活動計劃過程中的八個要素

作者：王增東 楊磊 聯(lián)盟會員： 轉(zhuǎn)載  發(fā)布時間：2006-5-25  點擊：2737 【大 中 小】

1  概念或申辦意圖

對于新的活動，這個階段包括決策的制定，這些決策涉及一些事情的決策，這些事情如活動的類型(比如節(jié)慶、游行)、持續(xù)時間、場所、時間安排以及一些可以使活動獨樹一幟或與眾不同的關(guān)鍵因素。當(dāng)活動理念充分發(fā)展之后，就可以對其進行更加細致的分析了。(注：關(guān)于活動理念發(fā)展的詳討論可以在第3章中找到。)在與競標(biāo)相關(guān)的事項里，首先要確定的是競標(biāo)的是一項什么活動。一旦活動確定下來，就可以作一個初步的估定，看看它們與活動組織機構(gòu)的能力和主辦目標(biāo)是否相吻合。如果評估認為值得對活動進行進一步地調(diào)查，那么將通過可行性研究對該活動進行更具體細致的審核。

2  可行性研究

活動規(guī)劃者在決定繼續(xù)進行之前需要建立他們所代表組織(也許連同主管地區(qū))舉辦活動，并處理該活動的成本和收益的能力。進行可行性研究考慮的因素很多。這些因素(視活動的具體情況)包括可能的預(yù)算需求、管理技能的需要、活動舉辦地點容量、主辦團體和目的地的影響、志愿者、贊助商和輔助性服務(wù)(如設(shè)備租用公司)的可用性、預(yù)計到場人數(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施需要、公共與私人財政支援的可用性、該活動所得到的政治支持率、盈利等事項的跟蹤記錄。應(yīng)當(dāng)注意的是，與這些研究相聯(lián)系的細節(jié)和復(fù)雜程度是會變化的。比方說，一個像奧林匹克運動會這樣的大型活動的過程很可能比諸如某一國家的運動錦標(biāo)賽或某個聯(lián)合會議要更長、更為詳細。

3  申辦準(zhǔn)備：批準(zhǔn)

當(dāng)決定在一次可行性研究結(jié)果的基礎(chǔ)上為一次已經(jīng)存在的活動競標(biāo)時，這一步驟是必需的。申辦的過程包括好幾個步驟，具體來說有：

    ．確認可以被調(diào)配以支持活動的資源(即場地、政府撥款)
    ．給活動所有者開發(fā)一條準(zhǔn)備和陳述競標(biāo)文件的關(guān)鍵路徑
    ．形成對活動的組織以及活動本身的性質(zhì)的理解
    ．明確過去成功競標(biāo)的關(guān)鍵因素
    ．準(zhǔn)備一份申辦文件。
    只有一次申辦成功，活動計劃過程的下一階段才能繼續(xù)。

4 決定繼續(xù)或終止

對新活動來說，可行性研究的結(jié)果將直接決定活動是否以及將何時繼續(xù)。

5 計劃和執(zhí)行

本章下面的部分將詳細分析這一步驟并且提出一個戰(zhàn)略性活動計劃的過程。設(shè)計這一過程是為了通過制定一個合適的戰(zhàn)略和輔助操作計劃使活動能按時、按預(yù)定目標(biāo)交付。計劃過程的這一方面同時創(chuàng)造了監(jiān)控和評估系統(tǒng)的需求，以保證活動向目標(biāo)接近(見第10和15章)。另外，在這一階段里，進行活動的適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)得以確定。關(guān)于這些結(jié)構(gòu)的選擇會在本章后面部分得到論述。與本階段有關(guān)的一個重要的前后關(guān)系元素是活動預(yù)算。盡管在本章后面部分簡要討論了這一要素，我們將在第10章里對其展開詳述。

6 活動

一旦一個活動正在進行，在前一階段形成的監(jiān)控和評估系統(tǒng)就應(yīng)當(dāng)提供反饋。這些反饋可以被用來正確改善或改變活動的某些方面。

7 活動的停止

作為計劃過程的一部分，制定一個結(jié)束該活動的計劃是有必要的。這一計劃將涉及到一個時間表的制定和任務(wù)的權(quán)責(zé)分配。這些任務(wù)包括拆掉和運走場地建筑，以及收集設(shè)備?；顒佑媱澋倪@一方面將在第13章中討論。

8 評估和反饋

正如前面所提到的，評估過程應(yīng)被安排進各種操作計劃之中。評估過程的結(jié)果應(yīng)記入最終報告(見第15章)。這個報告主要是處理操作計劃所面向的各個方面，并且按照為各方面訂立的目標(biāo)對它們進行討論。此外，這一文件應(yīng)當(dāng)指出活動達到其廣義目標(biāo)的成功程度。出現(xiàn)的問題和事情也應(yīng)被注明。而且，如果活動是反復(fù)發(fā)生的，報告中應(yīng)對未來如何解決這些問題提出建議。這一信息接著將被放入下一活動的計劃過程中。