三要注意各部分的篇幅是否合理、長短是否恰當(dāng)?shù)取Ｈ绻缓侠怼⒉磺‘?dāng)，就要進(jìn)行補(bǔ)充或調(diào)整，各部分篇幅長短要服從內(nèi)容的需要。內(nèi)容所必需的，能長則長，能短則短。值得注意的是，在修改文稿時(shí)往往需要?jiǎng)h掉多余段落，增補(bǔ)某些材料，訂正某些觀點(diǎn)，或者增加某些引文，這樣就會(huì)引起結(jié)構(gòu)變動(dòng)，不能顧此失彼，造成新的結(jié)構(gòu)不合理。  

　　三、把好主題和觀點(diǎn)關(guān)，做到中心突出、事實(shí)準(zhǔn)確。

　　每篇公文都應(yīng)主題(主要指標(biāo)題)突出、觀點(diǎn)鮮明、材料充分，用主題和觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，用材料說明主題和觀點(diǎn)，以求得主題、觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。如果主題、觀點(diǎn)、材料配合不當(dāng)，要么就會(huì)造成主題和觀點(diǎn)大、材料少，顯得空洞、干癟，說服力不強(qiáng)；要么就會(huì)出現(xiàn)事例的羅列，材料淹沒觀點(diǎn)。所以，要恰如其分地確立主題，使之成為公文的核心，用正確的觀點(diǎn)和材料圍繞主題開展論述。同時(shí)要注意文稿的基本觀點(diǎn)是否提出，已提出的是否正確。如果文稿的基本觀點(diǎn)沒有提出或提得不夠明確，就要從材料中提煉觀點(diǎn)，使之成為公文的骨架，使受文者看過觀點(diǎn)后就能知道公文的主要內(nèi)容。如果基本觀點(diǎn)不正確或不切合實(shí)際，就應(yīng)進(jìn)行修改訂正，使之正確、鮮明。三要?jiǎng)h減與主題和觀點(diǎn)無直接聯(lián)系的材料，避免材料過于繁雜，同時(shí)根據(jù)需要補(bǔ)充一些新的具有典型性、代表性的材料，以增強(qiáng)主題和觀點(diǎn)的說服力。

　　公文法定的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，決定了公文內(nèi)容必須準(zhǔn)確，事實(shí)必須真實(shí)可靠，數(shù)字必須準(zhǔn)確無誤，結(jié)論必須符合政策法規(guī)和實(shí)際情況，不可夸大也不可縮小，不可拔高也不可壓低。把好公文事實(shí)關(guān)，就要認(rèn)真核查文稿內(nèi)容是否添枝加葉、浮夸拔高；是否有張冠李戴或以點(diǎn)代面、夸大其詞；是否有弄虛作假的痕跡等。只有這樣，才能在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上觀察問題、認(rèn)識問題，有針對性地提出解決問題的方法，指導(dǎo)和促進(jìn)工作的開展。

　　四、把好語言文字和公文的體式關(guān)，保證公文的嚴(yán)肅性。

　　公文的語言文字表述如何，直接關(guān)系到公文的質(zhì)量，影響公文的貫徹執(zhí)行。公文的結(jié)構(gòu)條理清晰、層次分明，才能明了地表達(dá)發(fā)文意圖和思想，便于受文單位讀懂弄通、貫徹執(zhí)行。因此，核稿時(shí)要重點(diǎn)對公文框架、布局、部分之間的關(guān)聯(lián)以及敘述的層次性等進(jìn)行細(xì)致分析，使公文的結(jié)構(gòu)合理嚴(yán)謹(jǐn)。同時(shí)要認(rèn)真審核文稿語言文字的使用是否正確，有無錯(cuò)字、別字；用詞是否恰如其分、搭配正確、通俗易懂；句子成份是否正確，有無病句；標(biāo)點(diǎn)符號運(yùn)用是否準(zhǔn)確，是否會(huì)產(chǎn)生歧義；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確無誤；文風(fēng)是否純正，等等。

 公文的體式關(guān)系到公文的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和工作效能的發(fā)揮。核稿人員必須按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求審核文稿體式，核查文種使用是否合適，標(biāo)題是否準(zhǔn)確，發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)的關(guān)系是否恰當(dāng)，主送、抄送機(jī)關(guān)的范圍是否合適，發(fā)文字號、附件、附注及發(fā)文形式是否合適，等等。

　　總之，公文核稿是一項(xiàng)費(fèi)心費(fèi)腦的細(xì)致工作，核稿人員既要有很強(qiáng)的法律法規(guī)和政策性，又要有扎實(shí)的語言文字功底和一定的書寫能力，更要熟練掌握本機(jī)關(guān)的全面工作。只有這樣，才能較好地做好公文核稿工作。

http://qy./pub/gsqygsj/gswh/2009/10/26/1256526561749.html劉選 延

 公文 核 稿 心 得

　　最近，省分行辦公室在審核公文文稿和對下級行來文進(jìn)行抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)，公文質(zhì)量尤其是基礎(chǔ)文稿質(zhì)量亟待提高。為此，省分行辦公室專門在省分行機(jī)關(guān)組織了一次公文實(shí)務(wù)培訓(xùn)。根據(jù)會(huì)議安排，我們又從上次培訓(xùn)的例文中精選了十余份有代表性的公文進(jìn)行重點(diǎn)演示。這些公文有的是已發(fā)文件，有的是部門報(bào)送辦公室審核的文件，有的是基層行上報(bào)的文件。有的文件較長，本次只選取了部分內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)演示。需要指出的是，這次培訓(xùn)演示不是標(biāo)準(zhǔn)答案，有些地方還缺乏更仔細(xì)的推敲，但從大的方面基本可以揭示公文基礎(chǔ)文稿中存在的問題，僅供大家參考。同時(shí)，我們還結(jié)合這些例文對最近的審稿工作進(jìn)行了歸納，向大家提示公文草擬和修改時(shí)應(yīng)注意的問題。

　　公文是應(yīng)用文的一種，具有直接性、真實(shí)性、規(guī)范性特征。公文又是一種特殊應(yīng)用文，表現(xiàn)為強(qiáng)制使用白話文并兼用議論、說明、敘述三種表達(dá)方式。公文一般由三部分組成：文頭、正文和文尾。文頭就是通常所說的文件頭，由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度和密級等組成；正文由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)送機(jī)關(guān)、成文時(shí)間、印章、附件、抄送機(jī)關(guān)等組成；文尾由主題詞、發(fā)送欄、印發(fā)機(jī)關(guān)及印發(fā)日期、共印份數(shù)等組成。現(xiàn)在的公文構(gòu)成要素大多都有程式化、規(guī)范化的要求，把它做規(guī)范應(yīng)該沒有大的問題，也容易控制。公文中的大多數(shù)問題實(shí)際出現(xiàn)在正文的表達(dá)上。歸納起來，有12個(gè)方面問題要引起擬文者和把關(guān)者注意。

　　第一，標(biāo)題貴在簡潔、規(guī)范。擬定標(biāo)題，最重要的是要簡潔明了，主干清晰，符合規(guī)范。容易犯的錯(cuò)誤是：過多地加進(jìn)一些定語、非主干內(nèi)容或在轉(zhuǎn)發(fā)文時(shí)過多地引用上級發(fā)文內(nèi)容，導(dǎo)致標(biāo)題過長（如企業(yè)授信數(shù)據(jù)），主題不突出。再就是一些習(xí)慣性的但卻是錯(cuò)誤的標(biāo)題格式一直被引用，如“關(guān)于對……”、“關(guān)于申請……請示”之類。這類標(biāo)題由于中介詞影響較大，加之主干部分構(gòu)成因素比較復(fù)雜，容易形成病句，這里不可能一一舉出，但有一點(diǎn)需要牢記，就是用最簡單的話、把最重要的事情說出來就行了。舉兩個(gè)例子?！瓣P(guān)于對某某同志擬任職務(wù)進(jìn)行公示的通知”，這樣的標(biāo)題經(jīng)常出現(xiàn)，顯然不規(guī)范，但用了很多年，就是沒人說。其實(shí)可以很簡單，因?yàn)椤肮尽北旧砭褪且粋€(gè)文體，只需說“關(guān)于某某同志任職的公示”就可以了。再比如：“關(guān)于對某某……公司授信某某億元及貸款某某億元的請示（或批復(fù)）”，公司名稱很長，而且把幾乎所有相關(guān)信息都放在了標(biāo)題里，顯然不合適，有必要進(jìn)行約簡處理?！澳衬彻尽泵Q如果太長，可以使用簡稱，改成“關(guān)于某某公司授信及貸款的請示（或批復(fù)）”就可以了。大家回去以后可以多參考上級行和政府文件進(jìn)行理解和把握，相信會(huì)有所幫助。

　　第二，抬頭（主送機(jī)關(guān)）并不簡單。這里說抬頭并不簡單主要有兩層意思，一是新的組織架構(gòu)越來越復(fù)雜，行文是否規(guī)范與準(zhǔn)確使用抬頭有很大關(guān)系。對大多數(shù)文稿來說，無特別指代，抬頭一般都是格式化的，很簡單，如“省分行營業(yè)部，各二級分行，各直管市支行”等等，抬頭依據(jù)行文內(nèi)容要求的主要對象而定。但也有一些特殊情況下的行文抬頭需要特殊把握，如在處理機(jī)關(guān)內(nèi)部的黨務(wù)工作、特定的業(yè)務(wù)工作以及在處理與政府部門、監(jiān)管部門的關(guān)系需要行文時(shí)，都可能出現(xiàn)一些特殊要求，應(yīng)符合公文規(guī)范。二是抬頭一經(jīng)確定，客觀上就給出并限制了正文的表達(dá)方式或范圍，也就是說，抬頭一經(jīng)確定，一般情況下，在正文中就沒有必要再出現(xiàn)抬頭已經(jīng)指代明確的對象，如“各行要……”、“各行必須……”、“全行……”之類的提示。我們注意到，在不少行的工作報(bào)告如行長報(bào)告中也存在類似的問題。如行長報(bào)告，本來就是講給下級行聽的，如無對特別對象的要求，沒有必要重復(fù)指代或提示。當(dāng)然，有些時(shí)候，這種提示可能是必須的，如：政策要求向下延伸或?qū)芾聿块T有要求時(shí)，要提示“各級行要……”、“各部門要……”。還有一種情況就是對某一項(xiàng)特別重要的政策需要強(qiáng)調(diào)時(shí)，可以進(jìn)行加重提示，但要盡量少用。這是做到行文簡潔一個(gè)很重要的方面。

　　第三，導(dǎo)語應(yīng)該是讓人心情愉快的開場白。公文一般有三要件：“為什么”、“是什么”、“干什么（怎么辦）”?！笆鞘裁础被卮鹞募鉀Q的主要問題，“干什么”是文件的主體，就是講政策，導(dǎo)語則是要回答“為什么”。導(dǎo)語中容易出現(xiàn)的問題是：戴大帽子或廢話較多、游離主題、輕重不明，讓人看到以后別扭且無從下手修改。我們提倡：導(dǎo)語一定要直截了當(dāng)、直奔主題。發(fā)文依據(jù)實(shí)際上很簡單，不要人為地弄復(fù)雜了；發(fā)文依據(jù)還要分清主次，不能把上級行的文件依據(jù)排在了次要位置。也有這樣的情況，為引導(dǎo)或便于下文分析，導(dǎo)語部分需要對有些情況進(jìn)行簡要分析，但這種分析一定要簡潔，不要把一些無關(guān)緊要的事兒都放在里面說一說。不少行辦公室和省分行機(jī)關(guān)一些職能部門的同志都有這樣的習(xí)慣，什么事都想從根上說起，這樣很不好。還有一個(gè)問題也需要引起注意，就是在正文部分的一些標(biāo)題下面，又出現(xiàn)一些引導(dǎo)性或說理性的語言，看似要引出下文，實(shí)際上沒有必要。我們認(rèn)為除非特別重要的政策出臺(tái)時(shí)，或后面分層次表達(dá)需要一個(gè)總的要求進(jìn)行歸納性闡述，一般情況下沒有必要再進(jìn)行引導(dǎo)性的表達(dá)。導(dǎo)語是讓人心情愉快的開場白，開場白過后就要談?wù)拢匀灰簿蜎]有必要在談?wù)碌臅r(shí)候，又把自己介紹一番。

　　第四，小標(biāo)題要認(rèn)真提煉。一般情況下，小標(biāo)題都要進(jìn)行提煉，而且，經(jīng)過提煉的小標(biāo)題的表達(dá)方式要盡可能統(tǒng)一起來。有時(shí)候比較簡單的、普通的事務(wù)性、技術(shù)性方面的工作安排可以用平鋪的方式，就是直接講出來而不使用小標(biāo)題，但最好別出現(xiàn)平鋪與經(jīng)過提煉的小標(biāo)題在一個(gè)大的部分混用的情況。小標(biāo)題的提煉關(guān)鍵是要把握兩點(diǎn)：一是上合主題。小標(biāo)題不能脫離公文主題而存在，否則，這一部分的表述可能整體都不需要或只需要在引言部分點(diǎn)到為止。二是下蓋所要表達(dá)的內(nèi)容，也就是做到文要對題。如果出現(xiàn)小標(biāo)題后面的文字表達(dá)是必需的但已擬定的小標(biāo)題又不能覆蓋，這說明小標(biāo)題還需要重新提煉。同時(shí)，小標(biāo)題體現(xiàn)的是政策要求，一定要嚴(yán)謹(jǐn)，不能用容易產(chǎn)生歧義的詞語；如果小標(biāo)題代表著比較重要的政策出臺(tái)，一定要與上級行的“母文件”在提法上保持一致，不要輕易地改變上級行表達(dá)政策的詞性。同時(shí)，還要注意分清主次，哪些先講，哪些后說，相互之間有沒有可能出現(xiàn)交叉，以及不同層次的小標(biāo)題之間的關(guān)系等等，這些問題擬文者和公文把關(guān)者一定要心中有數(shù)。

　　第五，正文表達(dá)要從基礎(chǔ)做起。正文一般回答“干什么”，當(dāng)然也包括“怎么干”的問題。這里面反映的問題比較多。容易出現(xiàn)的是：把“為什么”又放在這兒講一通；政策不嚴(yán)謹(jǐn)；主次不明了，“干什么”和“怎么干”交織在一起，層次不清楚，看不清政策的著力點(diǎn)；兼顧不周全以及拼湊一些政策要求等問題；還有很多涉及寫作基本功方面的問題，集中表現(xiàn)為文體語體不清和行文不流暢。正文表達(dá)反映的是擬文者的文字基本功。我們注意到，現(xiàn)在兩級分行機(jī)關(guān)調(diào)整充實(shí)的年輕人較多，大多沒有經(jīng)過規(guī)范的公文基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，他們跟著前人走，學(xué)生氣還沒有退掉，又染上了不少壞毛病。問題雖然很多，但只要我們注意把握兩點(diǎn)，其它問題就能夠慢慢地解決好。一是盡量用短句直截了當(dāng)講政策，也就是“干什么”要一清二白。講政策的時(shí)候不需要鋪墊，一定要用詞嚴(yán)謹(jǐn)，簡單明了。二是分清層次講如何落實(shí)這些政策，把“怎么干”的具體要求有層次地展開。講落實(shí)政策要求時(shí)，要注意尺度和力度。尺度反映的是政策邊界，在行文時(shí)要注意與上級行的要求和領(lǐng)導(dǎo)指示精神保持一致，不能出現(xiàn)任何偏差；力度要闡述的是落實(shí)的具體要求，要用準(zhǔn)確的詞性進(jìn)行表達(dá)。這是體現(xiàn)公文色彩的一個(gè)很重要的方面。這兩條講清楚了，每個(gè)小標(biāo)題下面的正文表達(dá)就差不多了。

　　第六，行文邏輯一定要嚴(yán)謹(jǐn)。主要有兩個(gè)方面的問題。一是公文的結(jié)構(gòu)邏輯問題。常用公文一般都有比較規(guī)范的結(jié)構(gòu)模式，通常情況下還是按照既定的公文結(jié)構(gòu)組織文稿較好，但也不是不能突破，但公文格式上的突破要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對一些問題的關(guān)注度、行文主題某一方面政策要求的重要程度、工作的指導(dǎo)深度等方面因素進(jìn)行把握，把“為什么”、“是什么”和“干什么”說清楚就行了。因公文結(jié)構(gòu)變化而影響到行文邏輯的，以不損傷主題和需要加重的政策關(guān)注度的表達(dá)為前提。要做好這一點(diǎn)，需要擬文者在工作實(shí)踐中慢慢體會(huì)和把握。二是具體行文過程中的小邏輯。這方面出現(xiàn)的問題比較多，可以說幾乎大多數(shù)文搞都有類似的問題。文稿中的小邏輯問題更多地表現(xiàn)為文字工作技巧問題，是影響正文表達(dá)質(zhì)量的重要因素。這是一項(xiàng)基本功，辦公室搞文字工作的同志一定要好好練習(xí)。比如：哪些該在前面處理，哪些該放在后處理，哪些可能出現(xiàn)交集等等，要分清楚，處理要得當(dāng)，不要給人前言不達(dá)后語、主次輕重不分、后贅不斷特別是疊床架屋的感覺。只用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就可以檢驗(yàn)行文邏輯：讀一下，看看流暢不流暢，如果感到別扭就再梳理一下。大家可以結(jié)合今天講的這些例文在工作中慢慢體會(huì)。

　　第七，政策依據(jù)貴在做實(shí)。這次例文講解基本沒有涉及這方面的問題，但確實(shí)非常重要，辦公室文稿方面的事故往往因此而生。首先，我們的公文起草和核稿人員一定要全面掌握專業(yè)政策和全行的大政方針，這是草擬或修改文稿的前提之一。不然的話，我們很容易講老話、用老詞，甚至可能說與新政策相左的話，說與全行工作中心和對專業(yè)工作總體要求不合拍的話，說其它方面的錯(cuò)話或反話，或在修改文稿時(shí)看不出這些毛病。只有熟悉政策，在擬文或核稿時(shí)才能夠用得方便，用得準(zhǔn)確。再就是要督促職能部門在組織文稿時(shí)一定要把政策研究透，看一看：總行的政策依據(jù)是不是最新的，有沒有“新瓶裝舊酒”的問題？總行的政策依據(jù)在本地化時(shí)有沒有出現(xiàn)偏差，是不是符合全行年初工作會(huì)議對專業(yè)工作提出的總體要求？我們注意到，省分行機(jī)關(guān)有的職能部門在引述全行年初工作會(huì)議主要精神時(shí)，會(huì)出現(xiàn)詞性不準(zhǔn)導(dǎo)致政策尺度和力度不精確的問題。這樣的問題會(huì)不會(huì)出現(xiàn)在上級政策本地化方面，目前還很難檢驗(yàn)，但需要引起各級行辦公室和職能部門的重視。這些問題雖然不是信息披露方面的重要內(nèi)容，但一旦出現(xiàn)法律問題而被外部取證，就可能出現(xiàn)不利的后果。最后是政策依據(jù)的把關(guān)問題。現(xiàn)在，省分行機(jī)關(guān)有不少部門經(jīng)理提筆就簽文件，把審稿的責(zé)任都推到辦公室，要不得。政策把關(guān)辦公室也有責(zé)任，但主責(zé)任人還是在專業(yè)部門負(fù)責(zé)人和分管行長，這一點(diǎn)一定要明確。

　　第八，詞性把握貴在細(xì)心。詞性是反映公文質(zhì)量的一個(gè)很重要的方面，它表達(dá)的是對事件性質(zhì)的判斷和政策力度；機(jī)關(guān)層次越高，這個(gè)問題就越重要。詞性把握不準(zhǔn)是這次例文講解中比較突出的問題之一。問題集中在程度副詞的使用上，主要表現(xiàn)是愛說重話，愛說狠話，愛說滿話，愛說大話，這樣不好。如“必須怎樣”、“一定要怎樣”、“堅(jiān)決要怎樣”以及“從嚴(yán)從重”等等。為了增強(qiáng)政策的嚴(yán)肅性，適當(dāng)加重語氣是可以的，但千萬不要用多了！我們提倡重話狠話越少越好，滿話大話最好別說，要用以機(jī)制為主導(dǎo)的有效的政策來解決經(jīng)營管理中出現(xiàn)的問題，也就是要把公文寫作的注意力集中到政策的有效性上來。當(dāng)然，詞性把握上還存在語言不豐富、缺乏政策依據(jù)、對相同事件在判斷上詞性差異較大以及表達(dá)不完整等問題。說到詞性把握，給文稿把關(guān)者提兩條原則，注意在實(shí)際工作活學(xué)活用。一是不能不改。有些問題是顯而易見的，如錯(cuò)用數(shù)字單位、標(biāo)準(zhǔn)詞句和習(xí)慣用語等，一看就知道用錯(cuò)了，這些錯(cuò)誤很明顯，不能不改。二是盡量不改。受專業(yè)知識的局限，經(jīng)常會(huì)有一些新的詞匯出現(xiàn)在文稿中，文稿把關(guān)者常常不知道，感到有點(diǎn)別扭但又不能確定。這時(shí)候就不要憑經(jīng)驗(yàn)判斷拿來就改。只要進(jìn)行一下確認(rèn)，問題就解決了。

　　第九，一定要養(yǎng)成好的習(xí)慣。機(jī)關(guān)公文絕大部分都是常規(guī)性的。過去，老同志留下不少范文，但這不一定都是財(cái)富。希望辦公室的同志特別是年輕同志從現(xiàn)在開始，在公文寫作和把關(guān)時(shí)要從嚴(yán)要求自己。過去的東西要揚(yáng)棄，有的甚至要拋棄。比如，現(xiàn)在兩級分行機(jī)關(guān)專業(yè)工作行文量很大，像前臺(tái)業(yè)務(wù)部門以及信貸、計(jì)財(cái)部門等都有大量的專業(yè)文稿，不少文稿都是程式化的，如授信、貸款以及一些財(cái)務(wù)項(xiàng)目請示批復(fù)等，模式化很強(qiáng)，老師怎么教，后來人就怎么做；有些是明顯錯(cuò)誤，后來人已經(jīng)感覺到了，也改了過來，但老師現(xiàn)在是部門老總了，審稿時(shí)又給改了回去，讓人哭笑不得；有的請示材料報(bào)上來一大堆，廢話連篇，不知道把關(guān)的人在干什么。這樣的問題在機(jī)關(guān)還很普遍，要引起重視。再就是有不少同志都有一些自己的習(xí)慣但不規(guī)范的句式和用語，要按照公文行文規(guī)范的要求進(jìn)行全面糾正。公文的句式（多為議論、說明、敘述的方式）和語言表達(dá)有自己的特性，不能把其它文體語言都搬到公文上；但規(guī)范決不等于死板，還是要在熟練運(yùn)用公文規(guī)范句式和語言的基礎(chǔ)上，不斷豐富表達(dá)方式和能力。這是一項(xiàng)基本功，一定要下功夫。當(dāng)然，也有一些公文過去有規(guī)范的格式可以引用，如授權(quán)書、專業(yè)工作批復(fù)以及法律文件等，應(yīng)在有所尊重的前提下進(jìn)一步規(guī)范，滿足新要求。

　　第十，小處著眼才能見功夫。數(shù)字、數(shù)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號以及引文等看起來不重要，但切不要小看。我們注意到，這些小問題在擬文和審稿時(shí)很少有人注意。比如：統(tǒng)一小數(shù)點(diǎn)使用方法、特殊計(jì)量單位的使用等，存在不少問題。引用數(shù)字要切題，有選擇地使用，次要的數(shù)字該舍去的不能留；要注意數(shù)字分節(jié)表達(dá)；小數(shù)點(diǎn)后面保留的數(shù)字要規(guī)范，一位或兩位，在同一公文中要統(tǒng)一起來，并根據(jù)閱文對象的需要進(jìn)行選擇處理；數(shù)據(jù)引用不要太多，能說明問題就可以了；數(shù)字也不要太長，通過數(shù)量單位的變化進(jìn)行控制，但專業(yè)工作有特殊要求的除外。16種標(biāo)點(diǎn)符號各有作用（包括七種點(diǎn)號，其中句末點(diǎn)號和句內(nèi)點(diǎn)號：句號、問號、感情號和逗號、頓號、分號、冒號，九種標(biāo)號：引號、括號、省略號、破折號、連接號、間隔號、書名號、著重號、專名號等）。點(diǎn)號運(yùn)用要防止一逗到底、亂用引號、錯(cuò)用分號以及其它標(biāo)號不規(guī)范等問題。引文要準(zhǔn)確、規(guī)范。在審稿中我們注意到，業(yè)務(wù)部門文稿中大多數(shù)的數(shù)字使用不規(guī)范，有相當(dāng)數(shù)量的文稿如對上的客戶貸款請示報(bào)告，數(shù)字使用過多，重點(diǎn)不突出?？赡苡袑I(yè)工作的技術(shù)要求，但也不盡然，不排除有師徒傳承不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的問題。再就是標(biāo)點(diǎn)符號使用不規(guī)范的問題也非常普遍。辦公室的同志和職能部門從事文稿起草工作的同志，要加強(qiáng)這方面的基本功。

　　第十一，要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。公文事項(xiàng)的發(fā)起和公文的形成與領(lǐng)導(dǎo)意圖有很大關(guān)系。除了一些常規(guī)性公文以及轉(zhuǎn)發(fā)上級公文外，我們有相當(dāng)數(shù)量的公文是根據(jù)全行年初工作安排或行領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)動(dòng)議發(fā)起的。這里面可能面臨三個(gè)問題：一是臨時(shí)動(dòng)議是否經(jīng)過充分研究了？政策研討是否充分？二是領(lǐng)導(dǎo)口頭闡述的觀點(diǎn)能否完整體現(xiàn)他真實(shí)意思，政策依據(jù)怎樣？部門工作要求與大政方針有沒有沖突等等？三是領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)議可能就是一條核心政策，我們?nèi)绾螄@這一核心展開和細(xì)化，全面回答“干什么”和“怎么干”的問題。辦公室修改文稿的同志經(jīng)常遇到與處室同志意見不一致的情況，擬文同志的回答常常是“這是處長說的或改的”，怎么辦？還是要按照公文規(guī)范要求進(jìn)行處理。我們的意見是：如前面所講的，政策要求以部門意見為主，辦公室把關(guān)的同志一定要尊重，只要表達(dá)準(zhǔn)確就可以了；但對公文規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格要求，辦公室的權(quán)威不能動(dòng)搖。當(dāng)然，也有一個(gè)溝通的問題。一些重要的內(nèi)容修改，如詞性使用等影響政策力度的修改等，辦公室的同志要主動(dòng)與部門的同志進(jìn)行溝通，講明原因，爭取理解。

　　第十二，在什么的情況下都要盡職處理?，F(xiàn)在，機(jī)關(guān)公文量很大，辦公室的審稿難度很大。但不管在什么樣的情況下，都要按照盡職要求進(jìn)行處理，不能“蘿卜快了不洗泥”。把握好兩點(diǎn)，有助于大家更好的審核公文，減少差錯(cuò)，控制事故。一是要重點(diǎn)審查公文規(guī)范性要求。機(jī)關(guān)公文處理規(guī)范，各方面的要求很多。國務(wù)院2000年有個(gè)國發(fā)23號文，總行2001年有個(gè)行發(fā)77號，省分行2001年也有個(gè)行發(fā)39號文，講得很詳細(xì)。希望系統(tǒng)辦公室的同志、機(jī)關(guān)部門文稿起草人員和各個(gè)層次的文稿審核人員，都再好好學(xué)習(xí)一下；如有必要，把這些文件放在手邊，得閑的時(shí)候翻翻看看，對寫好公文、正確處理公文很有幫助。二是要注意摸索規(guī)律，提高效率。審核公文基礎(chǔ)文稿時(shí)有一些結(jié)點(diǎn)要重點(diǎn)把握，比如：文稿的標(biāo)題及小標(biāo)題、導(dǎo)語、比較集中的政策性建議等，這些方面要進(jìn)行重點(diǎn)審查。同時(shí)，我們建議經(jīng)常擬文的同志注意收集一些權(quán)威部門的公文范本，學(xué)一學(xué)，看一看，對提高公文寫作質(zhì)量會(huì)有很大幫助。

　　公文是一個(gè)機(jī)關(guān)的臉面，反映著行文機(jī)構(gòu)的工作水平，也記錄著擬文者的成長歷程。讓我們秉承認(rèn)真、規(guī)范、服務(wù)、效率的宗旨，各施其職，共同努力，提高辦文質(zhì)量。

高校辦公室公文核稿工作芻議
蔣杰（浙江師范大學(xué)黨委、校長辦公室  浙江金華  321004）

　　公文核稿是指文稿送交領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，核稿人員對文稿所做的全面檢查和修正工作，它是文件制發(fā)過程中的重要環(huán)節(jié)，對提高公文的質(zhì)量、維護(hù)公文的權(quán)威性和保持公文的嚴(yán)肅性具有重要意義。作為高校辦公室的一項(xiàng)重要工作，核稿人員對該項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識是做好工作的前提，知道從哪些方面入手是做好工作的關(guān)鍵，了解在核稿工作中應(yīng)注意的方面是提高工作效率的有效途徑。本文將就以上幾點(diǎn)談?wù)剛€(gè)人工作的體會(huì)。
1.公文核稿工作的重要性
1.1核稿是確保公文效力的重要步驟
公文是傳達(dá)政令、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，只有政策界限明確、情況交待清楚、辦法措施可行、表達(dá)準(zhǔn)確簡練、體式合乎規(guī)范，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。如果公文數(shù)量多、質(zhì)量低、行文亂，不僅使公文失去了嚴(yán)肅性和權(quán)威性，也影響上級主管部門的工作秩序、損害學(xué)校自身聲譽(yù)，還不利于下級單位工作的開展，給實(shí)際工作帶來諸多麻煩。因此，在公文印發(fā)前對文稿進(jìn)行審核和修改就顯得尤為重要，它是提高公文質(zhì)量、保證公文發(fā)揮效力的重要步驟。
1.2核稿是秘書發(fā)揮參謀助手作用的重要方面
　　高校的很多工作都是通過公文的形式匯報(bào)、部署、傳達(dá)和交流的。按業(yè)務(wù)分工和工作需要，文稿撰寫工作一般都由各職能部門指定有關(guān)人員或單位秘書負(fù)責(zé)，受擬稿人思想高度、政策水平、業(yè)務(wù)能力、文字技巧、對公文特點(diǎn)認(rèn)識差異等因素的影響，文稿中難免會(huì)出現(xiàn)各種疏忽和遺漏。辦公室秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對文稿審核把關(guān)，減輕了領(lǐng)導(dǎo)閱批和修改文稿的負(fù)擔(dān)，為領(lǐng)導(dǎo)騰出了抓大事、謀大局的時(shí)間和精力，這也是秘書人員發(fā)揮參謀助手作用的重要方面。

2.公文核稿工作的內(nèi)容
2.1把好行文關(guān)，確保公文的嚴(yán)肅性
　　公文的效用在于質(zhì)量而不在于數(shù)量，為維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，首先應(yīng)關(guān)注新送來文稿的行文必要性。由于高校部分工作具有一定的循環(huán)周期，極易出現(xiàn)內(nèi)容相同或相似的重復(fù)行文現(xiàn)象。對此，核稿人員要嚴(yán)把行文關(guān)，對可發(fā)可不發(fā)的公文堅(jiān)決不發(fā)，對能合并的公文盡量合并，對可以由職能部門自行印發(fā)的絕不以學(xué)?；蜣k公室名義發(fā)文，凡通過匯報(bào)、請示等口頭形式協(xié)商能夠達(dá)成共識的一般不予行文，凡在會(huì)議上安排部署過的事項(xiàng)不另外行文，一般知照性的通知和文件應(yīng)盡量在校園網(wǎng)發(fā)布或以白頭通知形式發(fā)出，不另行文。
2.2把好政策關(guān)，確保公文的權(quán)威性
　　一份具有法定效力的公文，必須符合黨和國家的現(xiàn)行方針政策、法律法規(guī)，不與上級主管部門或本校發(fā)布現(xiàn)仍在執(zhí)行的政策、規(guī)定相矛盾。核稿人員要站在全校的立場對職能部門所擬文稿進(jìn)行審核，看其所提新規(guī)定或辦法是否合乎法律法規(guī)、是否需要廢止現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定、辦法，須與其他部門聯(lián)合行文的是否已與相關(guān)部門協(xié)商并達(dá)成一致意見等等?？傊?，核稿人員要嚴(yán)格把握政策尺度，對文稿涉及的政策問題要有準(zhǔn)確的縱向和橫向把握，既要保持同上級有關(guān)政策的一致，以及現(xiàn)行規(guī)定與既往文件的統(tǒng)一，又要全面掌握上級文件精神，盡可能多地了解各部門、各單位的文件，保持政策的連續(xù)性和統(tǒng)一性。    
2.3把好內(nèi)容關(guān)，確保公文的高效性
　　公文內(nèi)容質(zhì)量的高低優(yōu)劣直接決定了公文效力的大小強(qiáng)弱，內(nèi)容質(zhì)量由多種因素所決定，按最基本的要求來說，首先應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)所提措施辦法的客觀全面、切實(shí)可行。其次應(yīng)關(guān)注構(gòu)成公文材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和邏輯性。為此，在核稿工作中，要注意審核文稿使用的的材料是否準(zhǔn)確無誤，層次是否清晰分明，結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)完整等。同時(shí)，還要注意審核語言文字是否規(guī)范簡練，遣詞造句是否符合語法。另外，對于文中的標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字序數(shù)、人名地名、專用術(shù)語以及引用、簡稱等是否正確規(guī)范也應(yīng)予以關(guān)注。在確保以上內(nèi)容全面準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，在篇幅上應(yīng)力求簡短。
2.4把好體式關(guān)，確保公文的規(guī)范性
　　公文的體式關(guān)系到公文的流轉(zhuǎn)效率和正常效力的發(fā)揮。核稿人員要嚴(yán)格按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，對公文的文種和格式，以及公文中一個(gè)個(gè)相對固定的組成部分進(jìn)行審核，如對公文的文種、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、附件、附注、成文日期、主題詞等都要仔細(xì)檢驗(yàn)把關(guān)，確保每個(gè)部分都符合規(guī)定的要求。另外，對公文用紙、字體、字號、行間距、裝訂等也要根據(jù)相關(guān)規(guī)定認(rèn)真把關(guān)，確保公文格式規(guī)范統(tǒng)一。
3.做好公文核稿工作需要注意的幾點(diǎn)
　　上述四方面的公文審核把關(guān)工作，對核稿人員提出了極高的要求。筆者以為，要做好公文核稿工作，核稿人員還需要注意以下幾點(diǎn)：
3.1堅(jiān)守整體、全局的工作立場。整體、全局的工作立場在公文審核把關(guān)中具有重要作用
　　在公文的起草環(huán)節(jié)，職能部門可能會(huì)自覺不自覺地從本部門角度考慮問題，文稿往往只代表著局部利益。辦公室作為學(xué)校公務(wù)活動(dòng)的綜合部門，在公文核稿過程中，應(yīng)站在全校立場，從各個(gè)角度全方位地審視文稿、分析情況，兼顧并超越主辦者、協(xié)辦者和執(zhí)行者三方面視角，從大處著眼，做好溝通協(xié)調(diào)工作，在宏觀上確立公文的主題和脈絡(luò)。
3.2強(qiáng)化嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的工作意識
　　嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的工作意識是公文核稿工作中必須時(shí)刻緊繃的一根弦，它要求核稿人員力戒隨意性，對于不合規(guī)定或質(zhì)量有問題的文稿，絕不能以個(gè)人好惡為轉(zhuǎn)移，用主觀臆測的方式來處理。在核稿過程中，核稿人員應(yīng)認(rèn)真對待文稿的每個(gè)部分，嚴(yán)格遵守《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等規(guī)章制度以及相關(guān)工作程序，采取退、補(bǔ)、改等辦法嚴(yán)格把關(guān)，力使行文有必要、行文方式妥當(dāng)、行文符合公文擬制的各種要求、格式符合有關(guān)規(guī)定等。
3.3堅(jiān)持認(rèn)真、細(xì)致的工作作風(fēng)
　　公文審核把關(guān)工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，做得好沒人會(huì)夸獎(jiǎng)，若出現(xiàn)了疏漏立馬就會(huì)遭到各類批評，因此核稿人員必須堅(jiān)持認(rèn)真、細(xì)致的工作作風(fēng)，以高度負(fù)責(zé)的精神來對待這項(xiàng)工作。在對文稿內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等宏觀問題進(jìn)行審核后，核稿人員對待文稿中每一部分的每一個(gè)字、每一個(gè)詞、每一個(gè)標(biāo)點(diǎn)的使用都要仔細(xì)推敲、嚴(yán)格把關(guān)，做到萬無一失、精益求精。只有這樣，才能保證公文質(zhì)量的確實(shí)提高。

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