1.制作考勤表的基本框架
　　1.制作考勤表的基本框架
　　首先要進行的工作當(dāng)然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。
　　（1）啟動Excel，新建一個工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個工作表，分別記錄每個月的考勤狀況，將每個月的工作表依次命名為“一月”、“二月”、“三月”等。
　?。?）在當(dāng)月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然后點擊“合并及居中”按鈕將兩個單元格合并為1個單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名。
　?。?）在單元格C1中輸入“1-1”，程序?qū)⒆詣愚D(zhuǎn)成“1月1日”（這里假定考勤從1月1日開始）。用鼠標(biāo)點選單元格C1，并移動鼠標(biāo)到單元格的右下角，待出現(xiàn)實心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在1月1日后便形成了一個日期序列。
　?。?）點擊日期序列最后的“自動填充選項”智能填充標(biāo)記，選擇“以工作日填充”命令，程序便自動將星期六、日去掉，不計入考勤日期。
　　（4）默認(rèn)情況下日期格式是某月某日，其實我們可以統(tǒng)一去掉前面的月。框選整個日期行，然后點擊“格式→單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中點擊“數(shù)字”選項卡。在“分類”列表中點選“自定義”項，在類型框中輸入“d"日"”，然后點擊“確定”按鈕。這樣選區(qū)中的日期格式就全變了。
　　2.錄制記錄上下班時間的宏
　　在制作完考勤表的基本框架后，我們接著就需要錄制一個記錄員工上下班時間的宏：
　　（1）點選工作表中的任意單元格，然后點擊“工具→宏→錄制新宏”菜單命令，進入“錄制新宏”對話框。在“宏名”框中輸入準(zhǔn)備錄制的宏的名稱——“返回當(dāng)前時間”，“確定”后即進入宏的錄制階段。
　?。?）輸入公式“=NOW（）”，然后按回車鍵，接著點擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結(jié)束錄制。
　　這樣，“返回當(dāng)前時間”宏便錄制完了，執(zhí)行此宏將在活動單元格中返回當(dāng)前的日期和時間。
　　3.制作宏按鈕
　　接下來就是在B列中制作一些按鈕，用來調(diào)用“返回當(dāng)前時間”的宏，以記錄員工上下班時間。下面我們就一起來看看其具體制作步驟：
　?。?）點擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單命令，打開“繪圖”工具欄，接著選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網(wǎng)格”項。這一步的主要目的是使后面繪制的按鈕尺寸正好和單元格一樣大。
　?。?）點擊“視圖→工具欄→窗體”菜單命令，打開“窗體”工具欄，然后點擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著在單元格B2中拖動鼠標(biāo)繪制一個按鈕，Excel將自動打開“指定宏”對話框，點選其中的“返回當(dāng)前時間”宏，并點擊“確定”按鈕。這一步的目的是將“返回當(dāng)前時間”宏指定給按鈕，這樣，點擊按鈕便會執(zhí)行此宏。
　?。?）點擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進行設(shè)置。然后點擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復(fù)制到B3中，并將按鈕上的問題更改為“下班”。
　　注意：如果不按下“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕，則點擊按鈕后，將執(zhí)行“返回當(dāng)前時間”的宏命令。
　　（4）確認(rèn)“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，點擊“下班”按鈕，然后按住Shift鍵再點擊“上班”按鈕，將兩個按鈕同時選中。點擊Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將選中的兩個按鈕拖動復(fù)制到B列的其余單元格中。
　　4.記錄出勤
　　有了前面的制作，出勤的記錄就非常簡單了：只需點選待插入上下班時間的單元格，點擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。當(dāng)然如果是“事假”、“病假”等則需要直接輸入。不過點擊“上班”、“下班”按鈕返回了很長一串?dāng)?shù)字，其實我們只需要諸如“13:30”這樣的時間即可。因此，需要作如下設(shè)置：
　　選中整個考勤記錄區(qū)域，然后點擊“格式→單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中點擊“數(shù)字”選項卡，在分類框中選中“時間”，在“類型”框中點中“13:30”，最后點擊“確定”即可。
　　接下來我們需要做的一件事情是：把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時間數(shù)值。否則當(dāng)公式被重新計算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，點擊右鍵選擇“復(fù)制”命令，點選“編輯→選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對話框中選中“數(shù)值”項，然后點擊“確定”按鈕即可。
　　5.月末統(tǒng)計
　　一般來說，月末會是考勤員最忙的時候。為什么呢？因為他們需要對整月的考勤進行統(tǒng)計，但在本例中，只需要用簡單的公式和函數(shù)，便能很容易進行月末統(tǒng)計，具體操作如下：
　?。?）在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統(tǒng)計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應(yīng)于姓名行。
　?。?）點擊單元格Z2，然后鍵入公式“=COUNTIF （C2:Y2，">830"）”（這里假設(shè)上班時間為8:30），并按回車鍵，Z2單元格中便會出現(xiàn)“XX”所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在AA2單元格中輸入公式“=COUNTIF（C3:Y3，"<17:30”"）”（假設(shè)下班時間為17:30），并按回車鍵，AA2單元格中便會出現(xiàn)“XX”所有早于17:30下班的工作日天數(shù)。
　?。?）點擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF （C2:Y3，"事假"）”，并按回車鍵確認(rèn)，AB2單元格中便出現(xiàn)了“XX”本月的事假次數(shù)。按照類似的方法在單元格AC2、AD2、AE2輸入公式，公式的具體內(nèi)容跟AB2中的類似，只需將“事假”改成相應(yīng)的“年假”、“病假”、“產(chǎn)假”即可。這樣“馬英偉”的本月考勤就統(tǒng)計完了。
　?。?）接下來其他人的統(tǒng)計就不用這么麻煩了，我們可以利用Excel的公式和相對引用功能，用拖拉的方法瞬間便能完成所有人的考勤統(tǒng)計。用鼠標(biāo)選中Z2:AE2區(qū)域，將鼠標(biāo)移到所選區(qū)域的右下角，等光標(biāo)變成黑色的實心“十”字狀時按住左鍵往下拖，直到最后一行。
　?。?）點擊“工具→選項”菜單項，在出現(xiàn)對話框中點擊“重新計算”選項卡，并點擊“重算活動工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統(tǒng)計出來了。
　　注意：一般無法將所有員工整個月的考勤在一個屏幕中顯示出來，這時我們就需要對窗口進行拆分和凍結(jié)。此例中可以將“姓名”、“日期”所在的列和行凍結(jié)起來，這樣不管我們怎樣移動滾動條，都能看到相應(yīng)的姓名和日期。
　　6.改進宏
　　前面宏命令的實質(zhì)就是向當(dāng)前活動單元格中插入一個返回當(dāng)前系統(tǒng)時間的公式。為了不讓因重新計算而改變各單元格的數(shù)值，我們前面采用“復(fù)制→選擇性粘貼”的方法，將公式結(jié)果轉(zhuǎn)化成數(shù)值。其實，我們只要對宏命令稍加修改便能解決此問題，避免每次無聊的重復(fù)操作。具體修改步驟如下：
　?。?）點擊“工具→宏→宏”菜單命令，在出現(xiàn)的“宏”窗口中選擇“返回當(dāng)前時間”，然后點擊“編輯”按鈕。
　?。?）在彈出來的VB編程器窗口，我們可以看到“返回當(dāng)前時間”宏的程序代碼，將語句“Active Cell.FormulaR1C1 = "=NOW（）"”改成“ActiveCell = NOW（）”，然后保存退出。
　　這樣，再點擊“上班”、“下班”按鈕，插入活動單元格中的就不再是“=NOW（）”公式，而是具體的時間數(shù)值了。以后不管重算多少次，插入的數(shù)值絕不會隨系統(tǒng)時間的變化改動一次。
首先要進行的工作當(dāng)然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。
　?。?）啟動Excel，新建一個工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個工作表，分別記錄每個月的考勤狀況，將每個月的工作表依次命名為“一月”、“二月”、“三月”等。
　?。?）在當(dāng)月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然后點擊“合并及居中”按鈕將兩個單元格合并為1個單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名。
　?。?）在單元格C1中輸入“1-1”，程序?qū)⒆詣愚D(zhuǎn)成“1月1日”（這里假定考勤從1月1日開始）。用鼠標(biāo)點選單元格C1，并移動鼠標(biāo)到單元格的右下角，待出現(xiàn)實心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在1月1日后便形成了一個日期序列。
　?。?）點擊日期序列最后的“自動填充選項”智能填充標(biāo)記，選擇“以工作日填充”命令，程序便自動將星期六、日去掉，不計入考勤日期。
　　（4）默認(rèn)情況下日期格式是某月某日，其實我們可以統(tǒng)一去掉前面的月?？蜻x整個日期行，然后點擊“格式→單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中點擊“數(shù)字”選項卡。在“分類”列表中點選“自定義”項，在類型框中輸入“d"日"”，然后點擊“確定”按鈕。這樣選區(qū)中的日期格式就全變了。
　　2.錄制記錄上下班時間的宏
　　在制作完考勤表的基本框架后，我們接著就需要錄制一個記錄員工上下班時間的宏：
　?。?）點選工作表中的任意單元格，然后點擊“工具→宏→錄制新宏”菜單命令，進入“錄制新宏”對話框。在“宏名”框中輸入準(zhǔn)備錄制的宏的名稱——“返回當(dāng)前時間”，“確定”后即進入宏的錄制階段。
　?。?）輸入公式“=NOW（）”，然后按回車鍵，接著點擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結(jié)束錄制。
　　這樣，“返回當(dāng)前時間”宏便錄制完了，執(zhí)行此宏將在活動單元格中返回當(dāng)前的日期和時間。
　　3.制作宏按鈕
　　接下來就是在B列中制作一些按鈕，用來調(diào)用“返回當(dāng)前時間”的宏，以記錄員工上下班時間。下面我們就一起來看看其具體制作步驟：
　?。?）點擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單命令，打開“繪圖”工具欄，接著選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網(wǎng)格”項。這一步的主要目的是使后面繪制的按鈕尺寸正好和單元格一樣大。
　?。?）點擊“視圖→工具欄→窗體”菜單命令，打開“窗體”工具欄，然后點擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著在單元格B2中拖動鼠標(biāo)繪制一個按鈕，Excel將自動打開“指定宏”對話框，點選其中的“返回當(dāng)前時間”宏，并點擊“確定”按鈕。這一步的目的是將“返回當(dāng)前時間”宏指定給按鈕，這樣，點擊按鈕便會執(zhí)行此宏。
　?。?）點擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進行設(shè)置。然后點擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復(fù)制到B3中，并將按鈕上的問題更改為“下班”。
　　注意：如果不按下“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕，則點擊按鈕后，將執(zhí)行“返回當(dāng)前時間”的宏命令。
　?。?）確認(rèn)“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，點擊“下班”按鈕，然后按住Shift鍵再點擊“上班”按鈕，將兩個按鈕同時選中。點擊Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將選中的兩個按鈕拖動復(fù)制到B列的其余單元格中。
　　4.記錄出勤
　　有了前面的制作，出勤的記錄就非常簡單了：只需點選待插入上下班時間的單元格，點擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。當(dāng)然如果是“事假”、“病假”等則需要直接輸入。不過點擊“上班”、“下班”按鈕返回了很長一串?dāng)?shù)字，其實我們只需要諸如“13:30”這樣的時間即可。因此，需要作如下設(shè)置：
　　選中整個考勤記錄區(qū)域，然后點擊“格式→單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中點擊“數(shù)字”選項卡，在分類框中選中“時間”，在“類型”框中點中“13:30”，最后點擊“確定”即可。
　　接下來我們需要做的一件事情是：把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時間數(shù)值。否則當(dāng)公式被重新計算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，點擊右鍵選擇“復(fù)制”命令，點選“編輯→選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對話框中選中“數(shù)值”項，然后點擊“確定”按鈕即可。
　　5.月末統(tǒng)計
　　一般來說，月末會是考勤員最忙的時候。為什么呢？因為他們需要對整月的考勤進行統(tǒng)計，但在本例中，只需要用簡單的公式和函數(shù)，便能很容易進行月末統(tǒng)計，具體操作如下：
　?。?）在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統(tǒng)計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應(yīng)于姓名行。
　　（2）點擊單元格Z2，然后鍵入公式“=COUNTIF （C2:Y2，">830"）”（這里假設(shè)上班時間為8:30），并按回車鍵，Z2單元格中便會出現(xiàn)“XX”所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在AA2單元格中輸入公式“=COUNTIF（C3:Y3，"<17:30”"）”（假設(shè)下班時間為17:30），并按回車鍵，AA2單元格中便會出現(xiàn)“XX”所有早于17:30下班的工作日天數(shù)。
　?。?）點擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF （C2:Y3，"事假"）”，并按回車鍵確認(rèn)，AB2單元格中便出現(xiàn)了“XX”本月的事假次數(shù)。按照類似的方法在單元格AC2、AD2、AE2輸入公式，公式的具體內(nèi)容跟AB2中的類似，只需將“事假”改成相應(yīng)的“年假”、“病假”、“產(chǎn)假”即可。這樣“馬英偉”的本月考勤就統(tǒng)計完了。
　?。?）接下來其他人的統(tǒng)計就不用這么麻煩了，我們可以利用Excel的公式和相對引用功能，用拖拉的方法瞬間便能完成所有人的考勤統(tǒng)計。用鼠標(biāo)選中Z2:AE2區(qū)域，將鼠標(biāo)移到所選區(qū)域的右下角，等光標(biāo)變成黑色的實心“十”字狀時按住左鍵往下拖，直到最后一行。
　?。?）點擊“工具→選項”菜單項，在出現(xiàn)對話框中點擊“重新計算”選項卡，并點擊“重算活動工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統(tǒng)計出來了。
　　注意：一般無法將所有員工整個月的考勤在一個屏幕中顯示出來，這時我們就需要對窗口進行拆分和凍結(jié)。此例中可以將“姓名”、“日期”所在的列和行凍結(jié)起來，這樣不管我們怎樣移動滾動條，都能看到相應(yīng)的姓名和日期。
　　6.改進宏
　　前面宏命令的實質(zhì)就是向當(dāng)前活動單元格中插入一個返回當(dāng)前系統(tǒng)時間的公式。為了不讓因重新計算而改變各單元格的數(shù)值，我們前面采用“復(fù)制→選擇性粘貼”的方法，將公式結(jié)果轉(zhuǎn)化成數(shù)值。其實，我們只要對宏命令稍加修改便能解決此問題，避免每次無聊的重復(fù)操作。具體修改步驟如下：
　　（1）點擊“工具→宏→宏”菜單命令，在出現(xiàn)的“宏”窗口中選擇“返回當(dāng)前時間”，然后點擊“編輯”按鈕。
　?。?）在彈出來的VB編程器窗口，我們可以看到“返回當(dāng)前時間”宏的程序代碼，將語句“Active Cell.FormulaR1C1 = "=NOW（）"”改成“ActiveCell = NOW（）”，然后保存退出。
　　這樣，再點擊“上班”、“下班”按鈕，插入活動單元格中的就不再是“=NOW（）”公式，而是具體的時間數(shù)值了。以后不管重算多少次，插入的數(shù)值絕不會隨系統(tǒng)時間的變化改動一次。