前言

沒有最好的工具，只有最適合你的工具—小欠說

必須承認，我是 Omnifocus 的忠實擁躉和鼓吹者，一直以來我的看法都是“Omnifocus 是最強大的 GTD 工具，沒有之一”，不過客觀的說，它未必適合每一個人。GTD 是我認為每個人都應(yīng)該去學(xué)習(xí)和實踐的一種方法，實現(xiàn)這個方法的工具則有很多，從 Web 端的，到 PC、Mac 端的，乃至紙和筆，都可以成為你 GTD 的有利幫手，選擇一個最適合自己的，能讓自己真正用得起來的，才是最重要的！

書歸正傳，上一篇中，我們講述了“什么是GTD？” ,從這一篇開始，我們開始進入 Omnifocus 的實踐操作。請先清楚一個事實，Omnifocus 是一款功能非常強大的 GTD 工具，遠比普通意義上的 Todo-List 類軟件強大得多，所以它的學(xué)習(xí)曲線也是相當之長，沒經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和較長時間的實踐，很難全部掌握其精髓。使用它之前，請確認一下自己是否真的是否做好了準備，能否堅持下去，如果答案是“yes”的話，恭喜你！你即將進入一個全新的領(lǐng)域，也許你的生活方式也將從此改變！那么，就讓我們開始吧。

人物登場

前一陣子 AsianEfficiency的 Omnifocus 系列教程 寫的很好，其中引入了一個虛擬人物來進行實踐演練，在此我也東施效顰一下，引入我這個系列文章中的虛擬人物—小李：

小李是個土生土長的帝都男生，剛過而立之年，非單身亦未婚。他在一家剛剛創(chuàng)立不久的移動互聯(lián)網(wǎng)公司做產(chǎn)品負責(zé)人，職責(zé)除了負責(zé)產(chǎn)品的策劃運營之外，還要兼顧一些外聯(lián)和團隊管理的工作。他向 CEO Jaff 匯報，部門內(nèi)有一枚產(chǎn)品經(jīng)理 Woshi 和一名 UI 設(shè)計師 Jerry，與他協(xié)作的技術(shù)部門負責(zé)人是 Sunfruit，他們是這家公司的最早的成員。

小李的興趣愛好蠻多，業(yè)余時間喜歡呼朋喚友的小聚一下，也堅持運動來保持健康的體魄。作為一個典型的互聯(lián)網(wǎng)從業(yè)者，小李愛好數(shù)碼產(chǎn)品，用 Kindle 閱讀，用 iPhone 和 iPad 來工作和娛樂，上 Twitter 和 Facebook，用 Tumblr 寫一些玩物喪志的博客。

小麗是小李的女朋友，同樣是一枚果粉和互聯(lián)網(wǎng)成癮患者。他們有共同的愛好和生活方式，小李希望明年可以娶小麗過門早日讓爸媽抱孫子 XD

好啦，這就是我們的虛擬人物小李，他是帝都萬千年輕人之中普通又不普通的一位，我們將以他為模型，看看 Omnifocus 是怎么玩轉(zhuǎn)起來，改變他的生活的。

準備工作

熟悉界面：

開始上手之前，先讓我們熟悉一下 Omnifocus 的界面。Omnifocus 過于簡潔（甚至有點簡陋）又排布了N多按鈕、窗體和欄目項的界面一直被很多人爭議，我個人倒是蠻喜歡這種風(fēng)格的：越不花哨的界面越能減少對注意力的分散，而且 OF 的界面是可以深度自定義的，就看你自己的喜好了。

上圖是第一次打開 Omnifocus 時會看到的樣子，它就是默認的“Planning Mode（規(guī)劃模式）”，隨時進入這個模式的快捷鍵是“CMD+1”。屏幕上各個部分分別是：

1. ToolBar（工具欄）：這里可以充分的自定義顯示哪些圖標以及如何顯示，后面我們用它發(fā)揮巨大的威力；
2. View Bar（顯示欄）：這個欄的作用是過濾器，通過設(shè)置這里可以過濾下面會顯示哪些項目，這個欄非常之有用，后面我們會詳解每一項。它默認并不顯示，開啟辦法是工具欄里面右側(cè)的小眼睛，或者快捷鍵“SHIFT+CMD+V”;
3. Side Bar（左邊欄）：這里顯示 Inbox（收件箱）和 Library（資源庫），資源庫下面包含用戶所有的 Folder（文件夾）、Project （項目）和 Single-Action List （單個動作列表）；
4. Main Window（主面板）：這里顯示左邊欄選中項目下的所有 Action 列表；可以在此對每個動作進行修改編輯和 Check（完成）的操作；
5. Columns：在主面板的頂部條點擊右鍵，即可手動修改顯示 Action 的哪些屬性，包括 Project（所屬項目），Context（情景），Start Date（開始時間），Due Date（截至?xí)r間）等等；

與剛才的“規(guī)劃模式”對應(yīng)的，上圖是“Context Mode（情景模式）”。Planning Mode側(cè)重展現(xiàn) Projects 的全貌用于規(guī)劃，而 Context Mode 則更注重展示完成任務(wù)時候的情景（ Context） 。在此模式下，左邊欄顯示用戶預(yù)設(shè)好的所有 Context ，點擊每個條目可以看到它下面包含的所有 Actions ，比如點擊“Office”，右邊就會顯示所有在“Office”這個 Context 可以去完成的 Actions 了。 （注：Omnifocus 的中文版里面把 Context 翻譯成為“上下文”，很多文章也引用了這個稱呼，而我始終覺得“上下文”是個十分沒品也令人費解的說法，所以以后我都用直接用 Context 來敘述，必要用中文的時候則用“情景”代替）

快捷鍵備忘：

CMD+1：Planning Mode
CMD+2：Context Mode
CMD+4：在左邊欄和主面板之間切換光標
上下方向鍵：在條目之間上下滾動
左右方向鍵：展開和折疊所在條目
SHIFT+CMD+V: 開關(guān) View Bar

一些設(shè)置：

熟悉完界面，再來做一些基本設(shè)置。在本篇里我只對一些最常規(guī)的基本設(shè)置進行說明，更細致的說明待到后面的篇章里面結(jié)合實踐來講解。進入設(shè)置的快捷鍵是“CMD+，”

通用預(yù)置

這里需要注意的是“Quick Entry Shortcut”，有了這個快捷鍵，我們就可以在任何時候直接呼出 Omnifocus 的 Quick Entry （前提是 Omnifocus 處于開啟狀態(tài)），迅速的添加 Action 到 Inbox 里面了，這幾乎是最最常用的一個快捷鍵了，可以根據(jù)自己的習(xí)慣去自定義。其他選項可以根據(jù)自己習(xí)慣去設(shè)置，圖中是我的偏好設(shè)置（下同）。

數(shù)據(jù)預(yù)置

• Cleanup ：“Clean Up Inbox items which have”指的是當 Inbox 里面的一個動作具備何種要素的時候就自動被整理到相關(guān)項目下，這里建議選擇“Both a Project and a Context”：當一個 Inbox 里的 Action 被賦予了 Project 和 Context 的屬性后才會被清理出 Inbox；
• Dates & Times ：這里按照自己的習(xí)慣來設(shè)置即可，我的習(xí)慣是把“Due Soon（即將截止）”設(shè)置為一天內(nèi)，而“Default Time for Due Dates（默認的截止時間）”設(shè)置為晚上11點； Due Soon 和 Due Dates 都會影響到 Omnifocus 何時來提醒你任務(wù)要過期了；
• Projects & Action Groups ：按照我的設(shè)置操作即可，后續(xù)我們會詳細解釋“ Sequentail（順序的）”和“Parallel（平行的）”之間的差異和用法。

剪輯預(yù)置

Clipping Shortcut 也是十分有用的快捷鍵，在瀏覽網(wǎng)頁的時候選中一段圖文內(nèi)容，或者直接在 Finder 下選中若干文件，直接一鍵即可關(guān)聯(lián)到 Omnifocus 下生成一個新的任務(wù)，待到執(zhí)行任務(wù)的時候就可以看到相關(guān)的網(wǎng)頁或者文件了，甚至在 Omnifocus 未開啟的時候都可以工作，非常便捷。下面的“Mail Clip-O-Tron 3000” 是個 Mail.app 的插件，可以在 Mail 下直接將一封郵件剪切到 Omnifocus 下生成任務(wù)，對于工作離開不郵件的人來說這是個利器。

同步預(yù)置

Mac 版本可以和 iPhone 或者 iPad 版本通過網(wǎng)絡(luò)進行同步是 Omnifocus 最大的優(yōu)勢之一，而且有多種方式可以供我們選擇。我個人是用 MobileMe 來進行同步的，在免費的 iCloud 出來之前，沒有 MobileMe 的用戶可以嘗試 Omni Sync 這個 Omnigroup 自己提供的服務(wù)來進行同步。點擊“注冊”即可跳轉(zhuǎn)到注冊頁面，簡單幾步后即可獲取一個免費的測試賬號了。設(shè)置完成后，記得打開你的 iOS 設(shè)備，也進入“設(shè)置同步”的步驟，然后點一下上圖中的“ Share Settings ”，即可通過 wifi 把設(shè)置從 Mac 傳輸?shù)?iOS 客戶端上。怎么樣，方便吧 ？

設(shè)置都完成了，下面我們該快速的進入實戰(zhàn)演練了。

最快速的上手

首先要啰嗦一下，在一篇文章內(nèi)把 Omnifocus 的所有功能講述清楚是個不可能完成的任務(wù)，更何況每個人根據(jù)實際情況的不同也會有迥然相異的用法，所以這里我們只是用個最簡單通用的范例，來引導(dǎo)大家上手操作 Omnifocus，實現(xiàn) GTD 里面的“收集—整理”的工作，讓新手可以生成自己的任務(wù)列表，至于“組織—檢查—執(zhí)行”，我們要在后面詳述了。

收集

上一篇中我們介紹過 GTD 的基本原則，其中第一步就是“收集”—把所有需要關(guān)注或執(zhí)行的任務(wù)或者點子都倒入收件箱。那么，我們就來看看小李腦子里都藏著哪些事兒吧：

• 買10.1和小麗出去玩的機票
• 讀完《冰與火之歌》第五卷
• 給外包公司結(jié)款
• 每天清除 Google Reader 里的未讀項
• 策劃設(shè)計公司的網(wǎng)站
• 整理 Twitter 的 List
• 問問 Steven 關(guān)于他的演唱會
• 繳納交通違章罰款
• 交每個月的電話費
• 給 Jerry 準備生日禮物
• 召開每周例會
• 研究 GTD
• 去著名的日式拉面街大吃一頓
• 構(gòu)思下一篇博客
• 測試公司產(chǎn)品的 html5 版本
• 和 Jaff 溝通產(chǎn)品的發(fā)展問題
• 每周二打籃球
• 研究尋找好用的 EDM 平臺
• 自己嘗試給爸媽做一頓飯
• 發(fā)送產(chǎn)品的 iOS 內(nèi)測版本給用戶
• 研究一下 Keyboard Maestro
• 關(guān)注 Kindle 的下一代產(chǎn)品，決定買不買
• 招聘一個 BD 經(jīng)理
• 研究一下裝修房子的問題
• 給老爸買一臺小米手機

篇幅有限就不多寫了，總之原則就是把腦子里能想到的都倒出來扔進收件箱，這樣才能做到“擺脫壓力”去專注于當前需要做的事兒。現(xiàn)在收件箱看起來變成了這個樣子：

之前和 Cherry 探討過一下“是否有必要把事情先放入 Inbox 再整理，為何不直接整理到項目下”這個話題，我的理解是這樣的： Inbox 對于我來說比較像辦公桌上觸手可及的“便簽”，當專心處理某件事情的過程中突然被意外打斷的時候，我希望做的就是盡快把它記錄下來然后繼續(xù)回到處理的事情之中，既不希望丟掉對這個突發(fā)事件的關(guān)注，也不希望打斷當前手里的工作去給它做仔細的規(guī)劃，這就是 Inbox 顯出作用的時候了。所以 Omnifocus 有很方便的 Quick Entry 和 Clipping 快捷鍵，就是為了不打斷當前工作同時快速的添加 Inbox 項而設(shè)置的。只要做到定期處理清空 Inbox，就可以確保不會延誤任何事情了。

文件夾、項目和任務(wù)列表

現(xiàn)在收件箱堆得滿滿了，我們該開始分門別類的處理他們了。在上文介紹過的“左邊欄”里面，我們可以添加文件夾、項目和任務(wù)列表。歸納整理這些項目是個值得展開細說的話題，我們今天只拿一個最常見的典型來做例子。我處理左邊欄項目的原則是這樣的：

1. 層級盡可能少一些：Omnifocus 支持無限的層級嵌套關(guān)系，但是過多的層級會讓左邊欄變成可怕的樹狀結(jié)構(gòu)，而且在 iPhone 上一級一級的進入下一層也是個麻煩事兒，越簡單的層級越能一目了然，提高查看的效率；
2. Folder（文件夾）越少越好：多用 Project 少用 Folder，Project 可以被賦予諸如“平行”和“順序”等屬性，可以設(shè)置默認的 Context，最關(guān)鍵的是 Project 可以在 iPad上爽快的進行 Review（檢查），F(xiàn)older可就沒這么好的待遇了；
3. Project 也是越少越好 ：怎么連 Project 也要越少越好？我的看法是 Project 位于左邊欄這塊寸土寸金的黃金地段，只有長期固定的事情才應(yīng)該被賦予 Project 的屬性，比如工作上的某個項目，或者生活中經(jīng)常做的某大類事情；
4. 善用 Single Action Group：上面的大哥們都被縮減了，那就要靈活使用 Single Action Group 來補充啦。一些經(jīng)常重復(fù)的固定又簡單的項目（比如每天讀報，每月還款）或者 只是偶爾發(fā)生沒有太多前后關(guān)聯(lián)的項目（比如一次旅游，一次會議），雖然他們可能包含多個 Actions 而不是簡單一步即可完成，我們還是把它放入 Single Action Group 里面更好。Omnifocus 可以在任一個 Action 下建立下級 Action，所以我們完全不必擔(dān)心。你可以把這樣的 Action List 理解成為不出現(xiàn)在左邊欄作為 Project 的小型 Project ：）

有了以上原則，再結(jié)合之前小李的那一堆 Inbox 項，我們初步建立左邊的樹狀結(jié)構(gòu)如下：

需要說明的幾點是：

1. 我比較習(xí)慣按照事情的邏輯關(guān)系來分層次和建目錄，所以我的所有事項基本都在兩個大文件夾下：Work 和 Personal 。Work 下的項目稍微復(fù)雜一些，按照職責(zé)我又建立了 Product、Operation 和 Team 三個文件夾，下面各有各的一些項目；而 Personal 下面比較簡單，每個領(lǐng)域都是一個 Project，下面不再細化出子級的 Projects，而是用剛才說過的 Action Group 來操作；唯一一個 Folder 是 Reading 下面，除了隨時發(fā)現(xiàn)好書放入 Reading List 之外，每本書在閱讀的時候都會建立一個以書名命名的 Project，方便記錄筆記和整理相關(guān)資料。
2. 除了 Reading List 之外，在 Work 和 Personal 這兩個文件夾下面各自還有2個 Single Action Group，一個是“Single Actions”，用以存放簡單的、一次性的及不適合并入任何 Project 的任務(wù)；一個是“Someday/Maybe”，用來存放突發(fā)奇想的點子或短期無需（或無法）實施的任務(wù)，注意看他的狀態(tài)有個暫停的符號，因為我把它的屬性設(shè)置成了“On Hold”，這樣它下面包含的所有內(nèi)容都不會被認為是“Available”的，這個我們后面細說；
3. 在 Work 和 Personal 兩大文件夾之上，還有個叫做 Daily 的 Single Action Group，這里會存放每日例行的一些動作，比如上面提到過的“每天清空 Google Reader 未讀”，還可以包含每天例行的“清空 Inbox”“檢查可用任務(wù)”等多個 Action List，這是個很有用的方法，后面也會細說。

經(jīng)過一番折騰，我們終于給 小李 列出來的所有項目都找到了一個歸宿，他們愉悅的撤離了 Inbox，等待時機成熟時出現(xiàn)在我們面前讓我們?nèi)?zhí)行。哦，等等，他們還少了點東西，就是下面這個咯。

Context（情景）

Context是個很有趣又有點糾結(jié)的東西，所以我們先給出范例，再來講解：

從嚴格的 GTD 理念來說， Context 應(yīng)該定義為“ 為了完成任務(wù)所以來的場所，人物或工具”。其實這個定義早就被拓展了很多，比如“Waiting”這種表示某種狀態(tài)的 Context，甚至有人用項目或者工作職責(zé)來定義自己的 Context，比如“工作”“生活”“家庭”等等。還是那句話，最適合自己的方式就是最好的方式。只要記得 Context 是用來描述完成任務(wù)所需的“情景”即可。關(guān)于 Context 的話題可能用一篇長文都討論不完，在此我們還是先簡單的從上圖中的范例做個交代：

• 場所類：Office，Home，Errands 這些都屬于場所類的 Context，當你所在的空間變換了之后，可以根據(jù)這些 Context 更好的查看適合去做的任務(wù)；
• 方式（工具）類：Phone，Email，Online，Meeting 這些都是完成任務(wù)所以來的方式或工具，一方面執(zhí)行任務(wù)的時候可以提供參考，一方面也可以在某一狀態(tài)下完成不同 Projects 下的一些任務(wù)。比如 Work 中有些事情是需要用“Phone”來完成，Personal 下也有需要“Phone”的任務(wù)，當你在出租車上這種很適合且只適合打電話的場景的時候，不妨查看一下 “Phone”這個 Context 下可做的事情有哪些，不管是 Work 的還是 Personal 的，都會被放在一起一目了然，這就是 Omnifocus 對任務(wù)的強大的整理和組織能力的一個小小體現(xiàn)；
• People：Omnifocus 的 Context 也是可以無限層級的，這也是超越 Tags 的一個地方。在 People 下面列出日常打交道最多的人是個較好的辦法。和上面說的“Phone”類似，你可能會有 N 件事情都和某人有關(guān)，但是他們分屬不同的 Project 下面。不必擔(dān)心忘記什么，打開這個人的 Context，一切就盡在掌握了；
• Waiting：這是個無比給力的 Context，當你需要做的事情需要別人先完成某個部分的時候，這個 Context 會確保你不會忘記，又不必時常擺在眼前煩人。同樣，Waiting 也可以下分出若干個子 Context 來，既可以看 Waiting 這個 Context 查看所有等待別人的事情，也可以單獨看看張三李四到底還欠著你什么事兒沒辦。

真不容易，我們總算是把一堆事情分門別類的放在了不同的 Project 下，也加上 Context 來更好的找到和區(qū)分他們?？纯聪旅嫱瓿珊蟮?Planning Mode 和 Context Mode，還是小有成就感的吧？

結(jié)語

憋了一周，終于完成了這篇文章，絞盡腦汁的想把 Omnifocus 最基礎(chǔ)的入門只是一股腦倒出來，真的不太容易。其實本篇我們只是講了一些最最基本的操作，距離完全發(fā)揮出 Omnifocus 的能量來還差得多呢。不過萬事開頭難，相信后面會越來越順手。也希望各位看官看完本篇，可以興致勃勃的自己動手去整理一下自己的 Project 和 Context。后面的篇章我們會正式進入細致的講解，從收集，整理開始全面的講述 Omnifocus 的各個功能和操作，并隨時附帶好用的快捷鍵幫助。最后送大家一句話共勉：堅持就是勝利！