機關(guān)文件格式級字體規(guī)定

主體部分 主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注等要素組成。

（1）標題 公文標題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。它位于公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。在撰寫公文標題時，發(fā)文機關(guān)名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如果文件首頁有發(fā)文機關(guān)標識，其標題可省略發(fā)文機關(guān)名稱。事由是標題的主題部分，應(yīng)準確、簡煉地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。公文的標題通常有四種形式：一是發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。 二是事由和文種兩個要素構(gòu)成的公文標題。 三是發(fā)文機關(guān)名稱和公文文種兩個要素構(gòu)成的公文標題。四是只標明文種的公文標題。

（2）主送機關(guān) 主送機關(guān)是負有公文主要處理責(zé)任的受文機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，如需要同時報送另一上級機關(guān)，可用抄送形式。下行文可以有若干機關(guān)。有些公文，如周知性公文可以省略此項。主送機關(guān)的書寫位置是：標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

（3）正文 正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖。 正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內(nèi)容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結(jié)尾部分根據(jù)文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫法。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

（4）附件 附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應(yīng)當(dāng)注明所附材料的名稱，件數(shù)。附件是為了避免正文過長的內(nèi)容隔裂而附，對正文起說明、注釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內(nèi)容，正文僅起批準、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.****”）；附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

（5）成文日期 公文成文日期一般以機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期為準；法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準的時間為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。成文日期要用漢字標注，并將年、月、日標全，“零”寫為“O”。

（6）公文生效標識 公章是公文生效的標志。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3㎜。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

（7）附注 附注是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術(shù)語，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

 3．版記部分 版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關(guān)名稱、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

補充內(nèi)容

（1）主題詞 主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，后標反映文件形式的詞。當(dāng)詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。 “主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送機關(guān) 抄送機關(guān)是指主送機關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機關(guān)。標注抄送機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用該機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機關(guān)都要從實際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應(yīng)漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。

（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間 公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔(dān)。 印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。印發(fā)機關(guān)時間位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)在左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標識。

（4）版記中的反線 版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

（5）版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

（一） 版頭全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字或加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在文件首頁上部。
    （二） 發(fā)文字號一般橫向居中標注于版頭與星線之間偏下。上報公文的發(fā)文字號可標注于版頭左下方，與“簽發(fā)人”相對應(yīng)。發(fā)文字號用四號仿宋體字排印。
    （三） 簽發(fā)人上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)用三號楷體字標注“簽發(fā)人”，并在“簽發(fā)人”后面標注簽發(fā)人姓名。
    （四） 標題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方，用二號宋體字，居中排印。     （五） 主送機關(guān)主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類機關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，用三號仿宋體字頂格排印。
    （六） 正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或者主送機關(guān)下方。文中大小題號要按以下順序使用：第一級“一、二、三等等”，用三號黑體字。第二級“（一）、（二）（三）等等”用三號仿宋體字。第三級“1。2。3。等” 第四級“（1）（2）（3）等” 文件使用的字體字號，正文用三號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）的通知，通知正文用三號楷體字，被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）文件用三號仿宋體字。
   （七） 附件應(yīng)當(dāng)置于正文之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后，發(fā)文機關(guān)署名之前，注明附件的名稱。附件要另起版，標題用二號宋體字，正文用三號仿宋體字。
   （八）發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當(dāng)有全稱或者規(guī)范性簡稱，位于正文的右下方，最后一字與正文空四個字距離。
   （九）成文日期決議、決定、條例、規(guī)定等不標明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。打印文件的發(fā)文機關(guān)署名、成文日期如與正文不在同一頁時，應(yīng)在空頁左上角標注“（此頁無正文）”，日期第一字向右縮進兩個字的距離。
   （十）印章除會議紀要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。用印位置在成文日期的上側(cè)。
   （十一）印發(fā)傳達范圍用三號仿宋體字加括號空兩格標注于成文日期左下方。
   （十二）主題詞“主題詞”三字用三號黑體字，詞組用三號書宋（宋體字）加黑，詞組間空一個字。
   （十三）抄送機關(guān)標注于印制版記上方，主題詞下方，用四號仿宋體字。
   （十四）印制版記由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期用四號仿宋體字置于文件末頁下端兩條間隔線中間，印刷份數(shù)用五號仿宋體字加括號置于間隔線右下方。