和諧的管理技巧

    ——“高效工作與和諧組織”系列課程

一、從自我管理做起

作為管理者，首先要以身作則，管理好自己。其中，你尤其需要注意：

           專注于自己的工作；

           勇于糾正自己的錯(cuò)誤。

一、專注于自己的工作

1、關(guān)注組織價(jià)值與使命

你在什么性質(zhì)的單位，是為公眾提供服務(wù)的政府部門，還是以贏利為目的的企業(yè)，還是致力于某個(gè)目標(biāo)的非贏利性組織？不同的組織，有著明顯不同的組織價(jià)值與使命。

    作為一線員工，完成分配的工作任務(wù)是他們的最主要的職責(zé)。而作為組織或團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)論你的級(jí)別高低，你在將組織價(jià)值使命分解實(shí)施的鏈條上擔(dān)負(fù)著不可或缺的使命。

你需要密切關(guān)注組織的價(jià)值與使命，并考慮如何將其與實(shí)施落地結(jié)合起來(lái)。

    第一、你需要以此作為原則和標(biāo)準(zhǔn)，貫穿于你工作的細(xì)節(jié)。

    第二、你在下屬和客戶面前代表著你的組織，你需要不遺余力地貫徹組織的價(jià)值和使命。

你的任務(wù)，就是組織和領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，努力為組織創(chuàng)造新的價(jià)值增值。

    2、確定可影響領(lǐng)域

作為管理者，還需要在你所管轄的領(lǐng)域進(jìn)行選擇和決策。分清影響領(lǐng)域和關(guān)注領(lǐng)域，才可能把有限的資源集中于正確的事情上。對(duì)于管理者，選擇做正確的事比正確地做事更為重要。

我們先來(lái)看看這兩個(gè)概念：

關(guān)注領(lǐng)域：每個(gè)人都會(huì)關(guān)注一些事情，包括健康、事業(yè)、家人、政治局勢(shì)等，這些都可以歸入“關(guān)注領(lǐng)域”。

可影響領(lǐng)域：有些事情是個(gè)人可以掌控的，有些則無(wú)能為力。把個(gè)人可以掌控的事情圈起來(lái)，就是你的“可影響范圍”。

優(yōu)秀的管理者會(huì)在他們能做的事情上下工夫，這樣他們積極的能量逐漸擴(kuò)大，可影響范圍也隨之?dāng)U大。

而一名整天忙碌但卻很低效的管理者，往往是把精力集中于他們不能控制的事情，如：

l            下屬的缺點(diǎn)；

l            客觀條件的限制；

l            第三方造成的原因。

他們總在指責(zé)和怪罪，徒增下屬的反感情緒。這樣，消極的能量擴(kuò)大，致使他們的影響范圍縮小。

二、勇于糾正自己的錯(cuò)誤

管理者要做好自我管理，除了專注于自己的工作外，還有很重要的一點(diǎn)：善于糾正自己的錯(cuò)誤。

金無(wú)足赤，人無(wú)完人，即使是管理者，也不例外。在自我管理中，學(xué)會(huì)用各種方法減少出錯(cuò)固然重要，但一旦出錯(cuò)，如何面對(duì)，也絕不能忽視。

    1、勇于承認(rèn)

面對(duì)錯(cuò)誤，首先是態(tài)度問(wèn)題。隱瞞，欺騙，還是承認(rèn)？

承認(rèn)錯(cuò)誤，需要極大的勇氣，同時(shí)也是敢于承擔(dān)責(zé)任、充滿自信的表現(xiàn)。你把自身的錯(cuò)誤暴露給員工，誠(chéng)懇地向大家承認(rèn)錯(cuò)誤。員工既看到了你的誠(chéng)懇和努力，又感到你對(duì)大家的尊重和一視同仁。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看，你的形象及能力不僅不會(huì)打折扣，而且還會(huì)贏得更多的肯定與支持。

管理者處理自身錯(cuò)誤的態(tài)度，直接影響到下屬的態(tài)度。管理者勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，就能帶頭塑造敢于承擔(dān)責(zé)任、敢于面對(duì)問(wèn)題的團(tuán)隊(duì)文化。當(dāng)下屬遇到問(wèn)題時(shí)，他們就不會(huì)隱瞞直至事情嚴(yán)重到無(wú)法收拾的地步。

    2、與員工一起糾正

如果錯(cuò)誤是與員工一起犯的，要注意與員工一起糾正。這樣，他們才能夠一起接受經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，共同想辦法挽救。

    3、致力于解決問(wèn)題

致力于解決問(wèn)題，以問(wèn)題和結(jié)果為導(dǎo)向。對(duì)事不對(duì)人，這才是解決問(wèn)題的正確方式。

及時(shí)處理，盡量把損失降到最低限度。

    4、找出根本原因，化錯(cuò)誤為教訓(xùn)。

問(wèn)題解決了，并不代表一切工作結(jié)束了。還需要找出根本原因，總結(jié)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再犯同類錯(cuò)誤。

《細(xì)節(jié)決定成敗》一書中介紹了針對(duì)缺少銷售經(jīng)理簽名這一問(wèn)題時(shí)兩種不同的處理方式。

處理方式一：常規(guī)式

處理方式二：德國(guó)式

不同的處理方式，得出的結(jié)果完全不同。避免犯你原來(lái)犯過(guò)的錯(cuò)誤，避免犯別人犯過(guò)的錯(cuò)誤。

要管理別人，就要先管理好自己。我們學(xué)習(xí)了如何通過(guò)

          專注于自己的工作

          勇于糾正自己的錯(cuò)誤

    來(lái)加強(qiáng)自我管理。除了做好自我管理，還需要做好上傳下達(dá)工作，管理好自己的上司和下屬，下一節(jié)先敬請(qǐng)關(guān)注：做上司的合作伙伴。

二、做上司的合作伙伴

作為管理者，上傳下達(dá)是最重要的角色之一。本節(jié)先來(lái)了解與上司溝通的技巧——做上司的合作伙伴。

一、不同的領(lǐng)導(dǎo)類型

要想與上司在工作中合作順利，首先需要了解你的上司屬于哪種領(lǐng)導(dǎo)類型。

不同的領(lǐng)導(dǎo)有不同的領(lǐng)導(dǎo)方式，一般分為四類：

           權(quán)威型。領(lǐng)導(dǎo)者大多是某個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的專家，重視效率，目標(biāo)明確。決策一手制定，很少授權(quán)給下屬，較專制，管理嚴(yán)格。

           社交型。重溝通，喜歡與下屬交流，以團(tuán)隊(duì)為導(dǎo)向，與團(tuán)隊(duì)成員共同制定目標(biāo)，給與下屬較多授權(quán)，做重大決策或向員工傳達(dá)不好的信息時(shí)，表現(xiàn)較軟弱。

           傳統(tǒng)型。重視程序和規(guī)則，喜歡根據(jù)過(guò)去的習(xí)慣和經(jīng)驗(yàn)做決定。排斥新的思想與改革。

           創(chuàng)新型。充滿激情，思想活躍，工作勤奮，經(jīng)常有新的想法與創(chuàng)意。常常希望下屬也能像自身一樣干勁十足。

與這四種不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處，要注意的問(wèn)題就不一樣，認(rèn)清你的上司屬于哪一類型，采取恰當(dāng)?shù)姆绞脚c其相處，能夠溝通更加順利，提高溝通效率。

請(qǐng)分別點(diǎn)擊，了解與不同類型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧：

權(quán)威型

尊重其權(quán)威性，不與其發(fā)生摩擦和頂撞。

提供信息與建議要簡(jiǎn)要、到位、專業(yè)。

社交型

易溝通，要鼓勵(lì)其變得強(qiáng)硬一些：在必要時(shí)采取強(qiáng)硬的領(lǐng)導(dǎo)姿態(tài)，或者非民主性的決策。

在做指示時(shí)引導(dǎo)他給與更具體的指令和目標(biāo)的時(shí)限。

傳統(tǒng)型

嚴(yán)格遵守各項(xiàng)工作的規(guī)章制度、流程、程序，不能輕易出錯(cuò)。

對(duì)新事物接受較慢。提交建議和想法，態(tài)度要柔和，但要堅(jiān)持不懈重復(fù)多次，直至慢慢產(chǎn)生結(jié)果。

創(chuàng)新型

充當(dāng)理性的聲音，在上司不斷推新的過(guò)程中適時(shí)提醒，以免其脫離實(shí)際。

學(xué)習(xí)相應(yīng)的商務(wù)知識(shí)，通過(guò)強(qiáng)有力的執(zhí)行力，配合落實(shí)上司的想法，與上司互補(bǔ)配合。

二、與上司成為合作伙伴

要成為上司的合作伙伴，僅僅認(rèn)清上司是哪種類型還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要從兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)著手：

1、上一級(jí)思考，關(guān)注上司的利益

不妨上一級(jí)，站在上司的高度，從他的同事的角度去考慮問(wèn)題。你會(huì)對(duì)問(wèn)題有更深刻、更全面的認(rèn)識(shí)。

你的上司的任務(wù)和使命是什么？你如何能夠幫助他減少壓力或者節(jié)省時(shí)間，如何能夠提升其在公司其他人面前的表現(xiàn)？如何提高工作效率？一一考慮這些問(wèn)題，將有效幫助你成為上司的合作伙伴。

    2、預(yù)期上司的需求

想一想：

    判斷下面這句話是否正確：

要滿足上司的需求，就是當(dāng)上司提出任務(wù)要求時(shí)，立即執(zhí)行，用最高的效率完成任務(wù)。

答案：不完全對(duì)。

按上司的指示辦事，下達(dá)一個(gè)命令，就努力迅速完成任務(wù)，這是“反應(yīng)式”。

對(duì)上司的期望進(jìn)行預(yù)期，提前一步做好迎接任務(wù)的準(zhǔn)備工作，就是“主動(dòng)式”。

對(duì)上司的需求進(jìn)行預(yù)期，其實(shí)也是工作主動(dòng)性的體現(xiàn)，能使你更好地與上司配合取得成功。

對(duì)上司的需求進(jìn)行預(yù)期，可把握以下三個(gè)要點(diǎn)：

第一、全面而有組織地計(jì)劃

你需要保持一個(gè)全面而有組織的計(jì)劃系統(tǒng)，能夠?qū)δ甓扔?jì)劃、月計(jì)劃以及一些重要事項(xiàng)進(jìn)行提前規(guī)劃。例如你知道你的上司本月底將提交他的季度報(bào)告，你可以提前開(kāi)始準(zhǔn)備屬于你管轄的那部分的各種數(shù)據(jù)材料，等上司向你提出要求時(shí)，你已經(jīng)準(zhǔn)備好了各種材料。

    第二、整理并保存各種文檔備份

及時(shí)整理并養(yǎng)成保存各種文檔備份的好習(xí)慣，例如會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、電話記錄等，以便查詢和再利用。當(dāng)你的上司向你詢問(wèn)一個(gè)月前與某人電話會(huì)談的具體細(xì)節(jié)時(shí)，你可以毫不費(fèi)力地找到并向其報(bào)告。

第三、與上司簡(jiǎn)要溝通其需求

可以找機(jī)會(huì)就上司的需求與其進(jìn)行簡(jiǎn)要溝通。這樣可以使你更高效地把握上司的需要，同時(shí)通過(guò)預(yù)期——溝通——調(diào)整——預(yù)期這個(gè)循環(huán)過(guò)程，不斷提升你預(yù)期的準(zhǔn)確度。

三、最大化你在組織中的貢獻(xiàn)

    作為一名管理者或團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，你需要最大化你在組織中的貢獻(xiàn)，從而在最大程度上支持你的上司，同時(shí)也推動(dòng)你在組織中前進(jìn)的步伐，實(shí)現(xiàn)你與上司的共贏。

    1、以積極的方式擴(kuò)大影響力

    你需要通過(guò)以下幾個(gè)積極的方式，不斷擴(kuò)大你的影響力：

首先，把工作做到優(yōu)秀。

這需要你具有真才實(shí)學(xué)，并且勤奮努力?！按蜩F先要自身硬”。當(dāng)人人都認(rèn)可你的能力和成就時(shí)，必定會(huì)對(duì)你刮目相看。

其次，關(guān)注組織內(nèi)正在發(fā)生的事情。

這并不是指你應(yīng)該去多參加一些背后議論、打聽(tīng)一些小道消息，而是指你要積極了解組織制定的各項(xiàng)決策、計(jì)劃，積極參加組織內(nèi)的各種正式、非正式活動(dòng)。

第三，了解組織的整體運(yùn)作。

你不但要了解本部門的運(yùn)作，還要了解整個(gè)組織的運(yùn)作?！笆裁床块T具體負(fù)責(zé)什么事，負(fù)責(zé)人是誰(shuí)”、“部門內(nèi)誰(shuí)是技術(shù)骨干，誰(shuí)的思想最活躍，誰(shuí)的威信最高”。多了解一點(diǎn)，當(dāng)你的上司有什么問(wèn)題需要解決時(shí)，你就可以立刻找到正確的部門正確的人來(lái)解決。

    2、加強(qiáng)本部門與其他部門的關(guān)系

只提升自身的影響力作為普通員工來(lái)說(shuō)可能就足夠了，但對(duì)于一名管理者來(lái)說(shuō)，他還需要積極擴(kuò)大自己所在部門或團(tuán)隊(duì)的影響力。更重要的是，要讓本部門與其他各部門都建立起良好的合作關(guān)系。

如何加強(qiáng)本部門與其他部門的關(guān)系呢？

第一步：熟悉組織流程。熟悉組織各機(jī)構(gòu)和工作流程，尤其明確在工作中與你們關(guān)系銜接最緊密的部門。把他們當(dāng)作客戶來(lái)看待。

第二步：解決問(wèn)題。關(guān)注其他部門與本部門打交道時(shí)遇到的問(wèn)題，積極處理，避免同樣問(wèn)題多次發(fā)生。

第三步：建立私交。主動(dòng)與其他部門的人多聯(lián)系，最好建立良好的私交，這樣工作起來(lái)更順利。同時(shí)也可以鼓勵(lì)本部門的員工多與其他部門的員工多聯(lián)系，建立私人感情。

提升了你的影響力，就擴(kuò)大了自己的影響范圍，在工作中就能更好的與上司合作，成為他的合作伙伴。

    通過(guò)

           適應(yīng)不同的領(lǐng)導(dǎo)類型

           以合作伙伴的角度看待上司

           最大化你在組織中的貢獻(xiàn)

你能夠與上司建立良好的合作伙伴關(guān)系，從而使你的管理工作能夠更加順利地開(kāi)展下去。當(dāng)然，你同時(shí)還需要處理好與下屬的關(guān)系，敬請(qǐng)關(guān)注下一節(jié)： 找到激勵(lì)下屬的關(guān)鍵按鈕。

三、找到激勵(lì)下屬的關(guān)鍵按鈕

如果說(shuō)管理是一種藝術(shù)的話，那么激勵(lì)就是這門藝術(shù)的核心了。作為一名管理者，找到激勵(lì)下屬的關(guān)鍵按鈕，是你的必修課。

一、幫助下屬找到工作的意義

在整個(gè)組織運(yùn)作中，最可惜的就是成員們的力量沒(méi)有被完全激發(fā)出來(lái)。成員們往往因?yàn)榍啡睂?duì)團(tuán)隊(duì)的歸屬感，不能以在團(tuán)隊(duì)工作為榮，只是為工作而工作，只會(huì)“做完”工作而不是“完成”工作。

作為管理者，你若想擁有一群充滿活力、執(zhí)行高效的下屬，就需要幫助下屬們找到工作的意義。幫助他們找到工作的意義，就幫助他們找到了方向和動(dòng)力的源泉。

幫下屬找到工作的意義，就是要與他們進(jìn)行溝通，將團(tuán)隊(duì)的使命、目標(biāo)、方向和流程明確地告訴每一名成員，將團(tuán)隊(duì)的價(jià)值觀分享給成員，讓每一名團(tuán)隊(duì)成員都明確自身在整個(gè)團(tuán)隊(duì)中的地位，所做工作的重要性。

成員們找到了自身的價(jià)值，對(duì)團(tuán)隊(duì)就會(huì)產(chǎn)生歸屬感、使命感，更愿意為團(tuán)隊(duì)奉獻(xiàn)、誠(chéng)心誠(chéng)意融入團(tuán)隊(duì)中。

二、為下屬的出色工作創(chuàng)造條件

為了更好地幫助下屬取得工作上的成功，需要盡量為他們創(chuàng)造有利的環(huán)境。

1、簡(jiǎn)化下屬的工作環(huán)境

通過(guò)“兩不兩明”原則，可以有效簡(jiǎn)化下屬的工作環(huán)境：

    A．一不：不要讓下屬猜測(cè)你的意圖

很多管理者不明確指出對(duì)下屬的要求和期望，認(rèn)為這是不言而喻的。管理者對(duì)組織整體的認(rèn)識(shí)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)比下屬更全面，而下屬只是負(fù)責(zé)某一塊，或某一階段的工作，很難站在管理者的高度看待和考慮問(wèn)題，因此，與其讓下屬不斷琢磨和印證你的猜測(cè)，不如明確指出你對(duì)他們的期望，并對(duì)他們的實(shí)施過(guò)程和結(jié)果給出恰當(dāng)?shù)姆答仭?/SPAN>

B．二不：不要讓下屬只見(jiàn)森林，不見(jiàn)樹(shù)木

森林：你所在團(tuán)隊(duì)的整體目標(biāo)和任務(wù)。

樹(shù)木：你的某個(gè)下屬的工作職責(zé)。

幫助下屬把團(tuán)隊(duì)的工作職責(zé)和目標(biāo)分解到自己那部分，也是你的重要角色之一。如果他們只見(jiàn)森林，不見(jiàn)樹(shù)木，他們就無(wú)法關(guān)注自己的具體工作和最大化發(fā)揮自己的作用。

要想簡(jiǎn)化下屬的工作環(huán)境，讓其關(guān)注于自己的工作，需要：

C．一明：明確分配任務(wù)

按照SMART法則分配工作任務(wù)，即：S-具體化，M-可衡量；A-可實(shí)現(xiàn)；R-現(xiàn)實(shí)的；T-有時(shí)限。

D．二明：明確角色

定期與下屬回顧他們的工作，明確他們的角色和方向。21世紀(jì)知識(shí)員工的工作，用十多條職位說(shuō)明來(lái)描述他們應(yīng)該做什么不做什么已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更恰當(dāng)?shù)姆椒ㄊ敲鞔_他們的角色說(shuō)明，明確他們應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的角色和作用，充分調(diào)動(dòng)其積極性。

2、保持持續(xù)性

    向下屬發(fā)布指令和規(guī)章制度，需要保持一定的持續(xù)性。朝令夕改，虎頭蛇尾，最終都會(huì)導(dǎo)致員工無(wú)法預(yù)期未來(lái)工作，打擊熱情，嚴(yán)重影響員工潛能的開(kāi)發(fā)。

三、通過(guò)授權(quán)培養(yǎng)員工

作為管理者，你還需要通過(guò)授權(quán)技巧的靈活使用，不斷發(fā)揮員工的長(zhǎng)處，使團(tuán)隊(duì)的績(jī)效最大化。

哪些工作可以授權(quán)呢？

l            下屬能做得更好的事：下屬能夠比你做得更好，條件允許的情況下，讓他們來(lái)做；

l            低價(jià)值的事：讓下屬去做低價(jià)值的事，你可以去完成更有價(jià)值的事；

l            可以鍛煉下屬能力的事：在可控范圍內(nèi)有意識(shí)地下放工作職權(quán)，鍛煉和激發(fā)下屬能力。

階段1 ，能力適應(yīng)階段。既沒(méi)能力，也沒(méi)無(wú)良好的工作態(tài)度的下屬，需要考慮是否應(yīng)該保留他在團(tuán)隊(duì)中。

階段2，價(jià)值形成階段。例如新進(jìn)員工，工作流程業(yè)務(wù)不熟悉，但有積極的態(tài)度和強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)欲望，由于他們業(yè)務(wù)水平有限，需要更多的指導(dǎo)，因此不宜采用過(guò)多授權(quán)。當(dāng)然可以授權(quán)一些他們力所能及的事，以增強(qiáng)他們的信心。在授權(quán)過(guò)程中注意密切跟蹤過(guò)程和結(jié)果。

階段3，能力發(fā)揮階段。一般為工作已經(jīng)熟悉起來(lái)的員工，業(yè)務(wù)水平較高，態(tài)度也很積極。此時(shí)可以放心地授權(quán)給他們，充分發(fā)揮他們的能力和貢獻(xiàn)。必要時(shí)提供結(jié)果和支持。授權(quán)可以促進(jìn)其成就感和歸屬感。

階段4，價(jià)值提升階段。業(yè)務(wù)已經(jīng)很熟悉，但態(tài)度不一定很積極，有一些老員工就屬于這種類型。此時(shí)，征求他們的意見(jiàn)和授權(quán)給他們一定職責(zé)，將成為有效的尊重和激勵(lì)手段。

此階段還涉及兩次評(píng)估問(wèn)題，在此階段的員工，根據(jù)其業(yè)務(wù)和管理潛能水平，需要考慮換崗或提升。

據(jù)研究，一般以兩年為一個(gè)周期，員工會(huì)經(jīng)歷“價(jià)值形成——價(jià)值發(fā)揮——價(jià)值提升”一個(gè)完整的過(guò)程，周而復(fù)始，不斷提升。因此，根據(jù)員工的不同成熟度來(lái)安排工作，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用授權(quán)技巧，能夠充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，使其績(jī)效結(jié)果達(dá)到最佳。

我們學(xué)習(xí)如何：

l            進(jìn)行自我管理；

l            與上司形成合作伙伴關(guān)系；

l            找到激勵(lì)下屬的關(guān)鍵按鈕。

通過(guò)這些途徑，我們能夠高效創(chuàng)建和諧的管理和發(fā)展環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)各方資源和力量，取得最大的管理績(jī)效，成功達(dá)成目標(biāo)。