確立目標(biāo)；

　　2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑；

　　3、選定最佳的完成方式；

　　4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；

　　5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；

　　6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。

　　 目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說(shuō)明；至于如何制訂并檢查計(jì)劃，我們會(huì)在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。

　　 有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請(qǐng)大家記?。?span>

　　1、切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒(méi)有收獲。

　　2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。

　　 美國(guó)的成功學(xué)家格林演講時(shí)，時(shí)常對(duì)觀眾開(kāi)玩笑地說(shuō)，美國(guó)最大的快遞公司——聯(lián)邦快遞，其實(shí)是他發(fā)明的。他不說(shuō)假話，他的確有過(guò)這個(gè)主意。但是我們相信世界是至少還有一萬(wàn)個(gè)和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時(shí)內(nèi)將文件從美國(guó)的一端送一另外一端的時(shí)間縫隙中。當(dāng)時(shí)格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開(kāi)辦一個(gè)能夠?qū)⒅匾募?4小時(shí)之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個(gè)名叫弗列德· 史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實(shí)際行動(dòng)。

　　 這個(gè)故事的教訓(xùn)是：成功地將一個(gè)好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個(gè)好主意要有從價(jià)值得多。

　　3.3 原則之三：分清工作的輕重緩急

　　 請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？

　　1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。

　　2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

　　3、先做容易的做，然后再做難做的事。

　　4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。

　　5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。

　　6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。

　　7、先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。

　　8、先做別人的事，然后再做自己的事。

　　9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。

　　10、先做有趣的事，再做枯燥的事。

　　11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。

　　12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

　　13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。

　　 以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度上說(shuō)大致上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到底哪些應(yīng)該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認(rèn)為是按照事情的緊急程度來(lái)判斷。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓(xùn)、向上級(jí)提出改進(jìn)營(yíng)運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無(wú)期，而且經(jīng)常使自己處于危機(jī)或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會(huì)轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報(bào)告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報(bào)告的時(shí)間尚有一個(gè)月的話，則一般人大概不會(huì)把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會(huì)把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報(bào)告，就是草率應(yīng)付了事。經(jīng)過(guò)一番掙扎之后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報(bào)告提前準(zhǔn)備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問(wèn)題恐怕就在于此。

　　 因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。提請(qǐng)注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。

　　 我們以下面的時(shí)間管理的方法來(lái)探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請(qǐng)看四象限圖：

　　 第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開(kāi)刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。

　　 第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問(wèn)題處理的建議等等?；膹U這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。

　　 第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、突來(lái)訪客都屬于這一類。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。

　　 第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來(lái)回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。

　　 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意，在劃分第一和每三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。

　　 請(qǐng)思考下面的問(wèn)題：

　　 你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有積極的意義？

　　 這個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：

　　1、改善人際關(guān)系。

　　2、改善事先準(zhǔn)備工作。

　　3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。

　　4、善待自己。

　　5、抓住機(jī)會(huì)。

　　5、充實(shí)自我。

　　6、增進(jìn)能力。

　　 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項(xiàng)，為什么不身體力行呢？

大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時(shí)間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測(cè)試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。

　　急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn)

　　 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時(shí)候；C=常常）

　　1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（ ）

　　2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無(wú)法作深入的自我反省。（）

　　3、我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。（ ）

　　4、我休息時(shí)會(huì)覺(jué)得不安。（ ）

　　5、我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。（ ）

　　6、我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。（ ）

　　7、我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)系就覺(jué)得不安。（ ）

　　8、我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。（ ）

　　9、我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。（ ）

　　10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺(jué)得有成就。（）

　　11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。（ ）

　　12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開(kāi)，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。（ ）

　　13、我覺(jué)得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（ ）

　　14、我常邊工作邊吃飯。（ ）

　　15、我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。（ ）

　　16、一天下來(lái)辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會(huì)很有成就感。（）

　　 “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分：

　?。?span>A=0分；B=2分；C=4分）

0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。

　　2.4 原則之四：合理地安排時(shí)間

　　 首先我們來(lái)看看穆?tīng)柕墓适拢?span>

　　案例 穆?tīng)栍?span>1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)時(shí)的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個(gè)月薪1000美元的目標(biāo)。當(dāng)穆?tīng)栔饾u對(duì)工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績(jī)來(lái)自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績(jī)都來(lái)自于20%的客戶中，同時(shí)，不管客戶的購(gòu)買量大小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是一樣的。于是，穆?tīng)柕南乱徊骄褪菍⑵渲匈?gòu)買量最小的36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。

　　 結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這個(gè)目標(biāo)，而成為美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆?tīng)栍推峁荆↘elly-Moore Paint Company)的董事長(zhǎng)。

　　 這個(gè)故事除了告訴我們樹(shù)立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的

　　 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說(shuō)明：

　　 80%的銷售額是源自20%的顧客；

　　 80%的電話是來(lái)自20%的朋友；

　　 80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品；

　　 80%的財(cái)富集中在20%的人手中； ……

　　 再舉個(gè)例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫(kù)是位于上端，冷藏庫(kù)則位于下端。當(dāng)你使用冷凍庫(kù)時(shí)，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫(kù)的機(jī)率高達(dá)80%，使用冷凍庫(kù)的機(jī)率只有20%，致使我們?cè)S多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因蹲下次數(shù)過(guò)多而感腰酸背疼?；诖耍臣译娖鞴驹陔姳涞脑O(shè)計(jì)上做了修改，將冷藏庫(kù)與冷凍庫(kù)的位置做了對(duì)調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了80/20原理。

　　 80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只需花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。

　　 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。

　　2.5 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作

　　 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門(mén)或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。

　　 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會(huì)有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個(gè)月后，你的構(gòu)想才會(huì)被慎重考慮，甚至可能會(huì)一不小心扔到垃圾桶里去！

　　 同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門(mén)去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門(mén)人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來(lái)的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門(mén)外！

　　 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來(lái)訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！

　　2.6 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律

　　 我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過(guò)程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒(méi)有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。

　　 世界著名的音樂(lè)家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過(guò)世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來(lái)計(jì)算。

　　 歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃呆在辦公室里的每個(gè)早上都寫(xiě)10封信；杰出的演說(shuō)學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期一、二都要打13個(gè)電話，星期三、四則是12個(gè)，星期五則是用來(lái)打電話給這個(gè)禮拜沒(méi)有聯(lián)絡(luò)上的人。

　　 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。這個(gè)方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫(xiě)1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個(gè)月后，寫(xiě)1000字便易如反掌。接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過(guò)十幾天后，或許可再增加幾百字。

　　 因此，我們說(shuō)，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

　　1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。

　　2、即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。

　　3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。

在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。

　　3.2.1 分析自己使用時(shí)間的方式和狀況

　　 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。面對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個(gè)星期做這種功夫，將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗(yàn)。

　　 下面的練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多相關(guān)事項(xiàng)。在本項(xiàng)練習(xí)中列有一個(gè)你在一星期內(nèi)花費(fèi)時(shí)間的清單。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘的“時(shí)間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。請(qǐng)記?。?span>時(shí)間管理并沒(méi)有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。

　　 接下來(lái)就請(qǐng)按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一些問(wèn)題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間的答案。

　　請(qǐng)先看表一和表二：

　　表一：時(shí)間使用清單表 時(shí)間統(tǒng)計(jì)

　　項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間的百分比（%）

　　一、公務(wù)活動(dòng)

　　1 上下班

　　2 開(kāi)會(huì)

　　3 打電話

　　4 閱讀文件、整理通信

　　5 幫助下屬

　　6 接待賓客

　　7 向上級(jí)匯報(bào)

　　8 公務(wù)出差

　　9 拜訪客戶

　　10 其它工作上的活動(dòng)

　　小計(jì)

　　二、個(gè)人活動(dòng)

　　11 整理儀容

　　12 飲食

　　13 睡覺(jué)

　　小計(jì)

　　三、家庭活動(dòng)

　　14 煮飯

　　15 洗熨衣服

　　16 打掃房屋

　　17 雜務(wù)與家事

　　18 賣雜物

　　19 其它的逛街活動(dòng)

　　20 繳款

　　21 看孩子

　　22 宗教活動(dòng)

　　23 家庭外出

　　24 家庭溝通

　　25 其它家庭活動(dòng)

　　小計(jì)

　　四、休閑活動(dòng)

　　26 聽(tīng)廣播與音樂(lè)

　　27 看電視

　　28 休閑閱讀

　　29 嗜好

　　30 觀看比賽

　　31 運(yùn)動(dòng)

　　32 休閑旅游

　　33 聚會(huì)與社交

　　34 其它休閑活動(dòng)

　　35 其它活動(dòng)

　　小計(jì)

　　時(shí)間統(tǒng)計(jì)(小時(shí))

　　表二：一星期時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表時(shí)間 周一 周二 周三周四 周五 周六 周日 活動(dòng)標(biāo)號(hào) 時(shí)間小計(jì)

　

　7:00 1 上下班

　　7:30 2 開(kāi)會(huì)

　　8:00 3 打電話

　　8:30 4 閱讀文件、整理通信

　　9:00 5 幫助下屬

　　9:30 6 接待賓客

　　10:00 7 向上級(jí)匯報(bào)

　　10:30 8 公務(wù)出差

　　11:00 9 拜訪客戶

　　11:30 10 其它工作上的活動(dòng)

　　12:00 11 整理儀容

　　12:30 12 飲食

　　13:00 13 睡覺(jué)

　　13:30 14 煮飯

　　14:00 15 洗熨衣服

　　14:30 16 打掃房屋

　　15:00 17 雜務(wù)與家事

　　15:30 18 賣雜物

　　16:00 19 其它的逛街活動(dòng)

　　16:30 20 繳款

　　17:00 21 看孩子

　　17:30 22 宗教活動(dòng)

　　18:00 23 家庭外出

　　18:30 24 家庭溝通

　　19:00 25 其它家庭活動(dòng)

　　19:30 26 聽(tīng)廣播與音樂(lè)

　　20:00 27 看電視

　　20:30 28 休閑閱讀

　　21:00 29 嗜好

　　21:30 30 觀看比賽

　　22:00 31 運(yùn)動(dòng)

　　22:30 32 休閑旅游

　　23:00 33 聚會(huì)與社交

　　23:30 34 其它休閑活動(dòng)

　　24:00 35 其它活動(dòng)