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5、處理大型Word文檔的命令和技巧二 在處理一般的Word文檔時(shí)，我們并不會(huì)特別注意到頁眉頁腳等功能。但是，對(duì)于大型文檔來說它們可都是無價(jià)之寶。好幾十頁的一篇東西，如果你把它打印出來之后搞亂了各頁的次序......天！想想后果吧。但要是有了頁眉和頁腳，重新按次序整理將非常Easy。 上期，我們介紹了"頁眉"、"頁腳"以及"高級(jí)頁號(hào)"等內(nèi)容，您學(xué)會(huì)了嗎？處理大型Word文檔，除了以上方法，還有更多技巧，請(qǐng)看： 用標(biāo)題分割內(nèi)容 創(chuàng)建大型Word文檔時(shí)，最好用標(biāo)題把包含不同主題的頁面分割開來。使用標(biāo)題方便閱讀者分層次閱讀文檔，使得他們能夠很容易地找到各個(gè)主題。 要格式化標(biāo)題，最簡單的方法是使用樣式，比如默認(rèn)標(biāo)題樣式"標(biāo)題1"、"標(biāo)題2"等。用樣式格式化標(biāo)題時(shí)，你可以很容易地得到文檔內(nèi)容目錄。 要把樣式應(yīng)用到標(biāo)題，請(qǐng)先用鼠標(biāo)選中標(biāo)題文字，然后從"格式"工具條的"樣式"下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式，點(diǎn)擊樣式下拉列表的時(shí)候按住"Shift鍵"就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉(zhuǎn)化成三種主要的標(biāo)題樣式——"標(biāo)題1"、"標(biāo)題2"、"標(biāo)題3"的話，你可直接使用鍵盤快捷方式，它們分別是："Ctrl+Alt+1"、"Ctrl+Alt+2"、"Ctrl+Alt+3"(如圖1)。 用默認(rèn)樣式格式化標(biāo)題的優(yōu)點(diǎn)之一在于它有生成內(nèi)容目錄的能力。要生成內(nèi)容目錄，你只需把光標(biāo)移到要插入目錄的位置(通常是文檔開頭)，然后選擇菜單"插入/索引和目錄"，選擇"目錄"選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊"確定"按鈕。Word將自動(dòng)在光標(biāo)所在位置插入一個(gè)目錄。 用結(jié)構(gòu)圖快速導(dǎo)航 用樣式格式化文檔標(biāo)題的另外一個(gè)優(yōu)點(diǎn)在于，我們可以方便地利用文檔結(jié)構(gòu)圖進(jìn)行快速導(dǎo)航。要查看文檔結(jié)構(gòu)圖，請(qǐng)選擇菜單"視圖/文檔結(jié)構(gòu)圖"，此時(shí)屏幕的左邊就會(huì)顯示出文檔的標(biāo)題列表。點(diǎn)擊這個(gè)列表中的任意一個(gè)標(biāo)題，文檔主編輯區(qū)就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到該標(biāo)題所在位置。 如果你使用的是Word 2000，大型文檔既可以用內(nèi)容目錄導(dǎo)航，也可以用文檔結(jié)構(gòu)圖導(dǎo)航。內(nèi)容目錄中的每一項(xiàng)都是指向文檔中相應(yīng)標(biāo)題的超級(jí)鏈接，點(diǎn)擊任意一項(xiàng)你就可以轉(zhuǎn)到文檔的相應(yīng)部分。要快速返回文檔的開頭，你只要按下"Ctrl+Home"鍵即可。 導(dǎo)航大型文檔的另外一種方法是使用"編輯"菜單的"查找"功能查找特定的文字。例如，假設(shè)你要查找文檔中介紹"購機(jī)選擇"的那一部分，你可以直接搜索"購機(jī)選擇"這幾個(gè)字。倘若文檔中這幾個(gè)字出現(xiàn)次數(shù)不是很多，在"查找和替換"對(duì)話框中你可以點(diǎn)擊"查找"以及"查找下一次"按鈕查找單詞的下一次匹配，找到正確的位置之后點(diǎn)擊"取消"按鈕即可。 為圖形加上題注 當(dāng)你在文檔中加入圖形和圖表時(shí)，不要忘了對(duì)它們進(jìn)行編號(hào)并加上說明。在Word中，為圖形加上題注是很方便的：先選中圖形，然后選擇菜單"插入/題注"，在對(duì)話框中輸入對(duì)圖形的說明，最后點(diǎn)擊"確定"，Word將自動(dòng)對(duì)圖形進(jìn)行編號(hào)并加上說明。如果你以后在這個(gè)圖形之前加上了其他圖形，或者刪除了這個(gè)圖形之前的圖形，則Word將自動(dòng)修改圖形編號(hào)。 如果你想要在文檔內(nèi)部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉(zhuǎn)換成圖文框。然后，把光標(biāo)移到需要插入題注引用的地方，選擇菜單"插入/交叉引用"，從"引用類型"列表，選擇"圖表"(如圖3)，從"引用內(nèi)容"列表選擇你想要的引用類型，在"引用哪一個(gè)題注"中選擇正確的題注，最后點(diǎn)擊"插入"按鈕?，F(xiàn)在文檔中插入了對(duì)指定圖形題注的引用。如果由于圖形的前面加上或者刪除了其他圖形而導(dǎo)致圖形編號(hào)改變，文檔將自動(dòng)地進(jìn)行相應(yīng)的更新?！?SPAN lang=EN-US> 6、Word2000的六項(xiàng)重要設(shè)置 一.度量單位 word中的度量單位有厘米、毫米、磅(1厘米約等于 "度量單位"下拉列表框的下面還有一個(gè)"使用字符單位"復(fù)選框，如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標(biāo)尺上的刻度值是"字符"；"格式"→"段落"對(duì)話框的"縮進(jìn)和間距"選項(xiàng)卡上"縮進(jìn)"以"字符"來度量，"段前"、"段后"以"行"來度量。 二.取消word97不支持的功能 在"工具→選項(xiàng)"的"保存"選項(xiàng)卡上有一個(gè)"取消word97不支持的功能"的復(fù)選框。 一旦選中該復(fù)選框，就無法使用word97不支持的功能，如在表格單元格中插入表格的功能。具體表現(xiàn)為：當(dāng)光標(biāo)移入表格單元格中后，"表格→插入"選單下的"插入表格"命令以及表格工具欄上"插入表格"按鈕無法使用。 三.即點(diǎn)即輸 在"工具→選項(xiàng)"的"編輯"選項(xiàng)卡上有一個(gè)"即點(diǎn)即輸"選項(xiàng)區(qū)，共有兩項(xiàng)設(shè)置，即"啟用‘即點(diǎn)即輸'"復(fù)選框和"默認(rèn)段落樣式"下拉列表框。需使用即點(diǎn)即輸功能，則應(yīng)選中"啟用‘即點(diǎn)即輸'"復(fù)選框，然后在"默認(rèn)段落樣式"下拉列表框中選定所需的段落樣式(缺省值為"正文")。 四.嵌入truetype字體 當(dāng)文檔中包含某些特殊字體(一般電腦上不安裝的字體)，如office2000所帶的繁體字———mingliu，為了能在其它未裝特殊字體的電腦上能正常打開該文檔，可在文檔中嵌入truetype字體。方法是：將"工具→選項(xiàng)"的"保存"選項(xiàng)卡上的"嵌入truetype字體"復(fù)選框選中。 由于一個(gè)truetype字體文件的長度，小則數(shù)兆，大則十多兆，所以嵌入truetype字體后，文檔長度一般將增至數(shù)十兆，給編輯、使用帶來極大不便。如果再選中"只嵌入所用字符"復(fù)選框，則文檔的長度不會(huì)增大很多，但在其它電腦上不能編輯文檔中特殊字體部分的內(nèi)容。 五.首行縮進(jìn) 是否選用首行縮進(jìn)功能，可在"段落"→"縮進(jìn)和間距"→"特殊格式"下拉列表框中設(shè)定。如果不選用，則必須將"工具→自動(dòng)更正"的"鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式"和"自動(dòng)套用格式"選項(xiàng)卡上的"首行縮進(jìn)"復(fù)選框取消。 如果選用首行縮進(jìn)功能，則選中"工具"→"選項(xiàng)"對(duì)話框"常規(guī)"選項(xiàng)卡上的"使用字符單位"復(fù)選框。這樣"首行縮進(jìn)"的距離值就以字符來度量，從而省略每次改變字體大小后，重新設(shè)定"度量值"的工作。 六.文檔網(wǎng)格 在"文件→頁面設(shè)置→文檔網(wǎng)格"選項(xiàng)卡上有四種選擇，即："無網(wǎng)格"、"只指定行網(wǎng)格"(默認(rèn))、"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"和"文字對(duì)齊字符網(wǎng)格"。用戶可以根據(jù)編輯文檔的類型，選用其中的某一種。 編輯普通文檔時(shí)，宜選擇"無網(wǎng)格"。這樣能使文檔中所有段落樣式文字的實(shí)際行間距均與其樣式中的規(guī)定一致。 編輯圖文混排的長文檔時(shí)，則應(yīng)選擇"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"。否則重新打開文檔時(shí)，會(huì)出現(xiàn)圖件不在原處的情況。 7、利用Word 2000閱讀電子文檔 時(shí)下隨著大量免費(fèi)電子郵件雜志的涌現(xiàn)，中文讀書軟件逐漸流行起來，如ReadBook、e-book之類。這些讀書軟件有一個(gè)普遍的共同點(diǎn)：就是支持多種格式的文檔，并且可以自由設(shè)定自動(dòng)滾屏以方便閱讀。其實(shí)Word 2000比起這些軟件來毫不遜色，現(xiàn)在讓我們看一看如何把Word 2000變成一款"讀書軟件"。 第一步：打開將要閱讀的文檔，選擇[工具]菜單中的[選項(xiàng)]命令，然后單擊[常規(guī)]標(biāo)簽，在"常規(guī)選項(xiàng)"中將"藍(lán)底白字"選上。這樣做利于消除眼睛疲勞，事實(shí)上許多讀書軟件也是這么做的，如ReadBook?！ ?SPAN lang=EN-US> 第二步：單擊[視圖]菜單中的[網(wǎng)絡(luò)線]命令，這時(shí)屏幕上便出現(xiàn)等間距的坐標(biāo)線，這樣做的目的是為了便于閱讀。 第三步：選擇[工具]菜單中的[自定義]命令，在彈出的[自定義]對(duì)話框中單擊[命令]標(biāo)簽，在"類別"一欄中選擇"所有命令"并用鼠標(biāo)在"命令"一欄中將"AutoScroll"拖至工具欄中任一位置，這時(shí)出工具欄上便會(huì)出現(xiàn)"自動(dòng)滾動(dòng)"快捷按鈕，只需點(diǎn)擊一下，鼠標(biāo)便會(huì)在屏幕右側(cè)的垂直滾動(dòng)條中變成一上一下的兩個(gè)"▲"和"▼"?！?SPAN lang=EN-US> 向上輕移鼠標(biāo)，便可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)向上卷屏；同理，向下移動(dòng)便可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)向下卷屏。離垂直滾動(dòng)條頂端或底端越近，卷屏速度越快；離滾動(dòng)條中點(diǎn)越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢讀文章了，悠哉樂哉！讀到精彩之處，想要停下來細(xì)看怎么辦？沒關(guān)系，隨便點(diǎn)一下鼠標(biāo)就會(huì)停下來，要繼續(xù)則再次按下該快捷按鈕即可。今天讀不完，可以選擇[插入]菜單中的[書簽]命令做個(gè)書簽，保存起來留作下次讀書時(shí)備用。 怎么樣，這款"讀書軟件"還夠格的吧？事實(shí)上我寧愿用Word 2000來讀書，不僅因?yàn)樗膶?shí)質(zhì)性功能一點(diǎn)兒都不比專業(yè)的讀書軟件差，還因?yàn)樗С值奈臋n格式相對(duì)于平常的讀書軟件要多得多，而且如果文檔中含有圖片或背景音樂，Word 2000照樣支持，平常的讀書軟件則顯得無能為力。使用Word 2000的另一大理由是它還支持BIG5碼。 8、巧用格式刷快速設(shè)置段落和文字格式 在WORD的常用工具欄中有一個(gè)"格式刷"按鈕，它的功能就是將某一段落和文字的排版格式復(fù)制給另一段落和文字。因此通過格式刷可以實(shí)現(xiàn)以某一段落或某幾個(gè)文字的排版格式為藍(lán)本，將其它段落或文字均設(shè)置成此格式。方法是：對(duì)于段落，先將光標(biāo)停在源段落（藍(lán)本），然后點(diǎn)格式刷按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)指針變成一把小刷子，這時(shí)只需將刷子在目標(biāo)段落上單擊一下，目標(biāo)段落格式便與源段落格式變成一致；對(duì)于文字，先將源文字標(biāo)記成塊，然后點(diǎn)格式刷按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)指針變成一把刷子，這時(shí)只需將目標(biāo)文字標(biāo)記成塊，則目標(biāo)文字的格式與源文字變成一致。但這樣每次只能刷一次，若在點(diǎn)"格式刷"按鈕時(shí)雙擊，使其處于被按下的狀態(tài)，則可以接連刷若干次，（要取消格式光標(biāo)時(shí)，只需按ESC鍵或再次單擊"格式刷"按鈕）這對(duì)于要將多個(gè)格式比較復(fù)雜、位置比較分散的段落或文字的格式設(shè)成一致時(shí)，效率很高，免去了重復(fù)為每一個(gè)對(duì)象設(shè)置格式的麻煩。另外有興趣的朋友可鉆研一下"樣式"，利用它也可省去不少重復(fù)的操作。 9、利用矩形區(qū)域塊（列塊）完成一些特殊功能 在WORD中要將文字、段落標(biāo)記成塊，可能大多數(shù)用戶已經(jīng)很熟練，可還有一個(gè)有用功能未必大家都知道，那就是標(biāo)記矩形區(qū)域塊，方法是：先按ALT鍵不放，然后按住鼠標(biāo)左鍵在文檔區(qū)內(nèi)畫一個(gè)矩形區(qū)域，即可標(biāo)記一個(gè)矩形塊。然后對(duì)這個(gè)塊可像其它塊一樣進(jìn)行各種塊操作。這種方式在文檔內(nèi)容需要以列塊方式操作時(shí)很有用。例如當(dāng)文檔內(nèi)容中含有多個(gè)列數(shù)據(jù)（但又不宜采用表格），需要對(duì)各列進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制或改變列的間距等操作時(shí)。 10、Word2000中樣式的使用 Word提供了多種可供選擇的樣式。但是有時(shí)你可能需要?jiǎng)?chuàng)建新的樣式，或者更改所需的外觀。在創(chuàng)建新樣式時(shí)，你可以指定是否將它應(yīng)用到段落或字符中。另外，為樣式指定一個(gè)描述其結(jié)果的簡短、描述性名稱，可以使你和其他人在使用該樣式時(shí)能夠回想起其結(jié)果。要更改樣式，你可以調(diào)整已有樣式的格式設(shè)置。 （1）.創(chuàng)建新樣式 ①選定要將其格式保存為樣式的文本。 ②單擊"格式"菜單,單擊"樣式"，然后單擊新建。 ③鍵入簡短的、描述性名稱。 ④單擊"樣式類型"下拉箭頭，然后單擊"段落"，在樣式中包括所選文本的行距和頁邊距，或者單擊"字符"，在樣式中只包括格式，例如字體、字號(hào)和粗體。 ⑤單擊"后續(xù)段落樣式"下拉箭頭，然后單擊要在使用了該新樣式的段落后將應(yīng)用的樣式名稱。 ⑥單擊"添至模板"復(fù)選框，將新樣式保護(hù)到當(dāng)前模板中。 ⑦單擊"確定"。 ⑧單擊"應(yīng)用"或"關(guān)閉"。 瀏覽不同的樣式列表。 在查看樣式對(duì)話框中的樣式列表時(shí)，你可以選擇要查看的樣式類型：正在使用的樣式，所有樣式和用戶定義的樣式。在樣式列表框中顯示的樣式將基于所選的選項(xiàng)。 （2）.更改老樣式 ①單擊"格式"菜單,然后單擊"樣式"。 ②單擊要更改的樣式。 ③單擊"更改"。 ④單擊格式，然后單擊要更改的格式類型。 a、要更改字符"格式",例如字體類型和粗體,你可以單擊字體。 b、要更改行距和縮進(jìn)，你可以單擊段落。 ⑤選擇所需的格式選項(xiàng)，然后單擊確定。 ⑥檢查預(yù)覽框，預(yù)覽樣式描述。進(jìn)行所需的格式更改。 ⑦單擊"確定"。 ⑧單擊"應(yīng)用"或"關(guān)閉"。 提示： 使用樣式節(jié)省時(shí)間。 一旦你用樣式設(shè)置了文檔格式，你就可以快速嘗試使用不同的外觀。更改每個(gè)樣式，然后查看自動(dòng)更改的帶有該樣式的所有文本。 實(shí)驗(yàn)： （3）、快速創(chuàng)建標(biāo)題樣式。 你可以創(chuàng)建居中和粗體文本的標(biāo)題樣式。鍵入"標(biāo)題"，選定該文本，然后單擊格式工具欄上的居中和加粗按鈕。接下來，突出顯示格式工具欄上的樣式框中的樣式名稱。鍵入名稱，例如標(biāo)題，然后按Enter鍵。現(xiàn)在你的文檔就可以使用該樣式了。 （4）、快速修改標(biāo)題樣式。 你可使帶有標(biāo)題樣式的文本傾斜。選定標(biāo)題文本，單擊格式工具欄上的傾斜按鈕，單擊樣式下拉箭頭，單擊標(biāo)題，單擊更新樣式，以反映最近所做修改單選鈕，再單擊確定。 |
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