⒈快速定義工作簿格式

首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開“樣式”對話框； 然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容；單擊“ 確定”按鈕，關(guān)閉“樣式”對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

不管是編程還是使用公式，都得將個人所得稅的方法轉(zhuǎn)化為數(shù)學(xué)公式，并且最好將這個公式化簡，為以后工作減少困難。以X代表你的應(yīng)繳稅（減去免稅基數(shù)）的 工薪收入（這里的個人所得稅僅以工薪為例），Tax代表應(yīng)繳所得稅，那么：　　當(dāng)500＜X≤2000則TAX=（X-500）*10+500*5 =>TAX=X*10-25　　當(dāng)2000＜X≤5000則TAX=（X-2000）*15+2000*10 =>TAX=X*15-125　?。?/p>

　　依此類推，通用公式為：個人所得稅=應(yīng)繳稅工薪收入*該范圍稅率-扣除數(shù)　　在此,扣除 數(shù)=應(yīng)繳稅工薪收入上一范圍上限*該范圍稅率-上一范圍扣除數(shù)　　其實(shí)只有四個公式，即綠色背景處。黃色背景處則為計(jì)算時輸入數(shù)據(jù)的地方。各處公式設(shè)置即 說明如下：　　E3：=C3*D3-C3*D2+E2

　　E4-E10：根據(jù)E3填充得到，或者拷貝E3粘貼得到

　　C15：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)如果所得工薪大于不扣稅基數(shù)，則應(yīng)納稅工薪為工薪減去為零不扣稅基數(shù)，否則，應(yīng)納稅工薪零。

　　D15：=VLOOKUP(C15,$C$2:$C$10,1)查閱應(yīng)納稅工薪屬于哪個扣稅范圍。

　　E15：=C15*VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,3)查閱該扣稅范圍扣稅稅率和應(yīng)減的扣除數(shù)。這里主要用到VLOOKUP函數(shù)，可查閱幫助獲取更多信息。

　　C15，D15的公式可以合并到E15中，那樣可讀性會差很多，但表格會清晰一些。合并 后公式：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)*VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15& gt;$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,3) 實(shí)際上是將公式中出現(xiàn)的C15，D15用其公式替代即可。

18.用EXCEL輕松處理學(xué)生成績

期末考試結(jié)束后，主任要求班主任自已統(tǒng)計(jì)本班成績，盡快上報(bào)教導(dǎo)處。流程包括錄入各科成績→ 計(jì)算總分、平均分并排定名次→統(tǒng)計(jì)各科分?jǐn)?shù)段人數(shù)、及格率、優(yōu)秀率及綜合指數(shù)→打印各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表→制作各科統(tǒng)計(jì)分析圖表等。有了EXCEL，我們可用不著 躬著身、駝著背、拿著計(jì)算器一個一個算著學(xué)生的成績了！

　　我迅速地打開電腦，啟動EXCEL2000，錄入學(xué)生的考試成績，如圖1所示。然后在 J2單元格處輸入公式"=sum(c2:i2)",然后拖動填充柄向下填充，便得到了每人的總分。接著在k2單元格處輸入公 式"=average(c2:i2)"，然后拖動填充柄向下填充，便得到了每人的平均分?！　∑骄种恍璞Ａ粢晃恍?shù)，多了沒用。所以選中第k列，用鼠標(biāo) 右鍵單擊，從彈出的快捷菜單中選"設(shè)置單元格格式（F）…",如圖2所示，在數(shù)字標(biāo)簽中選中"數(shù)值"，小數(shù)位數(shù)設(shè)置為1位。　　下面按總分給學(xué)生排出名 次。　　在L2單元格處輸入公式"RANK(J2,J$2:J$77,0)",然后拖動填充柄向下填充，即可得到每人在班中的名次　　說明：此處排名次用 到了RANK函數(shù)，它的語法為：　　RANK(number,ref,order)　　其中number為需要找到排位的數(shù)字?！　ef為包含一組數(shù)字 的數(shù)組或引用。Ref中的非數(shù)值型參數(shù)將被忽略?！　rder為一數(shù)字，指明排位的方式?！　?#183;如果order為0或省略，Microsoft Excel將ref當(dāng)作按降序排列的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排位?！　?#183;如果order不為零，Microsoft Excel將ref當(dāng)作按升序排列的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排位?！　∽詈螅瑔螕鬖1單元格，然后在“工具”菜單中選“排序”－＞“升序”，即可按照名次順序顯示各 學(xué)生成績。

　　另外，我們還希望把不及格的學(xué)科突出顯示，最好用紅色顯示。于是拖拉選擇 C2:E78(即所有學(xué)生語、數(shù)、外三科成績)，然后執(zhí)行"格式"菜單下"條件格式"命令，彈出"條件格式對話框"。我們把條件設(shè)為小于72分的用紅色顯 示（因?yàn)檫@三科每科總分為120分），點(diǎn)擊"格式"按鈕，把顏色設(shè)為紅色。再按"確定"按鈕。然后用同樣的方法把理、化、政、歷四科小于60分的也用紅色 顯示（因?yàn)檫@四科每科總分為100分）?！　∠旅嫖覀儊斫y(tǒng)計(jì)各科的分?jǐn)?shù)段以及及格率、優(yōu)生率、綜合指數(shù)等。　　下面我們來統(tǒng)計(jì)各科的分?jǐn)?shù)段以及及格率、優(yōu) 生率、綜合指數(shù)等?！　。?）60分以下人數(shù)：在C78單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<60")"，拖動填充柄向右填充至 I78單元格處；　?。?）60分~69分人數(shù)：在C79單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"& gt;=60")-COUNTIF(C2:C77,">=70")"，拖動填充柄向右填充；　?。?）70分~79分人數(shù)：在C80單元格處輸入公 式"=COUNTIF(C2:C77,">=70")-COUNTIF(C2:C77,">=80")"，拖動填充柄向右填充； （4）80分~89分人數(shù)：在C81單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=80")-COUNTIF(C2:C77,"& gt;=90")"，拖動填充柄向右填充；　?。?）90分以上人數(shù)：在C82單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"& gt;=90")"，拖動填充柄向右填充；　　（6）平均分：在C83單元格處輸入公式"=AVERAGE(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至 I83；　?。?）最高分：在C84單元格處輸入公式"=MAX(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至I84；　?。?）低分率：是指各科40分以下 人數(shù)與總?cè)藬?shù)的比值。在C85單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<=40")/COUNT(C2:C77)*100"，拖動填 充柄向右填充至I85；　?。?）及格率：語、數(shù)、外三科及格分為72分，所以在C86單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,"& gt;=72")/COUNT(C2:C77))*100"，并拖動填充柄向右填充至E86；而理、化、政、歷等四科及格分60分，所以在F86單元格處 輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=60")/COUNT(F2:F77))*100"，并拖動填充柄向右填充至I86； （10）優(yōu)生率：語、數(shù)、外三科96分以上為優(yōu)生，所以在C87單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,"& gt;=96")/COUNT(C2:C77))*100"，拖動填充柄向右填充至E87；理、化、政、歷等四科80分以上為優(yōu)生，所以在F87單元格處 輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=80")/COUNT(F2:F77))*100"，拖動填充柄向右填充至I87處； （11）綜合指數(shù)：我們學(xué)校的綜合指數(shù)的計(jì)算公式為z=[(1+優(yōu)生率－低分率)/2+及格率+平均分/該科總分]/3。所以在C88單元格處輸入公 式"=((1+C87/100-C85/100)/2+C86/100+C83/120)/3"，拖動填充柄向右填充至E88；在F88單元格處輸入公 式"=((1+F87/100-F85/100)/2+F86/100+F83/100)/3"，拖動填充柄向右填充至I88?！　α?，為了讓別人對各 科的分?jǐn)?shù)段有一個較直觀的認(rèn)識，可以考慮采用圖表。單擊“插入”菜單中“圖表”命令，彈出“圖表向?qū)?#8221;對話框，在“圖表類型”列表框中選擇一種圖型，如“ 餅圖”，單擊“下一步”，單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框右邊的壓縮列表框，拖拉選擇B78：C82，再次點(diǎn)擊該壓縮列表框；單擊“下一步”，輸入圖表標(biāo)題，如“ 高一（1）班語文成績分析圖”；單擊“下一步”，再單擊“完成”。如圖4所示。其它各科同樣處理，但在拖拉選擇數(shù)據(jù)區(qū)域時，因?yàn)槭遣贿B續(xù)的區(qū)域，所以要按 住“Ctrl”鍵。好！一切OK！　　且慢！為了以后的考試中不再重復(fù)上述繁瑣的工作，最好把上述工作表另存為一個模板。于是我把上述工作表復(fù)制一份到另 一工作簿中，然后刪掉所有學(xué)生的單科成績（即表中C2:I77部分），執(zhí)行"文件"菜單中的"另存為"命令，在"保存類型"下拉列表框中選"模板 （*.xlt）"，把它保存為一個模板文件，這下可以一勞永逸了。

19.用EXCEL輕松準(zhǔn)備考前工作

大考在即，主任要求“考務(wù)工作必須電子化”，為了萬無一失，還特意提供給班主任一份考務(wù)工作 流程圖：　　考前：考場編排→打印單科成績冊→打印考場記錄單→打印準(zhǔn)考證號　　考后：錄入各科成績→計(jì)算總分、平均分并排定名次→統(tǒng)計(jì)各科分?jǐn)?shù)段人數(shù)、 及格率、優(yōu)秀率及綜合指數(shù)→打印各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表→制作各科統(tǒng)計(jì)分析圖表　　既然任務(wù)已經(jīng)明確，先把考前的準(zhǔn)備工作做好吧！具體工作包括：考場編排→打印單科 成績冊→打印考場記錄單→打印準(zhǔn)考證號

　　1、單科成績冊的編制和準(zhǔn)考證號的自動編制

　　（1）我負(fù)責(zé)的班級這次考試共7門課程，為了區(qū)分科目，只需在EXCEL表頭處設(shè)置“科 目”、“班級”和“任課教師姓名”等?？忌男彰梢詮膶W(xué)生學(xué)籍表中提取，考號如何編制和處理呢？為了以后登分和查找方便，考號基本按學(xué)籍號順序把整個年 級的考號放在一起編碼。編碼由兩部分組成：①考場編號（三位數(shù)字），②班內(nèi)順序號（三位數(shù)字）。為了加快錄入速度，分別把它們放在兩列中，這樣可以分別進(jìn) 行填充。

　?。?）新建工作表“考場編號”（如圖1），從學(xué)生學(xué)籍表中復(fù)制“姓名”列置于該表A列， 首先設(shè)置B（準(zhǔn)考證號）、C（班內(nèi)編號）、D（考場編號）列的數(shù)據(jù)格式為文本方式?！　。?）在B2單元格輸入公式“=D2&C2”（其中的“& amp;”為連接運(yùn)算，將“考場編號”和“班內(nèi)編號”連接成一個字符串），用鼠標(biāo)選中B2單元格，將鼠標(biāo)指向該區(qū)域右下角的填充柄，雙擊鼠標(biāo)（這可是本人 總結(jié)出來的最快的填充方法，下稱“雙擊填充法”）即可將該公式自動填充至最后一個考生（因?yàn)榇藭r還沒有在C、D列輸入數(shù)據(jù)，暫時B列中數(shù)據(jù)也沒有出現(xiàn)）。 在C2單元格中輸入“001”，C3單元格輸入“002”，用鼠標(biāo)拖動區(qū)域C2：C3，將鼠標(biāo)指向該區(qū)域右下角的填充柄，用上述“雙擊填充大法”即可對全 班學(xué)生順序編號。然后每隔30人（一個標(biāo)準(zhǔn)考場）插入一空行，在D2和D3單元格中全部輸入“001”，同樣用“雙擊填充大法”迅速將第一考場的編號全部 填充。此時B2：B31單元格已經(jīng)全部自動填上了考生的準(zhǔn)考證號。對第二考場，只需在D33和D34格中輸入“002”，并向下填充即可。

　　2、打印考場記錄單

　　考場記錄單是供監(jiān)考教師監(jiān)考時核對考生數(shù)目和身份時用的。在上述“考場編號”工作表中，利用Excel的“分類匯總”功能，可以快速方便的達(dá)到這一目的。操作步驟如下：

　?。?）在表中單擊任一數(shù)據(jù)單元格，在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“分類匯總”命令。

　　（2）在“分類字段”下拉列表框中，單擊需要用來分類匯總的數(shù)據(jù)列（“考場編號”列）。

　?。?）在“匯總方式”下拉列表框中，選擇“計(jì)數(shù)”。

　?。?）在“選定匯總項(xiàng)（可有多個）”框中，復(fù)選“考場編號”框。

　?。?）復(fù)選“每組數(shù)據(jù)分頁”選項(xiàng)，以便每個考場單打印一頁。其他兩項(xiàng)“替換當(dāng)前分類匯總”和“匯兌結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”可根據(jù)情況選定。

　?。?）單擊[確定]，考場記錄單就已經(jīng)做好了

　?。?）為了使每一頁都打印同樣的表頭：“2001年期末考試第X考場考場單”，單擊菜單“文件→頁面設(shè)置→頁眉/頁腳→自定義頁眉(C)……”，進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。為了更加美觀，在“頁面設(shè)置”的“頁邊距”窗口復(fù)選“水平居中”和“垂直居中”，并定義好紙張的大小。

　　說明：

　?。?）“分類匯總”前，必須按“考場編號”列排序，本例中已經(jīng)是排好順序的。

　　（2）對“分類匯總結(jié)”的結(jié)果不滿意時，可以清除“分類匯總”，Excel將同時清除分級顯示和插入“分類匯總”時產(chǎn)生的所有自動分頁符。方法是：單擊任一單元格，在“數(shù)據(jù)”菜單中，選擇“分類匯總”命令，單擊[全部刪除]按鈕。

　　3、打印準(zhǔn)考證號碼條

　　準(zhǔn)考證號碼條一般粘貼在課桌左上角，供考生尋找自己的座位用，過去主要靠手工抄寫的方法完成。這里我用Word的“郵件合并”功能巧妙地完成了這一任務(wù)。方法如下：

　　啟動Word 2000，執(zhí)行“工具”菜單下的“郵件合并”命令，彈出“郵件合并幫助器”，首先在當(dāng)前窗口創(chuàng)建一個郵件標(biāo)簽。依次點(diǎn)擊“創(chuàng)建→郵件標(biāo)簽→活動窗口”，然 后點(diǎn)擊[獲取數(shù)據(jù)]按鈕，在下拉列表中選“打開數(shù)據(jù)源”，在文件類型列表框中把文件類型改為“MS Excel工作簿”，打開剛才“考場編號”工作表，按[確定]按鈕。接著設(shè)置主文檔，點(diǎn)擊[新建標(biāo)簽]按鈕，彈出如圖3所示“新建自定義標(biāo)簽”對話框。

　　在“標(biāo)簽名稱”文本框中填上“座位號”，在“頁面尺寸”下拉列表框中選“A4橫向”。按[確定]按鈕，出現(xiàn)“創(chuàng)建標(biāo)簽”對話框。點(diǎn)擊“插入合并域”，插入“準(zhǔn)考證號”、“姓名”兩個域，按[確定]按鈕，最后按[合并]按鈕。

　　好，現(xiàn)在的考前準(zhǔn)備工作基本完成，只等考試成績出來了！

20.Excel的圖表功能

Excel的圖表轉(zhuǎn)換功能具有更大的吸引力。Excel能夠根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表（即將行、列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成有意義的圖象）。圖表能幫助辨認(rèn)數(shù)據(jù)變化的趨勢，而在工作表中就很難辨別。

　　我們在Excel下先簡單地制作一個記錄正弦函數(shù)y=sin(x-a)數(shù)據(jù)的工作表：

　　然后根據(jù)工作表中的部分?jǐn)?shù)據(jù)制作正弦曲線y2。其步驟如下：

　　1．通過拖動鼠標(biāo)選中x欄的數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵不放，拖動鼠標(biāo)再選中y2欄的數(shù)據(jù)。注意，欄目標(biāo)題不要選，因?yàn)樗鼈儾皇菙?shù)據(jù)。

　　2．選擇插入|圖表菜單項(xiàng)，或者直接點(diǎn)擊工具欄?quot;圖表向?qū)?按鈕，調(diào)出圖表類 型窗口。在該窗口的標(biāo)準(zhǔn)類型頁面，列出了柱形圖、條形圖、折線圖等圖表類型可供選擇。這些類型大多適用于一維數(shù)據(jù)，對于二維數(shù)據(jù)表，如果想轉(zhuǎn)換成折線圖， 不能直接選折線圖，而應(yīng)先選xy散點(diǎn)圖為主類型，然后在子圖表類型中選折線散點(diǎn)圖或平滑線散點(diǎn)圖。

　　3．按"下一步"按鈕，進(jìn)入圖表源數(shù)據(jù)窗口。此時，Excel已根據(jù)你所選的數(shù)據(jù)將正弦曲線y2顯示在窗口中。

　　4．按"下一步"按鈕，進(jìn)入圖表選項(xiàng)窗口。在該窗口標(biāo)題頁，你可以給圖表標(biāo)題框輸入：正弦函數(shù)y=sin(x-a)，給數(shù)值(x)軸框輸入：x（度），給數(shù)值(y)軸框輸入：y。在圖例頁，你還可以選擇是否顯示圖例，等等。

　　5．按"下一步"按鈕，進(jìn)入圖表位置窗口。我們選擇選項(xiàng)：⊙作為新工作表插入，這樣，Excel會為你新建一個圖表頁。如果選擇選項(xiàng)：⊙作為其中的對象插入，則Excel會將新建的圖表插入在原工作表頁面。

　　6．按"完成"按鈕，Excel就會按照你的設(shè)置將所選數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖表。我們看到，一個 新建的正弦曲線y2顯示在整個屏幕上，同時，在下方工作表標(biāo)簽欄，新增加了圖表1標(biāo)簽。通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊這些標(biāo)簽，可以與Sheet1、Sheet2、 Sheet3等工作表進(jìn)行頁面切換。

　　假如，你還想把y1、y2、y3三條正弦曲線都建在一個圖表上，則可以點(diǎn)擊Sheet1 標(biāo)簽，回到原始的工作表頁面，從工作表中選擇全部的數(shù)據(jù)單元格，再重復(fù)以上步驟，即可又創(chuàng)建一個新圖表，同時工作表標(biāo)簽欄新增圖表2標(biāo)簽。這時點(diǎn)擊文件| 保存，則工作表及其圖表將作為一個Excel文檔存盤。圖表也是工作表，一個Excel文檔最多可包含255個工作表。

　　圖表建好后，如對選擇的設(shè)置不滿意，還可以通過圖表菜單的子菜單回到以上的任一步驟進(jìn)行 修改。通過格式菜單的子菜單，則可以設(shè)置圖表區(qū)、繪圖區(qū)、坐標(biāo)軸的圖案、字體、刻度。或者直接用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表的圖表區(qū)、繪圖區(qū)或坐標(biāo)軸，調(diào)出快捷菜單 來設(shè)置修改它們。我們將x軸刻度最大值由400改為360，將刻度單位值由50改為30，這樣設(shè)置更為合適。如果不顯示圖例，則應(yīng)當(dāng)為三條正弦曲線加注標(biāo) 識y1、y2、y3（通過添加文本框）?，F(xiàn)在，設(shè)置好的圖表2如下所示：

　　人們在科學(xué)實(shí)驗(yàn)中經(jīng)常需要對大量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，Excel的圖表功能可以幫助我們觀察和分析客觀世界變量的內(nèi)在規(guī)律和函數(shù)關(guān)系，特別是通過Excel的圖表|添加趨勢線功能菜單還可以幫助趨勢預(yù)測和回歸分析，為科學(xué)工作者的工作提供了極大的便利。

21.批量修改數(shù)據(jù)

在EXCEL表格數(shù)據(jù)都已被填好的情況下，如何方便地對任一列（行）的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改呢？

　　比如我們做好一個EXCEL表格，填好了數(shù)據(jù)，現(xiàn)在想修改其中的一列（行），例如：想在 A列原來的數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上加8，有沒有這樣的公式？是不是非得手工的一個一個數(shù)據(jù)地住上加？對于這個問題我們自然想到了利用公式，當(dāng)你利用工式輸入 A1=A1+8時，你會得到EXCEL的一個警告：“MICROSOFT　EXCEL不能計(jì)算該公式……”只有我們自己想辦法了，這里介紹一種簡單的方 法：

　　第一步：

　　在想要修改的列（假設(shè)為A列）的旁邊，插入一個臨時的新列（為B列），并在B列的第一個單元格（B1）里輸入8。

　　第二步：

　　把鼠標(biāo)放在B1的或下角，待其變成十字形后住下拉直到所需的數(shù)據(jù)長度，此時B列所有的數(shù)據(jù)都為8。

　　第三步：

　　在B列上單擊鼠標(biāo)右鍵，“復(fù)制”B列。

　　第四步：

　　在A列單擊鼠標(biāo)的右鍵，在彈出的對話框中單擊“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中選擇“運(yùn)算”中的你所需要的運(yùn)算符，在此我們選擇“加”，這是本方法的關(guān)鍵所在。

　　第五步：

　　將B列刪除。

　怎么樣？A列中的每個數(shù)據(jù)是不是都加上了8呢？同樣的辦法可以實(shí)現(xiàn)對一列（行）的乘，除，減等其它的運(yùn)算操作。原表格的格式也沒有改變。

　　此時整個工作結(jié)束，使用熟練后，將花費(fèi)不到十秒鐘

22.將Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access

如果想將Excel中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到Access中，可以采取下面的直接導(dǎo)入法和建立鏈接法來完成。

　　一、直接導(dǎo)入法

　　1.啟動Access，新建一數(shù)據(jù)庫文件。

　　2.在“表”選項(xiàng)中，執(zhí)行“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”命令，打開“導(dǎo)入”對話框。

　　3.按“文件類型”右側(cè)的下拉按鈕，選中“Microsoft Excel（.xls）”選項(xiàng)，再定位到需要轉(zhuǎn)換的工作簿文件所在的文件夾，選中相應(yīng)的工作簿，按下“導(dǎo)入”按鈕，進(jìn)入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?#8221;對話框

　　4.選中需要導(dǎo)入的工作表（如“工程數(shù)據(jù)”），多次按“下一步”按鈕作進(jìn)一步的設(shè)置后，按“完成”按鈕。

　　注意：如果沒有特別要求，在上一步的操作中直接按“完成”按鈕就行了。

　　5.此時系統(tǒng)會彈出一個導(dǎo)入完成的對話框按“確定”按鈕。

　　至此，數(shù)據(jù)就從Excel中導(dǎo)入到Access中。

　　二、建立鏈接法

　　1.啟動Access，新建一數(shù)據(jù)庫文件。

　　2.在“表”選項(xiàng)中，執(zhí)行“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→鏈接表”命令，打開“鏈接”對話框。

　　3.以下操作基本與上述“直接導(dǎo)入法”相似，在此不再贅述，請大家自行操練。

　　注意：“直接導(dǎo)入法”和“建立鏈接法”均可以將Excel數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到Access中，兩者除了在Access中顯示的圖標(biāo)不同（圖2）外，最大的不同是：前者轉(zhuǎn)換過來的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)源脫離了聯(lián)系，而后者轉(zhuǎn)換過來的數(shù)據(jù)會隨數(shù)據(jù)源的變化而自動隨時更新。

23.辦公技巧：Excel定時提醒不誤事

     如果您從事設(shè)備管理工作，有近千臺機(jī)械設(shè)備需要定期進(jìn)行精度檢測，那么，就得每天翻閱“設(shè)備鑒定臺賬”來尋找“到期”的設(shè)備——實(shí)在是太麻煩了！用 Excel建立一本“設(shè)備鑒定臺賬”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函數(shù)嵌套TODAY函數(shù)來實(shí)現(xiàn)設(shè)備“到期”自動提醒。

　　首先，運(yùn)行Excel，將“工作簿”的名稱命名為“設(shè)備鑒定臺賬”，輸入各設(shè)備的詳細(xì)信 息、上次鑒定日期及到期日期（日期的輸入格式應(yīng)為“年-月-日”，如：2003-10-21，　　然后，選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格，點(diǎn)擊插入 菜單下的函數(shù)命令，在“插入函數(shù)”對話框中選擇“邏輯”函數(shù)類中的IF函數(shù)，點(diǎn)擊[確定]按鈕，就會彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，分別在 Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2)，并點(diǎn)擊[確定]按鈕。這里需要說明的是：輸入的""是英文輸入狀態(tài)下的雙引號，是Excel定義顯示值為字符串時的標(biāo)識符號，即IF函數(shù) 在執(zhí)行完真假判斷后顯示此雙引號中的內(nèi)容。為了醒目，可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設(shè)置為紅色。

　　最后，拖動“填充柄”，填充F列以下單元格即可。

　　我們知道Excel的IF函數(shù)是一個“條件函數(shù)”，它的語法是 “IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具體地說就是：如果第一個參數(shù) logical_test返回的結(jié)果為真，則執(zhí)行第二個參數(shù)Value_if_true的結(jié)果，否則執(zhí)行第三個參數(shù)Value_if_false的結(jié) 果；Excel的TODAY函數(shù)［語法是TODAY()］是返回當(dāng)前系統(tǒng)日期的函數(shù)?！　?shí)際上，本文所應(yīng)用的IF函數(shù)語句為 IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數(shù)返回的日期，則在F2單元格中顯示“到期”，否則就 不顯示，TODAY函數(shù)返回的日期則正好是系統(tǒng)當(dāng)天的日期?！　?/p>

　　Excel的到期提醒功能就是這樣實(shí)現(xiàn)的。

24.辦公小絕招構(gòu)造Excel動態(tài)圖表(1)

     　　Excel中的窗體控件功能非常強(qiáng)大，但有關(guān)它們的資料卻很少見，甚至Excel幫助文件也是語焉不詳。本文通過一個實(shí)例說明怎樣用窗體控件快速構(gòu)造出動態(tài)圖表。

　　假設(shè)有一家公司要統(tǒng)計(jì)兩種產(chǎn)品(產(chǎn)品X，產(chǎn)品Y)的銷售情況，這兩種產(chǎn)品的銷售區(qū)域相 同，不同的只是它們的銷售量。按照常規(guī)的思路，我們可以為兩種產(chǎn)品分別設(shè)計(jì)一個圖表，但更專業(yè)的辦法是只用一個圖表，由用戶選擇要顯示哪一批數(shù)據(jù)——即， 通過單元按鈕來選擇圖表要顯示的數(shù)據(jù)。

　　為便于說明，我們需要一些示例數(shù)據(jù)。首先在A列輸入地理區(qū)域，如圖一，在B2和C2分別輸入“產(chǎn)品X”和“產(chǎn)品Y”，在B3:C8區(qū)域輸入銷售數(shù)據(jù)。

　　一、提取數(shù)據(jù)

　　接下來的步驟是把某種產(chǎn)品的數(shù)據(jù)提取到工作表的另一個區(qū)域，以便創(chuàng)建圖表。由于圖表是基于提取出來的數(shù)據(jù)創(chuàng)建，而不是基于原始數(shù)據(jù)創(chuàng)建，我們將能夠方便地切換提取哪一種產(chǎn)品的數(shù)據(jù)，也就是切換用來繪制圖表的數(shù)據(jù)。

　　在A14單元輸入=A3，把它復(fù)制到A15:A19。我們將用A11單元的值來控制要提 取的是哪一種產(chǎn)品的數(shù)據(jù)(也就是控制圖表要描述的是哪一批數(shù)據(jù))?，F(xiàn)在，在A11單元輸入1。在B13單元輸入公 式=OFFSET(A2,0,$A$11)，再把它復(fù)制到B14:B19。

　　OFFSET函數(shù)的作用是提取數(shù)據(jù)，它以指定的單元為參照，偏移指定的行、列數(shù)，返回新 的單元引用。例如在本例中，參照單元是A2(OFFSET的第一個參數(shù))，第二個參數(shù)0表示行偏移量，即OFFSET返回的將是與參照單元同一行的值，第 三個參數(shù)($A$11)表示列偏移量，在本例中OFFSET函數(shù)將檢查A11單元的值(現(xiàn)在是1)并將它作為偏移量。因 此，OFFSET(A2,0,$A$11)函數(shù)的意義就是：找到同一行且從A2(B2)偏移一列的單元，返回該單元的值。

25.辦公小絕招構(gòu)造Excel動態(tài)圖表(2)

     現(xiàn)在以A13:B19的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)創(chuàng)建一個標(biāo)準(zhǔn)的柱形圖：先選中A13:B19區(qū)域，選擇菜單“插入”→“圖表”，接受默認(rèn)的圖表類型“柱形圖”，點(diǎn) 擊“完成”。檢查一下：A13:B19和圖表是否確實(shí)顯示了產(chǎn)品X的數(shù)據(jù)；如果沒有，檢查你是否嚴(yán)格按照前面的操作步驟執(zhí)行。把A11單元的內(nèi)容改成2， 檢查A13:B19和圖表都顯示出了產(chǎn)品B的數(shù)據(jù)。

　　二、加入選項(xiàng)按鈕

　　第一步是加入選項(xiàng)按鈕來控制A11單元的值。選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“窗體”(不要選擇“控件工具箱”)，點(diǎn)擊工具欄上的“選項(xiàng)按鈕”，再點(diǎn)擊圖表上方的空白位置。重復(fù)這個過程，把第二個選項(xiàng)按鈕也放入圖表。

　　右擊第一個選項(xiàng)按鈕，選擇“設(shè)置控件格式”，然后選擇“控制”，把“單元格鏈接”設(shè)置為A11單元，選中“已選擇”，點(diǎn)擊“確定”，如圖二。

　　把第一個選項(xiàng)按鈕的文字標(biāo)簽改成“產(chǎn)品X”，把第二個選項(xiàng)按鈕的文字標(biāo)簽改成“產(chǎn)品 Y”(設(shè)置第一個選項(xiàng)按鈕的“控制”屬性時，第二個選項(xiàng)按鈕的屬性也被自動設(shè)置)。點(diǎn)擊第一個選項(xiàng)按鈕(產(chǎn)品X)把A11單元的值設(shè)置為1，點(diǎn)擊第二個選 項(xiàng)按鈕把A11單元的值設(shè)置為2。　　點(diǎn)擊一下圖表上按鈕之外的區(qū)域，然后依次點(diǎn)擊兩個選項(xiàng)按鈕，看看圖表內(nèi)容是否根據(jù)當(dāng)前選擇的產(chǎn)品相應(yīng)地改變。

　　按照同樣的辦法，一個圖表能夠輕松地顯示出更多的數(shù)據(jù)。當(dāng)然，當(dāng)產(chǎn)品數(shù)量很多時，圖表空間會被太多的選項(xiàng)按鈕塞滿，這時你可以改用另一種控件“組合框”，這樣既能夠控制一長列產(chǎn)品，又節(jié)約了空間。

　　另外，你還可以把A11單元和提取出來的數(shù)據(jù)(A13:B19)放到另一個工作表，隱藏實(shí)現(xiàn)動態(tài)圖表的細(xì)節(jié)，突出動態(tài)圖表和原始數(shù)據(jù)。

26.Excel中三表“嵌套”成一表

     問題的提出：期末考試完后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要我出一份簡報(bào)，以反映全校的教學(xué)情況（簡報(bào)的式樣見表一）。我已經(jīng)在Excel中存儲有：全校各班各科任課教師 名單（見表二）、全校各班各科平均成績（見表三）、全校各班各科及格率（見表四）等基本數(shù)據(jù)，可以說只要把這后三張表的數(shù)據(jù)綜合到一起也就完成了簡報(bào)的制 作。全校有50多個班，考試科目又多，把上述數(shù)據(jù)再輸一遍，工作量之大是可想而知的。好在這三種表格的式樣基本相同，于是我先采用逐級逐科“復(fù)制→粘貼” 的方法來工作。但是這要不斷地選、不斷地復(fù)制、不斷地在窗口間切換，費(fèi)時費(fèi)力且易出錯。“如果后三種表格能向Flash中的透明圖層一樣相互嵌套就好了 ”，在這種理念的驅(qū)動下，我大膽探索，終于找到了解決Excel表格“嵌套”的方法。

　　解決的方法：怎樣才能實(shí)現(xiàn)Excel中表格的“嵌套”呢？方法其實(shí)很簡單，下面我們一起來看看吧！

　　1. Excel中新建一名為“簡報(bào)”的文件，并按式樣繪制表一。

　　　2.打開表二，在各科目的后面插入兩個空列（這主要是為了與表一的式樣相同）。

　　3.選定各學(xué)科的任課教師名單，執(zhí)行“復(fù)制”命令。

　　4.將窗口切換到表一，選擇相應(yīng)的目標(biāo)單元格，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令。

　　5.在“選擇性粘貼”對話框的最下面選中“跳過空單元”選項(xiàng)（這一步可是表格“嵌套”的關(guān)鍵），單擊“確定”。這樣我們就完成了表二“嵌套”到表一的工作。

　　6.分別打開表三、表四，重復(fù)執(zhí)行<SP