行政公文處理中常見的格式問題分析

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）對行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實(shí)際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.公文格式組成部分中常見的問題

1.1眉首部分

1.1.1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識字號應(yīng)小于黃委，各市河務(wù)（管理）局應(yīng)小于省局。但有的單位字號比黃委、省局都大，略小于國務(wù)院發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識字號，應(yīng)予以糾正。

1.1.2.發(fā)文字號。上行文的發(fā)文字號居左排列，左空一字，但這一點(diǎn)往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使用六角括號“〔〕”,而經(jīng)常用方括號“[]”，如“某黃辦[2002]21號”；便函的發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識，可是有的將發(fā)文字號置于武文線上，有的標(biāo)識時沒有右頂格到邊緣。

1.1.3.簽發(fā)人。有的公文將“簽發(fā)人”標(biāo)識為“簽發(fā)”，有的將簽發(fā)人姓名居前，如“簽發(fā)：某某”、如“某某：簽發(fā)”；還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標(biāo)識應(yīng)為：“簽發(fā)人”用3號仿宋字體標(biāo)識，后用全角冒號，冒號后用3號楷體標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對的。

1.2主體部分

1.2.1標(biāo)題。常見的問題一是字體字號不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的；有用二號字的，也有用小二號字的，不一而足?！陡袷健芬?guī)定公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書名號等標(biāo)點(diǎn)符號，《辦法》規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題中一般不加書名號；有的單位報送年度工作總結(jié)也用書名號括起來，有的標(biāo)題中還有頓號、逗號等標(biāo)點(diǎn)符號,不倫不類。

1.2.2.正文小標(biāo)題?！掇k法》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”?！陡袷健芬?guī)定小標(biāo)題使用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，但對四個層次的標(biāo)題字體沒有區(qū)別，建議一級標(biāo)題用黑體，二級用楷體，三級用宋體加黑，四級同正文。

1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識，常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，但是有的公文經(jīng)常在名稱后加句號。還有就是沒有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。

1.2.4.成文日期?？v向與正文的距離依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過大，就容易被加

入其他內(nèi)容。但在實(shí)際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個常見的問題是將“零”寫作“O”，如“二OO三年二月一日”，正確的寫法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。

1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。

1.2.6.附注。公文如有需要說明的事項要標(biāo)識附注,如請示需標(biāo)識聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見的問題是請示沒有標(biāo)識附注，或者是附注標(biāo)識的位置不規(guī)范。

1.3.版記部分

1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標(biāo)引，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標(biāo)宋體3號字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“（）”括起來的現(xiàn)象，《黃河水利委員會公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“（）”括起。

1.3.2.抄送機(jī)關(guān)。常見的問題是有的公文還將“抄報”和“抄送”分開，而不是統(tǒng)一為“抄送”；有的抄送機(jī)關(guān)較多回行時頂行，而不是與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；再有就是最后一個抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號。

1.3.3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。

2.公文組成部分標(biāo)識規(guī)則中常見的問題

2.1.排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A4型，一般每個頁面排22行，每行28個字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁面排版不整齊，行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、壞訂、訂位不正等問題。

2.2頁碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁碼一律居中，還有的頁碼兩側(cè)沒有一字線。

2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨(dú)表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。

3.公文格式中常見的其他問題

3.1.數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。

3.2.名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡稱。為方便行文，如名稱較長，可在第一次使用時說明“以下簡稱為××××”，再次使用時用簡稱。

3.3.時間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫明具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號時，同時加注公歷年份。

3.4.標(biāo)點(diǎn)符號。有將間隔號“·”寫為點(diǎn)號“.”的，如“96·8洪水”寫為“96.8洪水”，“山東省志·黃河志”寫為“山東省志.黃河志”。還有的連接號使用不規(guī)范，如“2002年2月2-6日”，使用連接號，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。

4.規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施

4.1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，對于進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動機(jī)關(guān)正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員都要從這個高度去認(rèn)識規(guī)范公文格式的重要意義。各級要加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)分管，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識并模范遵守。

4.2.加強(qiáng)文秘隊伍建設(shè)

適應(yīng)新形勢下公文處理工作的需要，必須建設(shè)一支思想素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)硬、勇于吃苦、樂于奉獻(xiàn)的文秘隊伍。加強(qiáng)文秘人員的政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高他們的理論和政策水平，使之認(rèn)識到文秘崗位肩負(fù)的重任，樹立一絲不茍、精益求精的工作作風(fēng)，增強(qiáng)干好工作的自覺性。加強(qiáng)文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極創(chuàng)造條件，支持文秘人員參加業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.3.健全制度，規(guī)范程序

各級各單位應(yīng)根據(jù)《辦法》和上級的實(shí)施意見，相應(yīng)制定本單位公文處理的實(shí)施細(xì)則，建立健全有關(guān)的公文處理制度，嚴(yán)格發(fā)文處理中的擬稿、審核、校對、印制等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規(guī)范化的運(yùn)行機(jī)制。堅持公文處理由辦公室統(tǒng)一把關(guān)辦理的原則，防止“政出多門”。對某些格式問題，要做出統(tǒng)一規(guī)定，保證規(guī)范的公文格式落到實(shí)處。