制訂計(jì)劃的SMART原則

1. S（Specific）原則：——明確性

所謂明確就是要具體、清楚地說明想要達(dá)成的行為標(biāo)準(zhǔn)，而不是用抽象有的語(yǔ)言和內(nèi)容。明確的目標(biāo)幾乎是成功團(tuán)隊(duì)的一致特點(diǎn)。很多團(tuán)隊(duì)不成功的重要原因之一就是因?yàn)槟繕?biāo)本身模棱兩可，或沒有將目標(biāo)有效地傳達(dá)給相關(guān)成員。

比如說，“增強(qiáng)客戶意識(shí)”，這種對(duì)目標(biāo)的描述就很不明確，因?yàn)樵鰪?qiáng)客戶意識(shí)有許多具體做法：減少客戶投訴、提升服務(wù)速度、使用規(guī)范禮貌的用語(yǔ)、采用規(guī)范的服務(wù)流程等等。有這么多增強(qiáng)客戶意識(shí)的做法，我們所說的“增強(qiáng)客戶意識(shí)”到底指哪一塊？不明確就沒有辦法評(píng)判、衡量。所以建議這樣修改，比方說，我們將在月底前把收銀的速度提升至正常的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)正常的標(biāo)準(zhǔn)可能是兩分鐘，也可能是一分鐘，或分時(shí)段來確定標(biāo)準(zhǔn)。

目標(biāo)應(yīng)該是明確的，而不是模糊的。

如果領(lǐng)導(dǎo)有一天問：“這個(gè)目標(biāo)離實(shí)現(xiàn)大概還有多遠(yuǎn)？”團(tuán)隊(duì)成員的回答是“我們?cè)鐚?shí)現(xiàn)了”。這就是領(lǐng)導(dǎo)和下屬對(duì)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)所產(chǎn)生的一種分歧。原因就在于沒有給他一個(gè)明確的分析數(shù)據(jù)。

比方說，“為所有的老員工安排進(jìn)一步的管理培訓(xùn)”?！斑M(jìn)一步”是一個(gè)很不明確的概念，到底這個(gè)“進(jìn)一步”指什么？是不是只要安排了這個(gè)培訓(xùn)，不管誰(shuí)講，也不管效果好壞都叫“進(jìn)一步”？如果能夠改進(jìn)一下，準(zhǔn)確地概述為：在什么時(shí)間完成對(duì)所有老員工關(guān)于某個(gè)主題的培訓(xùn)，并且在這個(gè)課程結(jié)束后，員工的工作效率能夠得到提高，如果沒有提高甚至有所下降就認(rèn)為效果不理想。這樣目標(biāo)就變得可以明確起來。

再比如說，前臺(tái)被要求要保證來電優(yōu)質(zhì)服務(wù)。什么是優(yōu)質(zhì)服務(wù)？很模糊。要具體點(diǎn)，比如保證對(duì)緊急情況，正常工作時(shí)間內(nèi)4小時(shí)響應(yīng)。那么什么算緊急情況，又要具體定義：比如四分之一的內(nèi)線分機(jī)癱瘓等。這樣的計(jì)劃才是明確的、具體的，能夠讓員工一目了然地付諸行動(dòng)。

如果不規(guī)定清楚這些，到時(shí)候大家就會(huì)吵架了。

2. M（Measurable）原則 ：——衡量性

衡量性就是指應(yīng)該有一組明確的數(shù)據(jù)，作為衡量是否達(dá)成目標(biāo)的依據(jù)。如果制定的目標(biāo)沒有辦法衡量，就無法判斷這個(gè)目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)。目標(biāo)設(shè)置要有項(xiàng)目、衡量標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)成措施、完成期限以及資源要求，使考核人能夠很清晰地看到部門或科室月計(jì)劃要做哪些事情，需要完成到什么樣的程度。衡量標(biāo)準(zhǔn)遵循“能量化的量化，不能量化的質(zhì)化”。使制訂人與考核人有一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的、清晰的可度量的標(biāo)尺，杜絕在目標(biāo)設(shè)置中使用概念模糊的描述。

有的工作崗位，其任務(wù)很好量化，典型的就是銷售人員的銷售指標(biāo)，做到了就是做到了，沒有做到就是沒有做到。但是有的工作崗位，工作任務(wù)不容易量化，比如研發(fā)部門和行政部門。但是，他們的工作仍然要盡量量化。

行政部門的許多工作都是極瑣碎的，很難量化。比如對(duì)前臺(tái)有一條要求是“要接聽好電話”，但怎么具體量化呢？

那么解決方法是：接聽速度是有要求的，通常理解為“三聲起接”。就是一個(gè)電話打進(jìn)來，響到第三聲的時(shí)候，就必須要接起來。不可以讓它再響下去，以免打電話的人等得太久。

再如前臺(tái)的一條考核指標(biāo)是“禮貌專業(yè)地接待來訪”，做到怎么樣才算禮貌專業(yè)呢？

前臺(tái)工作非常繁忙時(shí)應(yīng)該這么做：工作人員應(yīng)該先抽空請(qǐng)來訪者在旁邊的沙發(fā)坐下稍等，然后再繼續(xù)處理手中的電話，而不是做完手上的事才處理下一件。這才叫專業(yè)。又比如什么叫禮貌？應(yīng)該規(guī)定使用規(guī)范的接聽用語(yǔ)，不可以在前臺(tái)用“喂”來接聽，早上要報(bào)：早上好，某某公司；下午要報(bào)：下午好，某某公司；說話速度要不快不慢。

所以，沒有量化，是很難衡量前臺(tái)服務(wù)工作到底怎樣才算接聽好電話和禮貌接待了來訪。

3. A（Achievable）原則：——可實(shí)現(xiàn)性

目標(biāo)是要被執(zhí)行人能夠承擔(dān)和接受的。如果上司利用行政手段，或權(quán)力性的影響力一廂情愿地把自己所制定的目標(biāo)強(qiáng)壓給下屬，下屬典型的反應(yīng)是一種心理和行為上的抗拒。一旦有一天這個(gè)目標(biāo)真完成不了的時(shí)候，下屬有一百個(gè)理由可以推卸責(zé)任。

“控制式”的領(lǐng)導(dǎo)喜歡自己主觀定目標(biāo)，然后交給下屬去完成，他們不在乎下屬的意見和反映，這種做法越來越?jīng)]有市場(chǎng)。今天員工的知識(shí)層次、學(xué)歷、個(gè)人的素質(zhì)，以及他們主張的個(gè)性張揚(yáng)的程度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出從前。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該更多地吸納下屬來參與目標(biāo)制訂的過程（即便是團(tuán)隊(duì)整體的目標(biāo)）。

目標(biāo)設(shè)置要堅(jiān)持員工參與、上下左右溝通，使擬定的工作目標(biāo)在組織及個(gè)人之間達(dá)成一致。既要使工作內(nèi)容飽滿，也要具有可達(dá)性。可以制定出跳起來“摘桃”的目標(biāo)，不能制定出跳起來“摘星星”的目標(biāo)。就如你讓一個(gè)沒有什么英語(yǔ)程度的初中生，在一年內(nèi)達(dá)到英語(yǔ)四級(jí)水平，這個(gè)就不太現(xiàn)實(shí)了，這樣的目標(biāo)也沒有意義。但是你讓他在一年內(nèi)把新概念一冊(cè)拿下，就有達(dá)成的可能性。他努力地跳起來后能夠摘到果子，才是意義所在。

4. R（Relevant）原則四：——實(shí)際性

目標(biāo)的實(shí)際性是指在現(xiàn)實(shí)條件下是否可行、可操作。可能有兩種情形，一方面領(lǐng)導(dǎo)者樂觀地估計(jì)了當(dāng)前形勢(shì)，低估了達(dá)成目標(biāo)所需要的條件，這些條件包括人力資源、硬件條件、技術(shù)條件、系統(tǒng)信息條件、團(tuán)隊(duì)環(huán)境因素等，以至于下達(dá)了一個(gè)高于實(shí)際能力的指標(biāo)。另外，可能花了大量的時(shí)間、資源，甚至人力成本，最后確定的目標(biāo)根本沒有多大實(shí)際意義。

示例：一位餐廳經(jīng)理訂的目標(biāo)是早餐時(shí)段的銷售額在上月的基礎(chǔ)上提升15％。算一下知道，這可能是一個(gè)幾千塊錢的概念，如果把利潤(rùn)計(jì)算出來卻是一個(gè)相當(dāng)?shù)偷臄?shù)字。但為完成這個(gè)目標(biāo)的投入要花費(fèi)多少？這個(gè)投入可能比起增長(zhǎng)的利潤(rùn)要更高，因此這個(gè)目標(biāo)不具備操作性。

當(dāng)然有時(shí)實(shí)際性需要團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)衡量。因?yàn)橛袝r(shí)可能領(lǐng)導(dǎo)考慮投入多一些，目的是打敗競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。這種情形下的目標(biāo)就是實(shí)際的。

部門工作目標(biāo)要得到各位成員的通力配合，就必須讓各位成員參與到部門工作目標(biāo)的制訂中去，使個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)達(dá)成認(rèn)識(shí)一致、目標(biāo)一致，既要有由上到下的工作目標(biāo)任務(wù)，也要有員工自下而上的對(duì)工作目標(biāo)的主動(dòng)參與。

由于是工作目標(biāo)的設(shè)訂，因而制訂時(shí)要和崗位職責(zé)相關(guān)聯(lián)，不要跑題。比如一位前臺(tái)工作人員，你讓她學(xué)點(diǎn)英語(yǔ)以便接電話的時(shí)候用得上，就很好，但如果你讓她去學(xué)習(xí)六西格瑪，就比較跑題了。

5. T（Time-based）原則五：——時(shí)限性

目標(biāo)特性的時(shí)限性就是指目標(biāo)是有時(shí)間限制的。例如，我將在5月31日之前完成某事，5月31日就是一個(gè)確定的時(shí)間限制。沒有時(shí)間限制的目標(biāo)沒有辦法考核，或帶來考核的不公。由于上下級(jí)之間對(duì)目標(biāo)輕重緩急的認(rèn)識(shí)程度不同，上司著急，但下面不知道。到頭來上司暴跳如雷，而下屬還覺得委屈。出現(xiàn)這種情況會(huì)傷害工作關(guān)系，傷害員工的工作熱情。

實(shí)施要求：目標(biāo)設(shè)置要具有時(shí)間限制，根據(jù)工作任務(wù)的權(quán)重、事情的輕重緩急，擬訂出完成目標(biāo)項(xiàng)目的時(shí)間要求，定期檢查項(xiàng)目的完成進(jìn)度，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展的變化情況，以方便對(duì)下屬進(jìn)行及時(shí)的工作指導(dǎo)，以及根據(jù)工作計(jì)劃的異常變化情況及時(shí)地調(diào)整工作計(jì)劃。

總之，無論是制定團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)，還是員工的績(jī)效目標(biāo)，都必須符合上述原則，五個(gè)原則缺一不可。制訂的過程也是對(duì)部門或科室先期的工作掌控能力提升的過程，完成計(jì)劃的過程也就是對(duì)自己現(xiàn)代化管理能力歷練和實(shí)踐的過程。