作者：阿何

公眾號(hào)：zhichangcdb

年初起，陸續(xù)在公眾號(hào)上給大家分享Word、Excel等軟件的使用技巧，沒想到需要這方面的人還是蠻多的，講了幾次課，不到3個(gè)月公眾號(hào)粉絲就突破了10萬，非常出乎我的預(yù)料。

下面給大家分享在過去講課中介紹過的幾個(gè)小技巧。這些技巧都非常簡單，但確實(shí)很多新手不知道。它們學(xué)起來很容易，但可以大大提高你們的操作效率。

技巧1：多次使用格式刷

大部分人使用格式刷的方式都是這樣的：選中要復(fù)制格式的文本，單擊格式刷，然后用格式刷去刷要改變格式的文本。

假如我們需要給多段文本刷上同樣格式的話，這樣一次一次操作是很麻煩的。其實(shí)，我們只要雙擊格式刷圖標(biāo)，就可以多次使用格式刷，而不用一次一次去點(diǎn)了。

技巧2：將文字轉(zhuǎn)換為表格

有些時(shí)候，我們將網(wǎng)頁上的表格復(fù)制到Word里面，表格會(huì)丟失，變成下面這個(gè)樣子：

這時(shí)候，其實(shí)利用Word自帶的功能，可以很方便的復(fù)原表格，下面是操作的方法：

1、全選表格里的所有文字

2、點(diǎn)擊“插入”-“表格”-“將文字轉(zhuǎn)換為表格”

3、一般按照系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別的結(jié)果，點(diǎn)擊確定就可以了

確定后的效果如下：

技巧3：格式的批量修改

有時(shí)候，我們涉及到Word文檔里面格式的批量修改需求，比如說，文檔里面有50段格式相同的文本段，現(xiàn)在統(tǒng)一要對(duì)它們增大1號(hào)字。

假如Word文檔撰寫者使用比較規(guī)范，比如用了樣式來控制格式的話，會(huì)很簡單，我們只要修改樣式的格式即可。

但有時(shí)候，Word文檔都是很不規(guī)范的，比如下面這個(gè)樣子：

這篇Word文檔，里面的標(biāo)題都是手動(dòng)敲進(jìn)去，然后設(shè)置加粗的，現(xiàn)在我們想把所有標(biāo)題字號(hào)加大，并且改為別的顏色，標(biāo)題多的話操作起來就會(huì)特別費(fèi)時(shí)。

這種情況，我們可以用Word里面的“查找替換”功能來批量操作。

1、我們按CTRL+H調(diào)出查找替換窗口，然后打開高級(jí)查找替換窗口（我用的是MAC版本W(wǎng)ord 2016，可能和Windows版本稍微有些不同0

2、在查找窗口點(diǎn)一下鼠標(biāo)，然后點(diǎn)擊下方的格式-字體

3、將字體設(shè)置為標(biāo)題原來的格式：加粗

4、確定后，我們再點(diǎn)一下替換的選項(xiàng)卡，將字體格式設(shè)置為自己想要的格式，比如字號(hào)設(shè)置為小三，還是加粗，顏色修改為紅色。

5、一路確定后效果如下：

我們成功將所有標(biāo)題的格式修改好了。

技巧4：表格插入空行

在表格右側(cè)空白區(qū)域點(diǎn)一下，光標(biāo)在表格外側(cè)，然后敲回車，可以非常方便的插入一行空白行。

如果要同時(shí)插入多行空白行的話，可以按下面的方法操作：

技巧5：快速分頁

Word里面要分頁，新建一個(gè)空白頁，有幾種方法：

1、最土也最錯(cuò)誤的是狂敲回車鍵，然后到本頁末端后Word會(huì)新起一頁

2、最常規(guī)做法：點(diǎn)擊插入，然后插入分頁符

3、最快的做法：按CTRL+Enter，直接換頁（原理也是插入了分頁符）

技巧6：兩端對(duì)齊

用Word寫簡歷的時(shí)候，在介紹履歷的時(shí)候經(jīng)常要用到兩端對(duì)齊的格式，比如下面這樣的：

很多同學(xué)是采用狂敲空格的方式來做，很不好，效率低，而且有時(shí)候你就是對(duì)不齊。

有兩個(gè)解決辦法：

方法1：表格法

插入一個(gè)表格，輸入內(nèi)容后將右側(cè)內(nèi)容設(shè)為”靠右對(duì)齊“

然后將邊框取消掉即可。

方法2：用制表位

先輸入內(nèi)容，注意的是，同一行內(nèi)靠左對(duì)齊的內(nèi)容和靠右對(duì)齊的內(nèi)容不要用空格隔開，而是用Tab隔開

然后選中內(nèi)容，右鍵，選擇段落：

在彈出窗口中點(diǎn)擊左下角的”制表位“按鈕，新增一個(gè)40個(gè)字符，靠右對(duì)齊的制表位：

確定后效果就出來了！

技巧7：讓圖片和表格自動(dòng)加標(biāo)題

很多人用Word插入圖片或者表格，都是用手工的方式一個(gè)一個(gè)給它們加標(biāo)題，但利用Word的題注功能，我們可以做到Word自動(dòng)給特定內(nèi)容加標(biāo)題。

舉個(gè)例子，讓表格自動(dòng)加標(biāo)題的操作方法如下：

1、點(diǎn)擊“引用”-“插入題注”

2、彈出窗口中點(diǎn)擊“自動(dòng)插入題注”，然后勾選“Miscrosoft Word 表格”，設(shè)置好位置等基本信息

確定后，我們插入一個(gè)表格，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自動(dòng)加上編號(hào)了：

圖片自動(dòng)加編號(hào)的操作與此類似。

其實(shí)除此之外還有很多非常實(shí)用的小技巧，可以極大程度提高我們操作的效率和幸福感。以后一一為大家分享。