成功的企業(yè)項(xiàng)目管理體系建設(shè)

    項(xiàng)目管理體系建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)有組織的放棄昨天、有計(jì)劃的實(shí)施今天、有策略的規(guī)劃明天的有效手段，它是企業(yè)積累成功經(jīng)驗(yàn)、系統(tǒng)化管理創(chuàng)新的有效方法。如何認(rèn)識(shí)項(xiàng)目管理體系建設(shè)對(duì)企業(yè)變革的意義，如何結(jié)合企業(yè)實(shí)際，建立有效的項(xiàng)目管理體系、如何確保項(xiàng)目管理體系建設(shè)的可操作性等問(wèn)題，就是擺在我們面前的重要問(wèn)題。

項(xiàng)目管理體系建設(shè)----為項(xiàng)目成功奠定基礎(chǔ)

    隨著人們對(duì)項(xiàng)目及項(xiàng)目管理認(rèn)識(shí)的逐步深入，越來(lái)越多的企業(yè)組織了項(xiàng)目管理培訓(xùn)，越來(lái)越多的人參加了項(xiàng)目管理的學(xué)習(xí)，但我們還經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到這樣的聲音：這套方法確實(shí)很好，但在我們單位也僅僅限于局部項(xiàng)目管理方法的應(yīng)用，很難取得預(yù)期的效果。為什么？“缺少項(xiàng)目管理的環(huán)境！”……。

    我們需要一個(gè)什么樣的環(huán)境呢？簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是企業(yè)必須擁有一套適合的項(xiàng)目管理體系（project management methodology），一套可以讓項(xiàng)目經(jīng)理執(zhí)行工作的項(xiàng)目管理機(jī)制（project management mechanism）。

    項(xiàng)目管理體系建設(shè)就是在企業(yè)建立一套項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)方法，并與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程集成在一起，形成以項(xiàng)目管理為核心的運(yùn)營(yíng)管理體系。它是企業(yè)有組織地放棄、有組織地持續(xù)改進(jìn)(包括產(chǎn)品、服務(wù)、生產(chǎn)流程、市場(chǎng)營(yíng)銷等方面),有計(jì)劃地挖掘成功經(jīng)驗(yàn)和系統(tǒng)化管理創(chuàng)新的重要手段；它用系統(tǒng)化的思維方式，綜合企業(yè)項(xiàng)目管理中涉及到的多項(xiàng)目管理、項(xiàng)目群管理和單項(xiàng)目管理的不同課題，融入企業(yè)項(xiàng)目管理策略和方法，規(guī)范項(xiàng)目的工作流程、操作規(guī)則及操作方法，為項(xiàng)目考核評(píng)價(jià)奠定了基礎(chǔ)。

    建立項(xiàng)目管理體系，就是要建立支持項(xiàng)目管理的組織體系和企業(yè)環(huán)境。因此項(xiàng)目管理體系不僅要為企業(yè)帶來(lái)體系化的項(xiàng)目管理理念，而且要為企業(yè)帶來(lái)可視化的項(xiàng)目管理工具、動(dòng)態(tài)化的過(guò)程控制方法以及程序化的項(xiàng)目作業(yè)流程。它不僅能夠解決企業(yè)多項(xiàng)目如何決策控制、多項(xiàng)目如何考核評(píng)價(jià)等等問(wèn)題，而且可以指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理制定高效的項(xiàng)目計(jì)劃（Why？Who? Where？When？What? ）、有效地進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)控，以最終確保項(xiàng)目目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，明晰的過(guò)程規(guī)范可以作為項(xiàng)目成員的工作指導(dǎo)依據(jù)、明晰的操作模板，可以作為項(xiàng)目成員的工作實(shí)施準(zhǔn)則、明晰的責(zé)任權(quán)利，可以作為項(xiàng)目成員工作考核基礎(chǔ)。這所有的一切,都為項(xiàng)目的成功實(shí)施奠定了基礎(chǔ)。

項(xiàng)目管理手冊(cè)----項(xiàng)目管理體系的有效保障

    目前,大部分組織缺乏完整的項(xiàng)目管理體系。由于缺少系統(tǒng)性，項(xiàng)目管理流和業(yè)務(wù)流分離，往往顧此失彼，矛盾此起彼伏，項(xiàng)目經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)成為消防隊(duì)員，責(zé)權(quán)不明，協(xié)調(diào)不暢, 常常陷于項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法，公司管理層無(wú)奈，項(xiàng)目成員無(wú)從的狀態(tài)，給項(xiàng)目成功實(shí)施帶來(lái)了潛在的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目管理方法和業(yè)務(wù)流程相互配合，在實(shí)踐中進(jìn)行優(yōu)化，將全面增加企業(yè)項(xiàng)目成功的機(jī)會(huì)，同時(shí)也使企業(yè)的相關(guān)部門以項(xiàng)目為導(dǎo)向，步調(diào)一致。

    項(xiàng)目管理體系建設(shè)的重要表現(xiàn)形式――項(xiàng)目管理手冊(cè)，是組織規(guī)范其標(biāo)準(zhǔn)管理過(guò)程的方法，可以說(shuō)是企業(yè)項(xiàng)目管理的靈魂。建立高效、可操作的項(xiàng)目管理手冊(cè)，是目前很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的企盼。以下簡(jiǎn)要介紹項(xiàng)目管理手冊(cè)編制的目的和基本方法。

    要說(shuō)目的其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是為項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供質(zhì)量保證，通過(guò)正確的決策、高效的流程、標(biāo)準(zhǔn)的操作、可控的過(guò)程，確保項(xiàng)目的有效實(shí)施，為企業(yè)創(chuàng)造良好社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。直觀的看，項(xiàng)目管理手冊(cè)可以為項(xiàng)目實(shí)施提供以下幫助：

    1. 規(guī)范并指導(dǎo)管理過(guò)程：無(wú)論是有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，還是公司級(jí)項(xiàng)目管理人員，都需要將項(xiàng)目管理手冊(cè)作為實(shí)施大綱，都需要遵循項(xiàng)目管理程序?qū)嵤┎僮?，所以說(shuō)項(xiàng)目管理手冊(cè)是項(xiàng)目管理人員和團(tuán)隊(duì)成員的備忘錄；

    2. 一致的項(xiàng)目管理方法：組織中用一種方法管理項(xiàng)目，不僅有助于項(xiàng)目間的協(xié)調(diào)，而且有助于資源調(diào)配和項(xiàng)目考核評(píng)價(jià)；

    3. 通用的項(xiàng)目管理術(shù)語(yǔ)：用通用的術(shù)語(yǔ)，不僅減少了溝通的復(fù)雜性，而且減少了由于缺乏對(duì)術(shù)語(yǔ)的理解而帶來(lái)的管理問(wèn)題；

    4. 方便的新員工培訓(xùn)：遵循項(xiàng)目管理手冊(cè)實(shí)施，不僅會(huì)增強(qiáng)新員工對(duì)整個(gè)過(guò)程的理解，而且可以指導(dǎo)新員工規(guī)范操作，避免由此帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)；

    5. 可展示的質(zhì)量保證：項(xiàng)目管理手冊(cè)是項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的證據(jù)，是企業(yè)項(xiàng)目管理能力的體現(xiàn)；

    6. 積累過(guò)程經(jīng)驗(yàn)：項(xiàng)目管理手冊(cè)的持續(xù)改進(jìn)，不僅可以為企業(yè)積累成功的過(guò)程管理經(jīng)驗(yàn)，逐步達(dá)到用最優(yōu)的思路、最佳的流程、最高的效率實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的目的，而且它還有助于項(xiàng)目經(jīng)理、管理人員和工程師借鑒過(guò)去的成功經(jīng)驗(yàn)，避開(kāi)導(dǎo)致失敗的陷阱，從而提升組織的項(xiàng)目管理能力。

    項(xiàng)目管理手冊(cè)編制的框架方法是描述項(xiàng)目輸入轉(zhuǎn)變?yōu)檩敵龅倪^(guò)程。通過(guò)項(xiàng)目生命周期定義過(guò)程，定義組織如何將項(xiàng)目看作一個(gè)整體來(lái)處理，定義各職能部門如何對(duì)過(guò)程起到幫助作用。通過(guò)項(xiàng)目管理過(guò)程、項(xiàng)目實(shí)施支撐、項(xiàng)目監(jiān)控方法及項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)，將組織的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目生命周期作為核心，將項(xiàng)目管理的理念、工具方法作為支撐，系統(tǒng)化地將項(xiàng)目管理理論及產(chǎn)品要求融入到具體的操作實(shí)踐過(guò)程中。具體包括以下主要內(nèi)容：

    1. 項(xiàng)目過(guò)程控制總體思路包括企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施策略、產(chǎn)品各階段控制思路及過(guò)程控制方法等；
    2. 輸入和輸出的要素包括數(shù)據(jù)和信息、計(jì)劃和報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)及可以交付的成果等；
    3. 過(guò)程控制包括工作流程，工作方法、操作規(guī)則和作業(yè)指導(dǎo)；
    4. 職責(zé)包括職能部門和角色對(duì)項(xiàng)目階段和實(shí)施步驟的貢獻(xiàn)。

    在項(xiàng)目管理手冊(cè)實(shí)施過(guò)程中最大的難點(diǎn)就是：如何將項(xiàng)目管理方法與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程集成起來(lái)，從而建立以項(xiàng)目管理為核心的業(yè)務(wù)流程，而此業(yè)務(wù)流程又是基于項(xiàng)目管理的過(guò)程所設(shè)定的。

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)----項(xiàng)目管理體系的有效支撐

    項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（Project Management Information System，PMIS）就是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集和處理項(xiàng)目過(guò)程數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的記錄、信息的有效傳遞以及項(xiàng)目數(shù)據(jù)的綜合處理等功能，為項(xiàng)目利益相關(guān)者提供決策基礎(chǔ)和依據(jù)，為企業(yè)項(xiàng)目管理提供有力的支持。

    借助項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，不僅可以固化項(xiàng)目過(guò)程控制程序，簡(jiǎn)化管理過(guò)程提高工作效率，而且通過(guò)企業(yè)級(jí)項(xiàng)目過(guò)程數(shù)據(jù)庫(kù)和項(xiàng)目資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使項(xiàng)目估算更準(zhǔn)確、使資源調(diào)配更容易、使項(xiàng)目決策更科學(xué)。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能，不僅可以預(yù)知項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)調(diào)整和糾偏，以達(dá)到最佳控制效果，而且可以方便實(shí)現(xiàn)異地、無(wú)紙化辦公，使團(tuán)隊(duì)成員的溝通更方便、信息交流更流暢，項(xiàng)目過(guò)程追溯更容易，為項(xiàng)目的合理評(píng)價(jià)、團(tuán)隊(duì)成員的業(yè)績(jī)考核提供幫助。

    項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，可以及時(shí)綜合項(xiàng)目信息，能夠提供實(shí)時(shí)的、精確的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目的管理工作提供一致性、共同的語(yǔ)言和共同的過(guò)程，并且能夠?qū)M(jìn)度計(jì)劃、工作完成情況和預(yù)測(cè)做出更新，因此它在給項(xiàng)目經(jīng)理帶來(lái)工作方便之時(shí)，也在無(wú)形中提高了組織的項(xiàng)目管理能力。

    在企業(yè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中需要注意以下問(wèn)題：

    1. 功能和結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與企業(yè)組織整體機(jī)制相適應(yīng)；
    2. 操作流程應(yīng)當(dāng)符合項(xiàng)目管理的基本方法和企業(yè)項(xiàng)目管理方法，同組織的項(xiàng)目政策、程序、指導(dǎo)方針相一致；
    3. 簡(jiǎn)單易學(xué)，便于各級(jí)各類人員使用，便于提高項(xiàng)目管理人員的能力；
    4. 具備開(kāi)放性，便于和其他系統(tǒng)功能整合，容易升級(jí)；
    5. 能滿足不同利益相關(guān)者的需要。

實(shí)用的項(xiàng)目管理體系建設(shè)方法

    鑒于項(xiàng)目管理體系不僅涉及到企業(yè)項(xiàng)目管理策略和思路，而且牽扯到具體的項(xiàng)目管理操作方法以及特殊情況的應(yīng)對(duì)辦法。就好比一個(gè)城市交通的正常運(yùn)行，不僅需要有明確的交通規(guī)則，還需要有交通規(guī)劃（我們簡(jiǎn)稱修路）和操作實(shí)施細(xì)則（獎(jiǎng)懲條例），明確的角色和職責(zé)（警察、行者等），除此之外，還需要有特殊情況的應(yīng)對(duì)機(jī)制。那條路允許行，那條路禁止走，那條路應(yīng)該寬，那條路應(yīng)該快；遇到交通堵塞了應(yīng)該如何處理，遇到緊急情況應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等等問(wèn)題都需要統(tǒng)籌安排考慮，所以我們說(shuō)項(xiàng)目管理體系建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程。

    1. 一般過(guò)程

    我們可以將項(xiàng)目管理體系建設(shè)分為以下三個(gè)階段（詳見(jiàn)圖一所示）：

    第一階段：調(diào)研訪談、全員培訓(xùn)

    建立項(xiàng)目管理體系，不僅要引入國(guó)際項(xiàng)目管理理念、工具方法，更重要的是深入的調(diào)研訪談，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定一套切實(shí)可行的、科學(xué)的、可操作的管理流程和規(guī)范，除此之外，統(tǒng)一思想和認(rèn)識(shí)、確保組織成員使用共同的項(xiàng)目管理語(yǔ)言和思維方式是成功建立體系的基礎(chǔ)。

    第二階段：設(shè)計(jì)實(shí)施、注重溝通

    設(shè)計(jì)實(shí)施的關(guān)鍵是總體思路。明晰組織項(xiàng)目管理的特點(diǎn)（行業(yè)特點(diǎn)、項(xiàng)目生命周期等），確定組織項(xiàng)目管理的實(shí)施策略（組織策略、考核評(píng)價(jià)策略、授權(quán)策略、資源配置策略以及項(xiàng)目支持策略等），構(gòu)架項(xiàng)目管理手冊(cè)總體架構(gòu)（文件結(jié)構(gòu)、文件名、文件指針等），確定項(xiàng)目實(shí)施限定條件（行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)則等）……。在這個(gè)過(guò)程中，除了需要確保三個(gè)有效支持外（見(jiàn)圖一），還需要注意大量的溝通：體系建設(shè)者必須保持與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通、與項(xiàng)目管理專家的有效溝通、與技術(shù)專家的有效溝通、與企業(yè)員工的有效溝通……。另外清晰的文件框架結(jié)構(gòu)，圖示化的工作流程、簡(jiǎn)練的語(yǔ)言描述、清晰的操作表單，有助于執(zhí)行者正確的理解。只有這樣，才能確保建立的體系可以理論與實(shí)際相結(jié)合、項(xiàng)目管理流與業(yè)務(wù)流相結(jié)合，才具有先進(jìn)性、指導(dǎo)性和可操作性。

    第三階段：發(fā)布運(yùn)行、持續(xù)改進(jìn)

   項(xiàng)目管理體系建設(shè)不僅是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且是一個(gè)產(chǎn)品。所以它本身需要經(jīng)過(guò)發(fā)布試運(yùn)行、運(yùn)行以及持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。新的體系的導(dǎo)入，必定帶來(lái)新的管理理念、新的工作模式和工作方法。如何使大家盡快理解并在自己的工作中貫徹是本階段的重要工作。組織宣貫是統(tǒng)一思想、指導(dǎo)運(yùn)行的有效方法之一。這一階段的主要任務(wù)是培養(yǎng)并建立組織的項(xiàng)目管理綜合能力，使組織具有良好的造血機(jī)制，以便能夠應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和持續(xù)改進(jìn)。

    2. 主要內(nèi)容

    一般項(xiàng)目管理手冊(cè)由四層文件構(gòu)成，包括指導(dǎo)性文件、過(guò)程控制文件、支持性文件及操作模板和指南（詳見(jiàn)圖二）。

    每層文件中又由很多模塊組成，第二層文件和第三層文件的模塊組成示意詳見(jiàn)圖三、圖四所示。

    需要注意的是，不同層次的文件，其模塊內(nèi)容是不同的；不同組織的文件，其模塊內(nèi)容是不同的；針對(duì)單項(xiàng)目管理和多項(xiàng)目管理，其模塊組成也是不同的。即各個(gè)組織需要根據(jù)自己的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)不同層次文件的模塊內(nèi)容和構(gòu)成數(shù)量。

3. 實(shí)施方法

    建立企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理體系，這本身就是一個(gè)項(xiàng)目。目前該項(xiàng)目的實(shí)施一般采取自建、委托建設(shè)和聯(lián)合小組三種方式。所謂自建，就是企業(yè)配備相應(yīng)的管理人員，成立項(xiàng)目管理體系建設(shè)小組，在深入學(xué)習(xí)、理解了國(guó)際項(xiàng)目管理理念、方法工具的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)實(shí)際實(shí)施體系建設(shè)項(xiàng)目；所謂委托建設(shè)方式，就是借助企業(yè)外力（咨詢公司等），借助項(xiàng)目管理專家的專業(yè)技術(shù)和對(duì)國(guó)際成功經(jīng)驗(yàn)的理解，通過(guò)對(duì)企業(yè)實(shí)際情況的訪談?wù){(diào)研，為企業(yè)量身定制一套符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的、適合企業(yè)發(fā)展的、融合行業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)的、簡(jiǎn)單易行的項(xiàng)目管理體系。所謂聯(lián)合小組，就是在委托建設(shè)的同時(shí)，企業(yè)成員加入到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，參與體系建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際工作，共同完成企業(yè)項(xiàng)目管理體系建設(shè)的任務(wù)。企業(yè)需要根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇適用的實(shí)施方式。但無(wú)論采用哪種方式，都需要將“項(xiàng)目管理體系建設(shè)”做實(shí)。

    現(xiàn)將這三種方式的優(yōu)缺點(diǎn)簡(jiǎn)要分析如下，以供參考。

    在社會(huì)分工日益細(xì)化的今天，“向管理要效益”是企業(yè)獲取和保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要手段。項(xiàng)目管理的理念、技術(shù)、方法與工具的完美結(jié)合，為企業(yè)成功奠定了良好的基礎(chǔ)，它不僅為項(xiàng)目提供了標(biāo)準(zhǔn)操作流程和團(tuán)隊(duì)工作語(yǔ)言，而且從根本上改變和提升了管理人員的思維方式，達(dá)到了節(jié)約時(shí)間、降低成本、明確責(zé)任、合理利用資源、有效控制各類風(fēng)險(xiǎn)的目的。項(xiàng)目管理手冊(cè)作為企業(yè)項(xiàng)目管理的根本大法，其舉足輕重的作用不可忽視；項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)作為先進(jìn)的管理工具，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理帶來(lái)了有效的支撐。所以我們有理由相信：易操作的項(xiàng)目管理手冊(cè)加上先進(jìn)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，可以建成高效的企業(yè)項(xiàng)目管理體系，可以輔助企業(yè)成就未來(lái)。