我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異(差異可能是需求不同或者實施的團隊的不同等)則常被稱為項目。這些項目通常有三個里程碑，一是用戶測試通過后的上線試運行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續(xù)的時間根據(jù)項目的大小不一樣。

　　對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標(biāo)志，一是合同款全額收回，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時間內(nèi)給予響應(yīng)，這標(biāo)志著用戶的項目目標(biāo)也達(dá)到了。要達(dá)到這兩個目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負(fù)責(zé)這個項目運作的市場部門和技術(shù)部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術(shù)部門中的項目團隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。

　　那么一個項目管理辦公室需要做哪些事情呢?按照項目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：　

　　(1)正確性和準(zhǔn)確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補充的管理。一個大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應(yīng)該的?，F(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。

　　(2)保密性。這個至關(guān)重要，合同的復(fù)印，借閱等應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)章制度。

　　(3)變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人。

　　(4)收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理。

　　(1)立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標(biāo)，項目團隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注于項目的目標(biāo)和合同額。財務(wù)部門可能只關(guān)注于項目用錢的日期和合同號等。

　　(2)實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進(jìn)展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質(zhì)量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術(shù)，方案，問題等。

　　(3)項目收款狀態(tài)的報告。這個是大家都比較關(guān)心的問題，可能會每周向主要相關(guān)的人通報。

　　這可能是項目管理辦公室的最主要的職能之一。它包括項目計劃的索取，跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。

　　(1)項目計劃的索取。一旦項目立項之后，那么項目經(jīng)理就會制定一份項目計劃書，這一份項目計劃書可能很粗糙，但必須包括幾項最重要的東西，即項目主要交付成果，項目的里程碑，完成的時間，預(yù)算的成本，主要的項目成員。由于這幾項就有了跟蹤的依據(jù)。

　　(2)實時跟蹤項目的進(jìn)行。根據(jù)項目的緊急程度，制訂跟蹤周期。對于時間比較長的項目可能一個月檢查一次，對于時間比較短的，可能一周檢查一次。檢查的根據(jù)是項目經(jīng)理、財務(wù)和客戶提交的資料。檢查方法主要是掙值分析。

　　(3)當(dāng)項目已經(jīng)超時或者超支或者接近這一狀態(tài)時應(yīng)及時通知相關(guān)人員。

　　(4)一些特殊情況下，跟蹤顯得尤其重要。如原來負(fù)責(zé)本項目市場人員的離職，項目團隊的解散，項目經(jīng)理的更替，項目從一個部門轉(zhuǎn)移到另一個部門，客戶的項目經(jīng)理的變更。

　　項目是成功了還是失敗了，是賺錢了還是虧損了，虧損了多少?虧損在什么地方?可不可以給這個項目團隊發(fā)獎金了?這些問題是需要通過數(shù)據(jù)來說話的。項目管理辦公室從各個部門中獲取數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，然后決定項目的運行狀態(tài)。項目經(jīng)理一般有大致的估計，但結(jié)果可能不是很準(zhǔn)確。如項目團隊成員報銷的費用的統(tǒng)計。在按月或者按季度發(fā)獎金的公司里，如果又與項目績效掛鉤，那么對項目的考核的作用顯得格外重要。

　　一個項目從開始到終止除合同外，還包括大量的信息資料，如各種驗收報告，會議紀(jì)要，變更請求書，程序，設(shè)計方案書，管理計劃書，各種批示等。這些資料如何有效地保密地維護(hù)也是項目管理辦公室一個很重要的職能。比如當(dāng)程序發(fā)生修改后，如何記住新的版本號和原來的版本號而不至于發(fā)生混淆就比較麻煩。

　　企業(yè)項目信息包羅萬象，可能既有內(nèi)部的，也有外部的。內(nèi)部的如企業(yè)關(guān)于項目的一些管理規(guī)定，企業(yè)各種項目歷史信息的分類，查詢，管理等。外部的包括如國家和地方政府關(guān)于項目的法律法規(guī)，行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)等，要做到其它部門能方便地使用這些信息。

　　一個以項目為主的企業(yè)少不了關(guān)于項目的規(guī)章制度，也少不了修改，毫無疑問這是項目管理辦公司的責(zé)任。

　　一個項目至少涉及到市場，技術(shù)，財務(wù)，人力資源，采購和質(zhì)量這些部門。如何保證他們之間不扯皮或者少扯皮是項目管理辦公室比較艱巨的任務(wù)。

　　與外部的關(guān)系主要包括與客戶的關(guān)系和與第三方合作者的關(guān)系。如客戶的要求，投訴與答復(fù)等。這些關(guān)系比較重要，處理不當(dāng)而帶來比較嚴(yán)重的后果。

　　總結(jié)陳述本來是必須做的，但現(xiàn)在基本上是很少做的，除非是非常大的項目。其主要原因還在于項目團隊的臨時性，一個項目到最后，可能會指定一個人來維護(hù)，他只參與了其中一部分工作，是不可能來做這個項目總結(jié)的。因此項目管理辦公室可以根據(jù)自身掌握的資料來做這一部分工作。對項目進(jìn)行很好地總結(jié)，有助于同類項目的成功和提高效率，降低成本。