公文格式和行文規(guī)則 一、公文文面格式 公文文面格式是指公文中各要素(各組成部分)的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則,包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。 黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭(報(bào)頭)、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度(等級)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱(附件說明)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記、公文二維條碼22個(gè)要素組成。 (一)版頭 行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識主要有3種形式:一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成,即“文頭紙”;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”組成,如“省政府令”;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加武文線組成,即“函頭紙”。對于上報(bào)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。 (二)份號 即份數(shù)序號,是同一件公文印制份數(shù)的順序號。用電報(bào)傳送的秘密公文,不標(biāo)注份號。絕密、機(jī)密、秘密電報(bào)均屬密碼電報(bào),均應(yīng)按密碼電報(bào)的管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格管理。 (三)密級與保密期限 公文中的密級(包括國家秘密)分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級。商業(yè)秘密分為商業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密2個(gè)等級。密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文密級標(biāo)注在份號下方,兩字之間空1字;行政機(jī)關(guān)的公文密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級與保密期限,黨政機(jī)關(guān)的公文都用3號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行,秘密等級中間不空格,并與保密期限之間用“★”隔開。 (四)緊急程度(等級) 黨的機(jī)關(guān)的緊急公文,分別標(biāo)明“特急”、“加急”用3號黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁頁版心右上角,兩字之間空1字;行政機(jī)關(guān)的緊急公文,分別標(biāo)明“特急”、“急件”,用3號黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行。如無密級則標(biāo)注在第1行。電報(bào)的緊急程度叫等級,分“特提、特急、加急、平急”4種,用3號仿宋體字標(biāo)注,其辦理公文的時(shí)間要求分別是1天、3天、5天、10天。 (五)發(fā)文字號 發(fā)文字號是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱,不能簡寫。發(fā)文順序號分年度從1號起,按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號,不能跳號,不留有空號,不隨意編號,不編虛位(即“1”不編為“001”),不加“第”字。應(yīng)注意三個(gè)問題:一是發(fā)文字號一經(jīng)確定,應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文,一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號,行政機(jī)關(guān)的用3號仿宋體字標(biāo)注于版頭(發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識)下空1行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注;上行文的標(biāo)注于左側(cè),與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱,左右兩邊各空1字排印。 (六)簽發(fā)人 上行文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成。某些重要的公文有會簽人的,還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿宋體字標(biāo)注會簽人及其姓名。標(biāo)注簽發(fā)人的目的是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任,使之認(rèn)真把好公文關(guān)。 應(yīng)注意兩個(gè)問題:一是聯(lián)合行文,有多個(gè)簽發(fā)人,一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色橫隔線;二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。 (七)標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(全稱或規(guī)范化簡稱)、公文主題和文種組成,位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字,副標(biāo)題用3號楷體字,居中排印。應(yīng)注意三個(gè)問題:一是聯(lián)合行文時(shí)各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序,主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面,其余依次排列。二是在有雙文種的公文(又叫復(fù)合性公文)中應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。 (八)主送機(jī)關(guān) 在標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印,回行時(shí)頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí),應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上。 在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中,只有通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān);決議、決定、指標(biāo)、命令(令)、意見、公報(bào)、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān);通報(bào)可標(biāo)也可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān),但表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、通報(bào)人大和政協(xié)選舉結(jié)果,可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。 (九)正文 正文位于主送機(jī)關(guān)下方,不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文,正文位于成文日期下方。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。要注意不要把“1.”的小圓點(diǎn)寫了頓號。在正文層次不多的情況下,第一層用“一、”,第二層可用“1.”,但不能用“(1)”。 正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體,均用3號字印制。只有一級小標(biāo)題的,小標(biāo)題用黑體字排??;有兩級小標(biāo)題的,第一級用黑體字排印,第二級用楷體字排??;有多級小標(biāo)題的,第一級用小標(biāo)宋體排印,第二級用黑體字排印,第三級用楷體字排印,第四級用仿宋體字排印。 法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標(biāo)題居中排印,占兩行;非法規(guī)性公文的小標(biāo)題的第一行與正文的每一個(gè)自然段的第一行左邊空兩個(gè)字排印,行距相同。獨(dú)立成段的小標(biāo)題,末尾無標(biāo)點(diǎn)符號;小標(biāo)題之后接著排印正文的,末尾有句號。 (十)附件 應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。附件名稱與正文空1行,左側(cè)空2字,用3號仿宋體字排印“附件”2字,后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。 附件置于主件之后,另起一頁開始排印,并與主件裝訂在一起,公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。不能裝訂在一起的,公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。 (十一)發(fā)文機(jī)關(guān)署名 單一機(jī)關(guān)和兩個(gè)機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名,3個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,應(yīng)署名。署名時(shí)將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間,主辦機(jī)關(guān)排在前面,每行最多排3個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,最后一排如余一個(gè)或兩個(gè),均居中排印,以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。 (十二)成文日期 一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn);經(jīng)會議討論通過的決議、決定等,以會議通過的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);應(yīng)當(dāng)寫明年月日,年份不能簡寫。單一機(jī)關(guān)行文,成文日期在正文之下一般空4行、右空4個(gè)字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文將成文日期拉開,左右各空7個(gè)字排印。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí),成文日期可請示簽發(fā)人重新確定,或由辦文者提出意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。 (十三)印章 除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。 加蓋印章時(shí),要做到端正、清晰,上沿不壓正文,下沿在成文日期之下。單一機(jī)關(guān)行文印章距正文2-4mm,居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章的中心線壓在成文日期上。不得蓋空白章。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),主辦機(jī)關(guān)在前,兩個(gè)印章均壓成文日期,互不相交或相切,相距不超過3mm。當(dāng)關(guān)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),每行最多排3個(gè)印章,主辦機(jī)關(guān)在前,印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處,兩端不得超出版心;最后一行如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取“此頁無正文”的方法解決。 省直各公司來省社蓋章,凡是股東決議、會議紀(jì)要、章程,涉及到人、財(cái)、物的重要文件材料等,都必須備有兩份留省社存檔,且所有股東(包括省社派出的股東代表)均須在股東決議上簽名。 (十四)主題詞 “主題詞”三個(gè)字用3號黑體字,居左頂格標(biāo)注,后標(biāo)全角冒號;主題詞用3號小標(biāo)宋體字;一篇公文最多不超過5個(gè)主題詞。每個(gè)詞目之間空1行,一行排不完的另起一行與第一行主題詞的第一個(gè)字對齊排印。 (十五)抄送機(jī)關(guān) 在印制版記上方,主題詞下方,并用橫線與主題詞和印制版記隔開,抄送機(jī)關(guān)按機(jī)關(guān)大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列,回行時(shí)與冒號后的抄送名稱對齊。用3號仿宋體字,左空1字排印;抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開,末尾用句號。 (十六)印制版記 行政機(jī)關(guān)的公文只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間,印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字,用3號仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間以付印日期為準(zhǔn)。翻印上級機(jī)關(guān)的公文,應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位,印發(fā)時(shí)期改為翻印日期,用圓括號標(biāo)注共印份數(shù)。 (十七)公文排印、裝訂格式 除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞用小標(biāo)宋體字,密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字,份數(shù)序號用2號全身黑正體字外,其余文字都是用3號仿宋體字。黨的機(jī)關(guān)用16開公文紙排印。行政機(jī)關(guān)用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙,正文用3號仿宋體字,每頁排22行,每行排28個(gè)字。要求雙面印刷,頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm。頁碼用4號半角白體標(biāo)注,雙頁碼居左空1空,空白頁不標(biāo)注頁碼。 二、行文關(guān)系 公文的行文關(guān)系主要有6種關(guān)系: 1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。指有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。即具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級之間的關(guān)系,不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。上下級機(jī)關(guān)之間用下行文文種,平行機(jī)關(guān)之間用函行文。3.綜合管理與被管理的關(guān)系。包括歸口管理與被歸口管理的關(guān)系。4.屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。5.監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。6.平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。 特別要注意第6種關(guān)系: (1)平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系,指沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間因工作上的相互聯(lián)系而進(jìn)行的公文往來關(guān)系。這種工作上的相互聯(lián)系,一般以公文為媒介,請受文單位予以支持、幫助或予以協(xié)助或予以批準(zhǔn)等。 常見的錯(cuò)誤有:①行文對象級別高,就認(rèn)為本機(jī)關(guān)與行文對象是上下級之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系;②行文對象有管理實(shí)權(quán),行文時(shí)作上級對待,以示尊重。以上都是不符合行文規(guī)則的,應(yīng)予以糾正。 (2)平行機(jī)關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理與被管理的關(guān)系,指沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間,其某些業(yè)務(wù)工作應(yīng)接受業(yè)務(wù)主管部門的統(tǒng)一管理。平行機(jī)關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理工作,如報(bào)請批準(zhǔn)、批準(zhǔn)后的答復(fù)、進(jìn)行監(jiān)督管理、下達(dá)管理規(guī)范等,應(yīng)用函行文。常見的錯(cuò)誤有:把業(yè)務(wù)主管部門當(dāng)作自己的上級機(jī)關(guān),請求批準(zhǔn)時(shí)錯(cuò)用文種,即該用“函”,卻用“請示”、“報(bào)告”。 三、行文方式和規(guī)則 行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。在處理行文關(guān)系上,黨政機(jī)關(guān)必須遵守以下規(guī)則: 1.向下級機(jī)關(guān)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。 2.黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文,但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。 3.黨委、政府的辦公廳(室)可以根據(jù)黨委、政府的授權(quán),分別向下級黨委、政府行文。黨委的其他部門,不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府的授權(quán),分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級政府正式行文。 部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。因?yàn)檗k公廳(室)是辦事機(jī)構(gòu)和綜合機(jī)構(gòu),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán)可以對外正式行文,其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不是獨(dú)立的單位,不具備法人資格,也不能代表部門,不得對外正式行文。 4.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。 5.同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的條件是:級別相同、共同管理的事項(xiàng)或有關(guān)事項(xiàng),但不宜過多,凡屬政府職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng),則不需與黨委聯(lián)合行文。 6.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng),經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。 7.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項(xiàng);上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。 8.不相隸屬機(jī)關(guān)之間,不論級別如何,只能用函行文,用協(xié)商的口氣以尊重對方,用陳述性語言以示禮貌,不能在函中帶有指令性、指示性、指揮性、決斷性的語言,不能居高臨下,不能用上級對下級的口氣行文。 9.必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報(bào)告工作。 “請示”公文是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、幫助解決問題的文種;“報(bào)告”是下級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問使用的文種。“請示”和“報(bào)告”行文的目的和作用不同,內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同,行文時(shí)限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。 (1)向上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級機(jī)關(guān);如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知,可以抄送。應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),不得在非請示中夾帶請示事項(xiàng);其他機(jī)關(guān)需要周知和支持的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。報(bào)告只能供上級機(jī)關(guān)閱知,無需批復(fù)。請示上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)本部門的公文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送批轉(zhuǎn)通知及被批轉(zhuǎn)公文(如報(bào)告、意見、方案等)的代擬稿。 (2)不得越級向上級機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。 (3)請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí),應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào);經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí),應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。 (4)除特殊情況外,請示應(yīng)當(dāng)送上級機(jī)關(guān)的辦公廳(室)按規(guī)定程序處理,不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人,除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。 特殊情況是指突發(fā)事件、上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人已了解情況和直接交辦的事項(xiàng)。上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人已了解的情況并直接交辦的事項(xiàng),這有兩種情況,一是領(lǐng)導(dǎo)人明確要求呈報(bào)機(jī)關(guān)將公文直接送給他個(gè)人的;二是領(lǐng)導(dǎo)人批示或口頭指示按辦文程序辦理的,交秘書部門按正常的程序辦理,秘書部門必須嚴(yán)把辦文關(guān),不得因領(lǐng)導(dǎo)人有批示而降低辦文的質(zhì)量。 (5)屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。 (6)黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán),不得越過本級黨委向上級級黨委主管部門請示重大問題。 (7)對不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文,上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級呈報(bào)機(jī)關(guān)。不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文主要指不符合行文規(guī)則的請示、報(bào)告和代擬稿等。 (8)公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)。 |
|