運用Excel三大條件函數(shù)解決實際問題！

楓葉飄飛 2007-12-25

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運用Excel三大條件函數(shù)解決實際問題！

2007-12-25

秋盡冬至，又到一年年終時。在工作中，數(shù)據(jù)的運算量和匯總的操作一下比平時多了不少。眾所周知，在Excel中可以對數(shù)據(jù)進行各種不同的運算和匯總，今天我向大家介紹與條件相關的函數(shù)三兄弟，分別是“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函數(shù)。他們有一個共同的特點——都姓字符“IF”。

大兄弟：COUNTIF函數(shù)（計數(shù)求和）
COUNT函數(shù)，顧名思義是用來計數(shù)的，統(tǒng)計所選擇區(qū)域的數(shù)值型單元格個數(shù)。COUNTIF是COUNT函數(shù)的引伸與拓展，在計數(shù)時加上先前條件，只有符合計數(shù)的條件才進行統(tǒng)計計算。比如，從員工信息表中，計算出有多少人的年齡大于35歲。

下面我們來看一個典型的分類計數(shù)匯總的例子。這里有一張銷售流水記錄表，每名銷售人員累計做了多少“銷售訂單個數(shù)”呢？
大兄弟COUNTIF正常工作需要兩個參數(shù)——條件區(qū)域（本例為左側(cè)表中“銷售人員”一列）和計數(shù)條件（本例為右側(cè)表中的人員姓名）。要計算第一位銷售人員的“訂單數(shù)”，很簡單，輸入函數(shù)公式 “=COUNTIF($C$2:$C$16,E2)”即可（見圖1）。

二兄弟：SUMIF函數(shù)（條件求和）
SUM函數(shù)的作用是對數(shù)據(jù)求和，而SUMIF對它進行了引伸和拓展，比如計算“金額”在1元以上的數(shù)據(jù)總和、按照人員或產(chǎn)品分類計算數(shù)據(jù)總和等等。它有3個參數(shù)，分別是條件區(qū)域、判斷條件、實際的求和區(qū)域（如果它與“條件區(qū)域”是一個區(qū)域，就可省略）。
在上例中，計算每位“銷售人員”的訂單總金額，就要使用SUMIF函數(shù)來協(xié)助了。如果要計算每個人的銷售訂單總金額，把左側(cè)表的“銷售人員”一列當作“條件區(qū)域”，把右側(cè)表的每個名單當作求和“條件”，把左側(cè)表的每筆“訂單金額”當作“實際求和區(qū)域”，在G2單元格中輸入數(shù)據(jù)計算公式 “=SUMIF($C$2:$C$16,E2,$B$2:$B$16)”（見圖2），第1名銷售人員的“訂單總額”就瞬間產(chǎn)生了。

小提示：
在本例的COUNTIF函數(shù)和SUMIF函數(shù)中，由于“銷售人員”區(qū)域與“訂單總額”區(qū)域都是固定的，所以在函數(shù)中引用這兩列地址時，要使用“絕對地址”，也就是在地址前添加“$”符號。

三兄弟：IF函數(shù)
邏輯高手IF函數(shù)是一個條件函數(shù)，它可以通過設置的條件進行邏輯判斷。
如果在剛才的數(shù)據(jù)匯總表中再添加一列“銷售獎金”數(shù)據(jù)，“銷售獎金”發(fā)放的方法是：如果某個人的訂單總額大于￥1500,000，那么“獎金”數(shù)用總額×5%，否則“獎金”就用總額×3%。所以，第1位銷售人員“銷售獎金”的計算公式應為“=IF(G2>1500000,G2*0.05,G2*0.03)”，如圖3所示。

結(jié)合剛才的知識，推測一下這個公式中3個參數(shù)的涵義吧。“G2>1500000”是IF函數(shù)的判斷條件，“G2*0.05”是條件成立的操作，“G2*0.03”是條件不成立的操作。

名師點睛：
*數(shù)據(jù)的分類匯總是Excel最常見的應用。分類匯總的方法很多，包括使用函數(shù)和公式。設置的條件可看作是分類的依據(jù)，用“COUNTIF函數(shù)”進行分類計數(shù)匯總，用“SUMIF函數(shù)”進行分類求和匯總，非常方便。

*IF函數(shù)的作用是根據(jù)判斷條件的真假，自動進行分支操作。比如根據(jù)身份證號碼的奇偶來判斷性別，根據(jù)績效數(shù)據(jù)來填寫成績等等。在實際應用時，一個非常實用的應用是：把IF函數(shù)的“真”或“假”參數(shù)嵌套成另一個IF函數(shù)，實現(xiàn)多種分支操作。如2個IF函數(shù)的嵌套可寫成“=IF（條件，真，IF（條件，真，假））”，這樣一來就可以實現(xiàn)3個分支判斷了（在Excel中，最多是7層函數(shù)嵌套）。

*重復數(shù)據(jù)的篩選問題常常讓我們感到非常棘手。COUNTIF函數(shù)除了可以實現(xiàn)分類計數(shù)匯總外，它和IF函數(shù)配合，還可以實現(xiàn)對重復數(shù)據(jù)的標識與篩選，從而將1列中的重復數(shù)據(jù)刪除。在如下圖4所示的案例中，使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)>1,”1”,”0”)”為重復數(shù)據(jù)的后面添加了標識“1”，為不重復數(shù)的后面添加了標識“0”。在公式中，COUNTIF是條件計數(shù)，可利用它統(tǒng)計出從這列的第1個數(shù)據(jù)起，某個數(shù)出現(xiàn)了幾次，再用IF函數(shù)判斷，若出現(xiàn)2次以上就添加“1”，若出現(xiàn)1次則就添加“0”。最后用Excel中的自動篩選功能，將所有標識為“1”的數(shù)據(jù)行刪除，就能把重復數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)清理掉了。