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WordXp“熱辣”技巧十二則[51自學(xué)網(wǎng)園地]

 wxhzgl 2012-06-12

 1、取消Office助手自動響應(yīng)

在WordXp中遇到“攔路虎”時,大家從“幫助”菜單中執(zhí)行“Microsoft Word幫助”命令,或直接按快捷鍵F1就能打開Office助手,來為大家推測幫助主題。要是Office助手所提供的幫助主題中沒有大家所需要的,大家可通過關(guān)鍵詞來“搜索”需要幫助的內(nèi)容。但這種方法有點太“傻瓜化”,相信眾多的WORD“大蝦”是不會這樣來尋求幫助的,而是想直接調(diào)用“Microsoft Word幫助”窗口。此時大家同樣可以選擇“幫助”/“顯示Office 助手”命令,然后單擊出現(xiàn)的Office 助手,接著按“選項”按鈕,再取消選擇“響應(yīng)F1鍵”選項,這樣大家日后就能在Word中直接按下F1鍵打開幫助窗口了。

2、即時取消后臺打印

失誤是難免的!可能剛剛按完了打印命令后,又后悔不想打印當(dāng)前的文檔了,那么怎樣才能即時取消后臺打印任務(wù)呢?一般來說,大家在發(fā)出打印任務(wù)后,程序會自動將打印任務(wù)設(shè)置為后臺打印,同時在狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機圖標(biāo),打印機圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印的頁的頁碼。要想即時取消后臺打印任務(wù)的話,大家只要用鼠標(biāo)雙擊打印機圖標(biāo)就可以了,不過你的動作得快,一定要趕在打印機前面“出手”!

3、讓剪貼不再智能

在文檔中進(jìn)行刪除文字操作時,Word會自動刪除多余空格,而當(dāng)插入“剪貼板”中的內(nèi)容時,Word會在插入內(nèi)容的前后自動添加空格,這就是Word提供的智能剪貼功能。該功能對于英文編輯來說,將省去大家手動增刪空格的麻煩,但對漢字來說,稍有畫蛇添足之嫌。要是想禁用智能剪貼功能,可以首先在“工具”菜單中,依次執(zhí)行“選項”/“編輯”命令,在“智能剪切和粘貼”設(shè)置框中,單擊“設(shè)置”按鈕,然后清除“自動調(diào)整語句和單詞間隔”復(fù)選框,依次單擊“確定”按鈕就可以了。

4、彎引號變直引號

想要在文檔中輸入“5′16″”,以表示時間為“5分16秒”,你一定無法完成你需要的操作吧?因為WordXp會自動把你輸入的直引號變成彎引號。其實該轉(zhuǎn)換功能意義不大,因為當(dāng)輸入直引號時,WordXp只能將其替換為半角的彎引號,而不是中文標(biāo)點符號要求的全角引號。想在文檔中鍵入直引號,請關(guān)閉該自動替換功能,方法是:在“工具”菜單中,單擊“自動更正選項”命令,單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡,在“鍵入時自動替換”下,清除“直引號替換為彎引號”復(fù)選框就可以了。

5、巧連多給文檔

使用Xp來處理超級連接已經(jīng)不是什么新鮮的秘密了,不過筆者在這里要說的是使用超級連接來同時處理多個文件,也就是說大家可以在已經(jīng)打開的文檔中插入一個或者多個超級連接,通過單擊超級連接來打開另外的文檔。不過要使用超級連接功能,您還必須做到下面的幾條要求:首先要讓目標(biāo)文檔和源文檔都打開;接著通過合理的排版,將這些文檔都能同時可見。做到了上面的兩條后,大家現(xiàn)在可以在文檔中創(chuàng)建超級連接了,創(chuàng)建時首先需要在源文檔中找到能代表源文檔的數(shù)據(jù),接著用鼠標(biāo)右鍵單擊找到的數(shù)據(jù)項目并移動到目標(biāo)文檔處,此時系統(tǒng)會彈出一個快捷菜單,單擊菜單中的“在此創(chuàng)建超級連接”命令,隨后一個超級連接就會出現(xiàn)在目標(biāo)文檔中了。



6、圖象巧換文字

相信大家肯定在WordXp中使用過文本替換功能,那么您體驗過用圖象替換文字的做法嗎?從表面上來看這好象有點不可思議,因為在“替換為”文本框中我們無法輸入圖象,不過大家可以按照下面的方法來實現(xiàn)替換操作:首先通過圖象編輯軟件打開要替換的圖象,并在編輯區(qū)中選定圖象,然后單擊編輯界面中的復(fù)制命令來將圖象復(fù)制到粘貼板中,然后在WordXp中打開查找對話框,接著再把將被替換的文字輸入在該對話框的“查找內(nèi)容”文本框中,并在該對話框的“替換為”文本框中輸入“^c”,其中c字符要小寫,單擊替換按鈕后,Word2002就會自動以粘貼板中的內(nèi)容替換“查找內(nèi)容”框中指定的文字內(nèi)容了。

7、上下標(biāo)快速輸入

按照常規(guī)的方法輸入上下標(biāo)是很難實現(xiàn)的,那么我們到底該怎樣正確輸入上下標(biāo)呢?現(xiàn)在筆者在這里就向大家介紹幾種輸入上下標(biāo)的方法:第一種就是利用字體屬性對話框中的效果選項來實現(xiàn),在效果選項中,大家只要選擇上標(biāo)或者下標(biāo)效果就可以實現(xiàn)上下標(biāo)的輸入了;第二種方法就是利用工具欄中的上標(biāo)下標(biāo)按鈕來實現(xiàn)輸入,不過大家事先要先選擇菜單“工具”下面的“自定義”命令,然后在彈出的對話框中依次選擇“類別”/“格式”,并在對應(yīng)“格式”項目右邊的“命令”欄中選擇上標(biāo)(x2)或下標(biāo)(x2)按鈕,來將上標(biāo)或者下標(biāo)按鈕添加到工具欄中;還有一種方法就是先按住“ctrl”鍵,同時再單擊“=”鍵,并在光標(biāo)處輸入下標(biāo)字符,最后再同時點擊“ctrl”和“=”一次,如果要輸入上標(biāo)的話,只要先同時按住“ctrl”鍵、“shift”鍵和“=”鍵,接著在光標(biāo)處輸入上標(biāo)字符,最后再同時按住“ctrl”鍵、“shift”鍵和“=”鍵一次就可以了。

8、修復(fù)受損文件

在用WordXP來編輯文件時,程序常常會出現(xiàn)莫名其妙的提示,告訴您文件已經(jīng)受損、無法打開,難道這些受損文件真的不能被打開嗎?其實您可以在任何時候使用XP提供的“恢復(fù)文本轉(zhuǎn)換器”的功能來打開被損壞的文件并恢復(fù)文本,具體的操作步驟為:首先在WordXp的編輯界面中,用鼠標(biāo)單擊“文件”菜單中的“打開”命令,然后在彈出的“打開”對話框中選擇受損的文件,并同時單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭,選擇“打開并修復(fù)” 命令,隨后程序?qū)⒆詣犹嵝汛蠹椅募氖軗p部位并給予自動修復(fù),修復(fù)完成后,WordXp就會提示大家趕快保存。如果大家無法用WordXp來打開受損文件時,您可以單擊菜單欄中的“工具”下面的“選項”命令,然后在彈出的選項界面中單擊“常規(guī)” 標(biāo)簽,并選中對應(yīng)該標(biāo)簽頁面下的“打開時確認(rèn)轉(zhuǎn)換”復(fù)選框;單擊常用工具欄中的“打開”按鈕,在“文件類型”框中,單擊“從任意文件中恢復(fù)文本(*.*)”。如果在“文件類型”框中沒有看到“從任意文件中恢復(fù)文本(*.*)”,則需要安裝“恢復(fù)文本轉(zhuǎn)換器”,接著選擇要恢復(fù)的文件,單擊 “打開”按鈕;在“文件類型”框中,選擇需要的文件類型,比如單擊“純文本”,最后再單擊一下確定按鈕就可以了。

9、輸出WEB圖象

轉(zhuǎn)換圖象格式好象是圖象編輯處理軟件的任務(wù),但是筆者在這里要說的是如何用WordXp來實現(xiàn)圖象格式的轉(zhuǎn)換,現(xiàn)在筆者假設(shè)要把一幅BMP格式的圖象轉(zhuǎn)換成JPG或GIF格式,只要按照下面的操作步驟就能實現(xiàn)了:首先在WordXp的編輯界面中,單擊菜單欄中的文件菜單項,并從彈出的下拉菜單中選擇“新建”命令,來創(chuàng)建一個新的文檔,然后在這個新的文檔界面中,依次單擊菜單欄中的“插入“/“圖片”/“來自文件”,并在打開的文件選擇對話框中選擇需要轉(zhuǎn)換格式的目標(biāo)圖象文件,在這里我們可以選擇事先準(zhǔn)備好的BMP格式的圖象,插入指定的圖象后,大家還可以在這里調(diào)整圖象的大小以及位置,處理好后再依次單擊菜單欄中的“文件”/“另存為”命令,在保存對話框中選擇文件的保存類型為“Web頁”,然后再根據(jù)需要輸入文件名和保存路徑,單擊”保存“后Word文檔就轉(zhuǎn)換為Web文件了,那么Word文檔中包含的圖象會根據(jù)原始圖象的顏色多少,自動會被轉(zhuǎn)換為JPG或GIF格式,如果原始圖象的顏色為256色的,那么圖象的格式將最終轉(zhuǎn)換為JPG格式,如果是低于256色的,則將轉(zhuǎn)換為GIF格式。

10、縮寫圖象尺寸

WordXP不僅能改變圖象的大小、亮度、對比度以及設(shè)置圖象格式,而且還能作為一個壓縮軟件,來壓縮圖象,以便縮小圖象所占用的空間。要壓縮圖象時,首先選中指定的圖象,并單擊“圖象”工具欄中的“壓縮”按鈕,或者在菜單欄中依次單擊“視圖”/“工具欄”/“圖象”,隨后程序?qū)蜷_一個圖象壓縮對話框,在該對話框中您可以選擇壓縮指定的圖象,也可以選擇壓縮文檔中所有的圖象,另外您可以通過設(shè)置圖象分辨率的方法來更改圖象的占用空間。最后筆者要提醒大家的是,一旦對圖象進(jìn)行了壓縮后,圖象上的色彩會損失一些,而且將再也不能恢復(fù)。

11、編號自動錄入

如果要在普通的文本中輸入編號,許多人都會使用手工的方法來逐步輸入,但如果要輸入的編號有很多的話,手工輸入將變得很麻煩。其實用Word2002內(nèi)置的虛擬表格功能能很輕松地輸入編號,比如假設(shè)筆者要輸入1到6000的一個編號,只要先在Word2002中使用插入表格功能,來向編輯文檔中插入一個行數(shù)為1、列數(shù)為6000的表格,然后選中生成的表格,接著選擇格式菜單中的項目符號和編號,選擇第二項編號欄,根據(jù)自己的需要選擇一種編號形式,此時電腦自動生成編號,生成編號后,選中整個表格,用CTRL+X剪切,然后使用選擇性粘貼,選用無文本格式,此時會直接粘貼上編號而不會出現(xiàn)表格了。

12、字母與單詞“分家”

有時想選擇單詞中的某個字母,看似很簡單的操作在WordXp中卻很難實現(xiàn),當(dāng)你開始拖動單詞時,Word總是自動選定整個單詞和其后的空格。這是什么原因呢?其實這是WordXp提供的自動選定整個單詞功能,該功能使得Word能在你選定單詞的一部分時,自動選定整個單詞及其后的空格。有時,你發(fā)現(xiàn)無論如何也不能選中某個或幾個漢字,也是該功能在作怪。當(dāng)然,你可指定是否讓W(xué)ord自動幫助你選定整個單詞,具體步驟為:在“工具”菜單中,單擊“選項”命令,單擊“編輯”標(biāo)簽,清除或選中“選定時自動選定整個單詞”復(fù)選框就可以了。



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