公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。

    （一）內(nèi)容要求

    任何類型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。

    1.嚴(yán)守法規(guī)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國(guó)家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說(shuō)明，切勿使之前后矛盾。

    2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無(wú)誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

    （二）格式要求

    公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具體的格式要求。

    1.選擇恰當(dāng)文種。國(guó)務(wù)院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。

    正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說(shuō)：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。

    2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說(shuō)，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。

    其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

    其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。

    一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開(kāi)展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號(hào)外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之；標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書寫時(shí)，注意不得將固定詞語(yǔ)拆開(kāi)分寫。

    二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。

    三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機(jī)關(guān)名稱之后。

    四是附件。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

    五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。

    六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。

    七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。

    其三，文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。

    一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過(guò)七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。

    二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。

    三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時(shí)間居右，頂格。

    其四，標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。

    一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開(kāi)文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。

    二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。

    三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。

    四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。

    另外，公文紙一般采用16開(kāi)型（260mm×185mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開(kāi)頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文書寫應(yīng)自上而下、自左至右。