2.3.11 快速修改圖表元素的格式 通常，我們通過使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標右鍵，從快捷菜單中選擇“格式”命令來對圖表元素進行格式化。其實還有快速的方法:雙擊圖表元素，將會調出此圖表元素的格式對話框。根據選擇的圖表元素不同，此對話框會有所不同。
2.3.12 創(chuàng)建復合圖表 復合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個圖表同時顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個復合圖表只需簡單地將一個或一個以上的數據系列轉變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個數據系列，單擊“圖表→圖表類型”命令，然后選擇你所要應用到數據系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。
2.3.13 對度量不同的數據系列使用不同坐標軸 有時，你需要繪制度量完全不同的數據系列，如果你使用同樣的坐標軸，那么很可能某個系列幾乎是不可見的。為了使得每個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標軸。要為某個數據系列指定一個輔助坐標軸，首先要選定圖表中的這個數據系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊“數據系列格式→坐標軸”命令，選擇“次坐標軸”選項。
2.3.14 將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型 Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實，你可以將自己創(chuàng)建的圖表設置為自定義圖表類型，以便以后使用。具體方法為:創(chuàng)建要設置為自定義圖表類型的圖表，直到你滿意為止。激活此圖表，單擊“圖表→圖表類型→自定義類型”，選擇“自定義”選項，將會顯示所有用戶自定義圖表類型的一個列表。單擊“添加”按鈕，將會出現“添加自定義圖表類型”對話框，為你的圖表類型輸入一個名稱和簡短的說明，然后單擊“確定”，這樣你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。
2.3.15 復制自定義圖表類型 如果你希望將你定制的自定義圖表類型復制到其他電腦中，只需要簡單地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夾中的xlusrgal.xls文件復制到其他機器的同樣文件夾中即可。
2.3.16 旋轉三維圖表 你可以非常靈活地旋轉調節(jié)三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。 方法一:使用“設置三維視圖格式”對話框 激活三維圖表，單擊“圖表→設置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或數據來旋轉和進行透視改變（）。 方法二:使用鼠標實時拖動“角點”旋轉圖表 點擊圖表，圖表邊角出現黑色的控制點(稱為“角點”)。你可以拖動一個角點，旋轉圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你可以單擊“圖表→設置三維視圖格式”命令，單擊“默認值”按鈕，恢復原來的標準三維視圖。當你旋轉三維圖表時，如果在拖動的同時按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得更清楚，不至于把圖表搞得奇形怪狀的。
2.3.17 拖動圖表數據點改變工作表中的數值 選擇圖表數據系列中的一個數據點，然后按照數值增大或減少的方向拖動數據點，你會發(fā)現工作表中的相應數值隨著圖中數據點的新位置改變而改變。如果你知道一個圖的外形以及你要確定能生成該圖的數值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是，這種方法在大多數情況下是危險的，因為你可能在不經意間更改了不應該更改的數值。
2.3.18 把圖片合并進你的圖表 Excel能很容易地把一個圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。 方法一:使用“圖案”對話框 雙擊某個數據系列，選擇“圖案”標簽，單擊“填充效果”按鈕，在“填充效果”對話框中選擇“圖片”標簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個要使用的圖形文件即可。 方法二:使用剪貼板 將圖像復制到剪貼板上，激活圖表，選擇數據系列或數據系列中的一個數據點，再單擊“編輯→粘貼”命令。這種方法適用于需要調用的圖像不在文件中的時候，只要圖像可以復制到剪貼板上，則這種方法就可行。 方法三:使用鏈接圖片 我們知道，圖表中可以使用數據表。如果你覺得圖表中的數據表不是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數據表。下面是具體的操作方法: 創(chuàng)建好圖表，并將數據表使用的單元格區(qū)域按你的需要進行格式化。選定需要的單元格區(qū)域，按住Shift鍵，單擊“編輯→復制圖片”命令，出現一個“復制圖片”對話框，單擊“確定”接受默認選項。這樣，選定的單元格區(qū)域就作為一個圖片復制到剪貼板中了。激活圖表，將剪貼板中的內容粘貼到圖表。此時所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區(qū)域(或直接用鼠標選擇)。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表數據區(qū)域鏈接的圖片，對于工作表單元格區(qū)域中的任何改變，都會直接反映在圖表鏈接的圖片中。
2.3.19 用圖形美化工作表 我們在制作Excel工作表時，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖形”按鈕，然后選擇“其他自選圖形”，從中選擇一個你需要的圖案。插入此圖形后，在工作表中選中它，單擊“編輯欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格，然后回車。這樣，鏈接單元格的內容將會出現在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內容變動時，圖案上的數據也會跟著反映出變動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用鼠標雙擊圖形，打開“設置自選圖形格式”對話框。在這個對話框中，你可以改變目前所使用的格式，例如調整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。
2.3.20 讓文本框與工作表網格線合二為一 在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網格線重合。
2.3.21 快速創(chuàng)建默認圖表 我們知道，創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向導”分4個步驟來完成，在每個步驟中你可以根據需要調整各個選項的設置。其實，如果你想使用默認的圖表類型、圖表選項和格式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來制作圖表數據的工作表，選取用來制作圖表的數據區(qū)域，然后按F11鍵即可快速創(chuàng)建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，它是一個二維柱形圖。
2.3.22 快速創(chuàng)建內嵌式圖表 在工作表中選取用來制作圖表的數據區(qū)域，然后單擊“默認圖表”按鈕即可，不過，一般缺省時，“默認圖表”工具按鈕不會顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法把“默認圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具→自定義→命令”，在“類別”列表中選擇“制作圖表”，并在“命令”列表中找到“默認圖表”，用鼠標將它拖到屏幕上工具欄中適當的位置即可。
2.3.23 改變默認圖表類型 Excel的默認圖表類型是二維柱形圖連同一個淺灰色區(qū)域、一個在右邊的圖例以及水平網格線。如果你不喜歡這種默認圖表類型，可以通過以下方法來改變它:單擊“圖表→圖表類型”命令，選擇一個你想作為默認值的圖表類型(它可以是標準類型或自定義類型中的一種)，然后單擊“設置為默認圖表”按鈕，確認即可。如果你需要創(chuàng)建很多個同一類型的圖表，你就可以通過這種改變默認圖表類型的方法來提高你的效率。
2.3.24 快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表 你可以輕易轉換內嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表，可以看到Excel的“數據”菜單變?yōu)?#8220;圖表”菜單，單擊“圖表→位置”命令，出現“圖表位置”對話框，你可以在“作為新工作表插入”和“作為其中的對象插入”兩者之間作出選擇（圖5），同時選擇一個工作表。這樣，Excel將刪除原來的圖表，以你選擇的方式移動圖表到指定的工作表中。
2.3.25 利用圖表工具欄快速設置圖表 通常，我們使用“圖表”菜單中的命令來對圖表進行適當的設置。其實，我們可以用鼠標右鍵單擊工具欄中的任意位置，在出現的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活了圖表工具欄，我們看到其中包含了“圖表對象”、“圖表區(qū)格式”、“圖表類型”、“圖例”、“數據表”、“按行”、“按列”、“順時針斜排’’和“逆時針斜排”等按鈕（圖6），當然你還可以通過自定義的方法將“默認圖表”等其他一些制作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表工具欄比使用“圖表”菜單更方便，而且速度更快。
2.3.26 快速選取圖表元素 圖表創(chuàng)建好以后，我們還需要對某些圖表元素進行編輯和格式化。圖表區(qū)包括整個圖表和它的全部元素，當你選取圖表區(qū)后，你就可以看到8個黑色小方塊。要想調整單個的圖表對象，首先必須選取該對象，然后更改其屬性。通過把鼠標指向某一特定圖表對象來選取該對象，可能會很困難，特別是在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左側的“圖表對象”下拉列表，從該下拉列表中選取的任何項目，也就等于在當前圖表中選取了那個項目。 其實，還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表的任何一部分以后，你可以通過使用箭頭鍵快速、連續(xù)地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續(xù)地選取圖表每一個可以選取的元素，包括每一個數據系列中的單個數據點，以及圖例中的彩色圖例符號和文本條目。
2.3.27 通過一次按鍵創(chuàng)建一個Excel圖表 這是一個非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創(chuàng)建一個圖表，選擇你需要繪制的數據并按下F11鍵。Excel將自動為你創(chuàng)建圖表。另外，在選好單元格后按下“Alt+F1”，你將得到相同的結果。
2.3.28 繪制平直直線 在Excel繪制直線時是不是很難？其實，在應用直線繪制工具時，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫巍⒗L制橢圓形即變?yōu)閳A形。
第4節(jié) 函數和公式編輯技巧
2.4.1 巧用IF函數清除Excel工作表中的0 有時引用的單元格區(qū)域內沒有數據，Excel仍然會計算出一個結果“0”，這樣使得報表非常不美觀，看起來也很別扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函數可以有效地解決這個問題。 IF函數是使用比較廣泛的一個函數，它可以對數值的公式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據邏輯測試的真假返回不同的結果。它的表達式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如A1>=100就是一個邏輯表達式，如果A1單元格中的值大于等于100時，表達式結果即為TRUE，否則結果為FALSE;value_if_true表示當logical_test為真時返回的值，也可是公式;value_if_false表示當logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果單元格B1到C1內有數值，且求和為真時，區(qū)域B1到C1中的數值將被進行求和運算。反之，單元格B1到C1內沒有任何數值，求和為假，那么存放計算結果的單元格顯示為一個空白單元格。
2.4.2 批量求和 對數字求和是經常遇到的操作，除傳統的輸入求和公式并復制外，對于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法:假定求和的連續(xù)區(qū)域為m×n的矩陣型，并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標將此區(qū)域選中并包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時選中，單擊“常用”工具條上的“Σ”圖標，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，并且系統能自動識別選中區(qū)域中的非數值型單元格，求和公式不會產生錯誤。
2.4.3 對相鄰單元格的數據求和 如果要將單元格B2至B5的數據之和填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格B6，輸入“=”， 再雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著用鼠標單擊單元格B2并一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區(qū)域，這時在編輯欄和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“√”（或按Enter鍵）確認，公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入數據，它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。 同樣的，如果要將單元格B2至D2的數據之和填入單元格E2中，也是采用類似的操作，但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對話框中的“水平對齊”中選擇“常規(guī)”方式 , 這樣在單元格內顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。 如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數據之和分別填入C6、D6和E6中，則可以采取簡捷的方法將公式復制到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的單元格B6，單擊常用工具欄中的“復制”圖標，再選中C6到E6這一區(qū)域，單擊“粘貼”圖標即可將B6中已建立的公式相對復制到C6、D6和E6中。
2.4.4 對不相鄰單元格的數據求和 假如要將單元格B2、C5和D4中的數據之和填入E6中，操作如下: 先選定單元格E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著單擊單元格B2，鍵入“，”，單擊C5，鍵入“，”，單擊D4，這時在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，確認后公式即建立完畢。
2.4.5 利用公式來設置加權平均 加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。
2.4.6 自動求和 在老一些的Excel版本中，自動求和特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動求和按鈕被鏈接到一個更長的公式列表，這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個功能更強大的自動求和函數，你可以快速計算所選中單元格的平均值，在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格，單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭頭，并單擊要用的公式，然后按Enter。
2.4.7 用記事本編輯公式 在工作表中編輯公式時，需要不斷查看行列的坐標，當編輯的公式很長時，編輯欄所占據的屏幕面積越來越大，正好將列坐標遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？ 打開記事本，在里面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限制，還有滾動條,其結果又是純文本格式，可以在編輯后直接粘貼到對應的單元格中而勿需轉換，既方便，又避免了以上不足。
2.4.8 防止編輯欄顯示公式 有時，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方法設置: 右擊要隱藏公式的單元格區(qū)域，從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”，單擊“保護”選項卡，選中“鎖定”和“隱藏”（）。然后再單擊“工具→保護→保護工作表”命令，選取“內容”，單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。
2.4.9 解決SUM函數參數中的數量限制 Excel中SUM函數的參數不得超過30個，假如我們需要用SUM函數計算50個單元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示“太多參數”。其實，我們只需使用雙組括號的SUM函數;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數和其他擁有可變參數的函數的引用區(qū)域數。
2.4.10 在絕對與相對單元引用之間切換 當你在Excel中創(chuàng)建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對于公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$后跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。
2.4.11 快速查看所有工作表公式 只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位于同一鍵上。在絕大多數鍵盤上，該鍵位于“1”鍵的左側）。
2.4.12 實現條件顯示 統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，顯示為“不及格”;輸入60以上的分數時，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數可以實現。 假設分數在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實現不同的等級: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　 分“不及格”和“及格”2個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“優(yōu)秀”))　 分3個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“優(yōu)秀”))) 　分為4個等級 注意:符號為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。
第5節(jié) 數據分析和管理技巧
2.5.1 管理加載宏 Excel包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數、向導、對話框和其他工具，擴充了工作表的基本功能。默認情況下，每個加載宏都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要某個加載宏時，都要找Office光盤安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它們。單擊“工具→加載宏”，出現“加載宏”對話框，選擇可能對你有用的加載宏，如“分析工具庫”、“規(guī)劃求解”、“條件求和向導”等，單擊“確定”，Excel會提示所選加載宏尚沒有安裝，詢問是否現在安裝，選擇“是”，然后插入Office安裝光盤完成安裝。 不要在每次啟動Excel時加載每個加載宏，因為這樣將減慢啟動過程，而且每個加載宏都占用了大量的內存。建議你將“自動保存”加載，井設置適當的“自動保存時間間隔”，這樣在Excel使用過程中能自動創(chuàng)建備份文件，避免了掉電時丟失尚未保存的文件內容。
2.5.2 在工作表之間使用超級連接 首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設置欄中輸入相應的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現Excel自動打開目標工作表并轉到相應的位置處。
2.5.3 快速鏈接網上的數據 你可以用以下方法快速建立與網上工作簿數據的鏈接: 1.打開Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，并在工作簿選定數據，然后單擊“編輯→復制”命令; 2.打開需要創(chuàng)建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數據的區(qū)域中，單擊左上角單元格; 3.單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。 若你想在創(chuàng)建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。
2.5.4 跨表操作數據 設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
2.5.5 查看Excel中相距較遠的兩列數據 在Excel中，若要將距離較遠的兩列數據(如A列與Z列)進行對比，只能不停地移動表格窗內的水平滾動條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個數據表“變”成兩個，讓相距較遠的數據同屏顯示。 把鼠標指針移到工作表底部水平滾動條右側的小塊上，鼠標指針便會變成一個雙向的光標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發(fā)現整個工作表被一分為二，出現了兩個數據框，而其中的都是當前工作表內的內容。這樣你便可以讓一個數據框中顯示A列數據，另一個數據框中顯示Z列數據，從而可以進行輕松的比較。
2.5.6 如何消除縮位后的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品） 有時我們輸入的數字是小數點后兩位數，但是在精度要求上只要一位，縮位后顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具→選項→重新計算”，選中“以顯示值為準”（），這樣計算結果就沒有誤差了。 事實上并不是計算上有誤差，而是顯示設置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精度，在使用前Excel會給你一個警告。
2.5.7 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算 如果某Excel工作表中有大量數字格式的數據，并且你希望將所有數字取負，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下: 在一個空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點擊“編輯→復制”命令，選擇目標單元格。點擊“編輯→選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數值和運算欄下的乘，點擊“確定”，所有數字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數值縮小1000或更大倍數。
2.5.8 Web查詢保持Excel工作表總是最新 Web頁上經常包含適合在Excel中進行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信息分析股票報價。但如果你需要經常更新信息就必須借助Web頁上的最新信息?，F在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個任務來創(chuàng)建新的可刷新Web查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數據的Web頁，把數據復制并粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數據下方將出現一個粘貼選項智能標記，單擊粘貼選項智能標記右邊的箭頭，再單擊創(chuàng)建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話框中，點擊你想要查詢的數據表前面的黃色箭頭，單擊導入。 在Excel中可以手動或自動刷新這個數據。手動刷新方法如下:在外部數據工具欄上，單擊數據區(qū)域屬性按鈕，在刷新控制下面選中你想要的選項的復選框。 注意:當你從Web站點獲取數據時，可能會丟失一些格式或內容，像腳本、gif圖像或單個單元中的數據列表。
2.5.9 在Excel中進行快速計算 查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中。狀態(tài)欄就是工作表窗口下方的水平區(qū)域。如果沒有出現狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標右擊狀態(tài)欄，然后單擊最大值，現在你就可以在狀態(tài)欄中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量（選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。
2.5.10 自動篩選前10個 有時你可能想對數值字段使用自動篩選來顯示數據清單里的前n個最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個”自動篩選。當你在自動篩選的數值字段下拉列表中選擇“前10個”選項時，將出現“自動篩選前10個”對話框，這里所謂“前10個”是一個一般術語，并不僅局限于前10個，你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，比如根據需要選擇8個、12個等。
2.5.11 同時進行多個單元格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品） 如果我們現在有多個單元格的數據要和一個數據進行加減乘除運算，那么一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用“選擇性粘貼”功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個實例。 我們要將C1、C4、C5、D3、E11單元格數據都加上25，那么可以這樣做:首先在一個空白的單元格中輸入25，選中這個單元格后點擊鼠標右鍵選擇“復制”。然后按住Ctrl鍵依次點擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框中勾選“運算”框內的“加”選項，點擊“確定”?，F在我們可以看到，這些單元格中的數據都同時被加上了25。
2.5.12 讓Excel出現錯誤數據提示 Excel除了可以對單元格或單元格區(qū)域設置數據有效性條件并進行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區(qū)域時顯示幫助性“輸入信息”，也可以在用戶輸入了非法數據時提示“錯誤警告”。 選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數據→有效性”命令，單擊“輸入信息”選項卡，選定“選定單元格時顯示輸入信息”復選框，輸入標題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應輸入負數！”（），單擊“確定”按鈕。此后，再選定那些單元格或單元格區(qū)域時，Excel將自動提示上述信息。 另外，你還可以對設置了有效性條件檢查的單元格或單元格區(qū)域，再設置“出錯警告”信息，方法是:選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數據→有效性”命令，單擊“出錯警告”選項卡，選定“輸入無效數據時顯示出錯警告”復選框（），選擇警告樣式，輸入標題如“警告”，輸入出錯信息如“不能輸入正數！”，然后單擊“確定”按鈕即可。此后，如果你在指定的單元格中輸入了正數，Excel將警告你“不能輸入正數!”
2.5.13 用“超級連接”快速跳轉到其它文件 用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然后單擊鼠標即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。
第6節(jié) 設置技巧
2.6.1 定制菜單命令 你可以根據自己的要求來定制選項菜單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開其中的“命令”選項卡（），在左側的“類別”窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是增加菜單命令，你只需在右側的“命令”格內進行選擇，將其拖至對應的菜單項，菜單自動打開并出現一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標左鍵即可。如果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要刪除的命令，按下鼠標左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開菜單單擊右鍵，選中“刪除”命令即可。
2.6.2 設置菜單分隔線 Excel工具欄按鈕之間有分隔線，如果你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分隔線。方法是:按住Alt鍵后拖動菜單。如果拖動方向為增大菜單間距，則自動在中間添加分隔線;如果拖動方向為減小菜單間距，則自動去掉中間的分隔線。
2.6.3 備份自定義工具欄 在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夾中有個Excel10．xlb文件，這個文件保存了你的自定義工具欄和其他屏幕位置上每一個可見的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設置好后，為Excell0．xlb文件作拷貝，起個不同的名字，以備隨時載入，恢復你的工具欄。
2.6.4 共享自定義工具欄 如果你建立了一個自定義工具欄并希望和其他人一起分享的話，你可以將它“附加”到一個工作簿中。單擊“工具→自定義→工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊“附加”按鈕（），出現“附加工具欄”對話框，單擊“復制”按鈕，即可將工具欄添加到一個工作簿中。
2.6.5 使用單文檔界面快速切換工作簿 Excel 2002采用了單文檔界面，每打開一個工作簿，都會在任務欄中顯示出來。因此，你可以通過單擊任務欄上的名稱來快速切換工作簿，而不必在“窗口”菜單中選擇打開的工作簿名稱。如果你的Excel 2002沒有此項功能，可按以下方法設置:單擊“工具→選項”命令，單擊“視圖”選項卡，選中“任務欄中的窗口”復選框（），單擊“確定”按鈕即可。
2.6.6 自定義工具欄按鈕 單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框使Excel處于自定義模式，這時你可以用鼠標右鍵單擊工具欄上的按鈕圖標，彈出快捷菜單，利用這個快捷萊單，我們可以完成好多自定義工作。 1.使用“命名”改變工具按鈕的名稱; 2.使用“復制按鈕圖像”可以將按鈕的圖標復制到剪貼板中，然后插入到文本或表格中、或者粘貼到另一個按鈕上; 3.使用“編輯按鈕圖像”來調用按鈕編
Excel 2003函數應用完全手冊