證明信是機關(guān)團體、企事業(yè)單位用來證明一個人身份、經(jīng)歷、職稱，或某件事的真實狀況的信件。從內(nèi)容上看，有作為旁證材料的證明信和作為身份證件的證明信兩種。

作為旁證材料的證明信寫作格式是：

標題。有兩種寫法，一種是寫作《證明》或《證明信》；另一種寫作《關(guān)于×××問題的證明》。

收信單位（或個人）名稱。單占一行，頂格書寫。

正文。根據(jù)對方的要求，實事求是地寫清被證明的事實。證明學(xué)歷的，就應(yīng)寫清姓名、性別、年齡、籍貫、何年考入何校、學(xué)何種專業(yè)、何年畢業(yè)等；證明是否參加某項活動的，應(yīng)據(jù)實說明參加與否，如參加了，應(yīng)寫清時間、地點、具體情況等；證明證件丟失的，應(yīng)寫明失主姓名、丟失時間、地點、經(jīng)過、失物號碼、特征等。寫完需要證明的問題后，只寫“特此證明”即可。

出具證明的單位 （或個人）名稱，并加蓋公章或個人私章、手印等。

發(fā)信日期、寫在署名下方。

作為身份證件使用的證明信，其寫作格式與作為旁證材料使用的證明信大體相同，區(qū)別在于：（１）正文中應(yīng)寫清單位名稱、姓名、性別、年齡、職務(wù)、職稱、沿途經(jīng)過、工作任務(wù)、希望和要求等。（２）正文之后應(yīng)加括號寫上有效時間。

寫證明信應(yīng)注意：（１）寫作態(tài)度要嚴肅認真，實事求是。（２）用詞要有分寸，不能模棱兩可，含糊其詞。（３）倘有涂改，必須在涂改處加蓋相應(yīng)的圖章或手印。（４）以個人名義寫的旁證材料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)審閱，簽署單位意見，加蓋公章方能有效。