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淺談如何做好辦公室工作 辦公室是一個(gè)單位的樞紐，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障的作用。如何充分發(fā)揮辦公室的作用，本人談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。 一、克服“兩種思想”，切實(shí)發(fā)揮辦公室主觀能動(dòng)作用 克服被動(dòng)工作的思想。辦公室工作不像業(yè)務(wù)科室能夠?qū)︻A(yù)期的工作作出部署和安排。被動(dòng)性是辦公室工作的特點(diǎn)之一。但要做好辦公室工作，就必須發(fā)揮人員的主動(dòng)性，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，就被動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)于當(dāng)前全局性的重大工作任務(wù)，做到早醞釀，早部署，早行動(dòng)，力求把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，融入工作實(shí)際。
克服得過且過的思想。辦公室工作，不像業(yè)務(wù)科室有具體的量化指標(biāo)可以考核，其彈性相對(duì)來說比較大。因此抱著“只要不出差錯(cuò)，工作就算圓滿完成”思想的人大有人在。因此，要倡導(dǎo)良好的工作態(tài)度，做每一項(xiàng)工作都要牢牢樹立質(zhì)量意識(shí)，從一個(gè)通知下沒下好，一條信息有沒有把握住，一次接待到?jīng)]到位入手，把小事做細(xì)，于細(xì)節(jié)之處見水平，以每一個(gè)細(xì)節(jié)的完美鑄就辦公室整體工作的卓越。
二、樹立“三種意識(shí)”，整體推動(dòng)辦公室高效運(yùn)轉(zhuǎn) 務(wù)實(shí)意識(shí)。辦公室人員樹立務(wù)實(shí)意識(shí)要做到“三到位”：①思想要到位。從思想上筑牢一切從實(shí)際出發(fā)的思想觀念。調(diào)查研究要摸實(shí)情，把工作中存在的問題、干部群眾的真實(shí)想法收集上報(bào)；宣傳報(bào)道以事實(shí)為依據(jù)，不夸大，不縮小，確保真實(shí)性；總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不故意拔高，憑空捏造，而是據(jù)實(shí)總結(jié)，讓人信服。②工作要到位。要扎實(shí)工作，雷厲風(fēng)行，說干就干。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，及時(shí)完成，做到事事有交待，件件有回音；群眾、同志交辦的事，要放在心上，件件落實(shí)，做到不敷衍、不應(yīng)付、不推諉、言必行、行必果。③做人要到位。有一句老話：做官先做人?？梢娮鋈说臉O端重要性。要說老實(shí)話，做老實(shí)人，辦老實(shí)事。為人處事，不陽奉陰違，不搞不利于團(tuán)結(jié)的事，不說不利于團(tuán)結(jié)的話，堂堂正正做人。 奉獻(xiàn)意識(shí)。筆者認(rèn)為，奉獻(xiàn)包含三個(gè)方面的內(nèi)涵：①對(duì)本職工作的奉獻(xiàn)。要保持一顆平靜的心態(tài)，對(duì)本職工作兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻(xiàn)而不索取，耐得住生活清苦，守得住生活寂寞。②對(duì)個(gè)人利益的奉獻(xiàn)。在個(gè)人利益與集體、人民的利益發(fā)生矛盾時(shí)，個(gè)人利益服從集體、人民的利益，合小家，為大家，吃苦在前，享受在后。③對(duì)個(gè)人名利的奉獻(xiàn)。淡泊名利，埋頭苦干，不求任何回報(bào)。經(jīng)受得住各種誤解、委屈和挫折，包容得起各種酸甜苦辣。 參謀意識(shí)。辦公室應(yīng)當(dāng)圍繞當(dāng)前的大局積極思考，當(dāng)好參謀，貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，力爭(zhēng)謀在關(guān)鍵處，謀在點(diǎn)子上。這就必須依靠對(duì)事物的了解、對(duì)事物的判斷分析以及在實(shí)際工作中慢慢積累的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能提出切實(shí)可行的參考意見。要想為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好稱職的“參謀”，就必須多跑基層，集中群眾智慧，總結(jié)群眾經(jīng)驗(yàn)，磨練自己的思維，形成自己的觀點(diǎn)。要注意兩點(diǎn)：①為領(lǐng)導(dǎo)參謀時(shí)要注意方法，掌握分寸，既不能缺位，也不能越位；②不向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)讒言，要一心為公，維護(hù)干群團(tuán)結(jié)。 三、提升“四種能力”，充分發(fā)揮辦公室參謀助手作用 業(yè)務(wù)工作能力。主要包括兩個(gè)方面，一是要對(duì)本行業(yè)的法律法規(guī)和政策相當(dāng)熟悉，對(duì)本行業(yè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)了解透徹。政策水平不高，就無法參謀；二是要有深厚的寫作功底，要具備理論概括、綜合分析能力，能夠及時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)的要求寫出高水平的材料。 信息收集能力。信息收集講求快、準(zhǔn)、實(shí)。“快”就是要快速收集，及時(shí)上報(bào)。“準(zhǔn)”就是指收集的信息是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的，群眾關(guān)心的，與當(dāng)前一段時(shí)期國家方針政策密切相連。“實(shí)”就是真實(shí)，真實(shí)是信息的“生命線”。
綜合調(diào)研能力。善于從獲取的第一手材料中，挖掘其潛在的豐富內(nèi)涵，由此及彼、由表及里地深入研究，找出反映客觀事物規(guī)律性、趨勢(shì)性的東西，以指導(dǎo)本行業(yè)的工作。
協(xié)調(diào)平衡能力。辦公室工作處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，搞好協(xié)調(diào)平衡是辦公室的一項(xiàng)重要職能。對(duì)上，要及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，積極貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的決策。對(duì)下，要密切與基層的聯(lián)系，及時(shí)掌握基層工作情況，摸實(shí)情，知真情。對(duì)內(nèi)，注意多溝通、多配合、多商量，把分工與協(xié)作更好地結(jié)合起來。 圍繞提升“四種能力”，必須做到以下“三向”。 向?qū)W習(xí)要能力。辦公室的特殊位置及其所承擔(dān)的重要職責(zé)，決定了辦公室人員都必須具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。要著力創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室，以及懶于學(xué)習(xí)、得過且過為恥的學(xué)習(xí)風(fēng)氣，引導(dǎo)辦公室人員樹立終身學(xué)習(xí)、全員學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)、自主學(xué)習(xí)的新理念。學(xué)習(xí)方式要靈活，向書本學(xué)、向群眾學(xué)、向領(lǐng)導(dǎo)同志學(xué)、向業(yè)務(wù)骨干學(xué)，真正把學(xué)習(xí)當(dāng)成一項(xiàng)工作、一種責(zé)任、一種境界，不斷提高政策理論水平和專業(yè)知識(shí)水平，做到“張嘴能說、提筆能寫、有事能辦、無事能思”。 向?qū)嵺`要能力。“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。實(shí)踐是最好的老師。辦公室要選擇一些與當(dāng)前發(fā)展大局結(jié)合得比較緊密的課題，開展調(diào)查研究，在實(shí)踐中提高分析和解決實(shí)際問題的能力。
向借鑒要能力。對(duì)別人成功的經(jīng)驗(yàn)和做法，要有比較，有鑒別，通過綜合分析，取其精華，把別人的工作思路、工作方法和工作技巧轉(zhuǎn)化為自己的工作能力。同事之間可以相互探討學(xué)習(xí)，虛心請(qǐng)教；兄弟單位之間可以學(xué)習(xí)取經(jīng)，取長補(bǔ)短。以借鑒為手段，快速提升實(shí)際操作能力。
四、謀求“五種創(chuàng)新”，突破辦公室原有服務(wù)理念 在服務(wù)內(nèi)容上求創(chuàng)新。辦公室最基本的工作就是服務(wù)，服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。要重點(diǎn)解決為日常性工作服務(wù)與為重點(diǎn)工作服務(wù)的關(guān)系。比如接聽電話、辦文辦會(huì)等日常性工作，看起來是小事，但不能疏忽大意，不能出現(xiàn)差錯(cuò)，要認(rèn)真對(duì)待，縝密處理。對(duì)重點(diǎn)工作，則要集中主要精力處理，以大局為先，為大局服務(wù)。
在管理機(jī)制上求創(chuàng)新。沒有規(guī)矩，不成方圓。辦公室在內(nèi)部管理機(jī)制上要引入科學(xué)的目標(biāo)體系、執(zhí)行明確的責(zé)任體系、強(qiáng)化嚴(yán)格的考核體系以及構(gòu)建和諧的人文體系，方能在綜合管理水平上得到不斷提高。引入科學(xué)的目標(biāo)體系。目標(biāo)明確，方向清晰，對(duì)于一個(gè)集體來講，能產(chǎn)生凝聚力和動(dòng)員力；對(duì)于一個(gè)來講，就能產(chǎn)生壓力，激發(fā)戰(zhàn)斗力。執(zhí)行明確的責(zé)任體系。健全辦公室工作各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任制，每一項(xiàng)工作都要具體落實(shí)到人，形成“一級(jí)抓一級(jí)、逐級(jí)抓落實(shí)”的工作格局。強(qiáng)化嚴(yán)格的考核體系。制定科學(xué)、明確、具體的工作考核標(biāo)準(zhǔn)和辦法。對(duì)辦公室工作目標(biāo)和責(zé)任落實(shí)情況進(jìn)行經(jīng)常性的檢查。構(gòu)建和諧的人文體系。創(chuàng)造和諧溫暖的工作環(huán)境，提倡健康的人際交往關(guān)系，人與人之間和睦相處，大家在生活上互相關(guān)心，工作上互相支持。
在督辦檢查上求創(chuàng)新。督查要敢于動(dòng)真碰硬，不能搞應(yīng)付、走過場(chǎng)，特別是對(duì)于沒有將決策落實(shí)到位的環(huán)節(jié)和問題，要一督到底，查出實(shí)效。
在隊(duì)伍建設(shè)上求創(chuàng)新。辦公室工作要爭(zhēng)一流、出成績(jī)，關(guān)鍵在人。要牢固樹立以人為本的觀念，進(jìn)一步提高辦公室人員的素質(zhì)，打造一支政治合格、業(yè)務(wù)精湛、作風(fēng)過硬，能打硬仗的干部職工隊(duì)伍。要努力實(shí)現(xiàn)“兩大突破”：在辦公手段上取得突破，鼓勵(lì)辦公室人員掌握先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和一體化，最大限度地提高辦事效率；在對(duì)外形象上取得突破，樹立正確的群眾觀念，不論是誰來到辦公室，都要熱情接待，對(duì)能辦的事情馬上就辦，不能辦的事情要耐心解釋清楚，需要到業(yè)務(wù)科室辦事的積極幫助聯(lián)系工作人員。
在解決問題上求創(chuàng)新。辦公室人員要具備解決突發(fā)性事件能力，不能在突發(fā)性事件來臨之際，思想混亂，無所適從。所以，在日常工作當(dāng)中，要當(dāng)一個(gè)有心人，留心觀察領(lǐng)導(dǎo)是怎樣應(yīng)對(duì)突發(fā)性事件的，其成功之處表現(xiàn)在哪些方面。遇事要多想想怎樣解決效果會(huì)更好，不能形成思維定勢(shì)，要敢于打破常規(guī)，多形式、多手段、多途徑解決問題。 |
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