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與數(shù)據(jù)打交道無非要做兩件事情：數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析。 通常，數(shù)據(jù)整理會占據(jù)我們80%的時間。 不過，事實上，任何行業(yè)、崗位和工作，其表格設計和數(shù)據(jù)的記錄方式基本一致。 整理數(shù)據(jù)的核心就是制作規(guī)范的數(shù)據(jù)源表。 理解到這些，你就會發(fā)現(xiàn)，其實你80%的工作需求，掌握20%的Excel技巧就足以應付了。 本文由LinkedIn原創(chuàng)，作者孫偉。 一.數(shù)據(jù)整理篇 數(shù)據(jù)整理追求的就是規(guī)范、準確、效率，然而實現(xiàn)起來卻并不容易。 先來看看數(shù)據(jù)整理過程中經常困擾我們的各種難題，是不是你也遇到過，感到特別的熟悉：單位地址、單位全稱，單位賬戶…… 冗長的信息，重復輸入一次又一次，時間都浪費在這了 。 日期格式要多亂有多亂，要多少種花樣就有多少種花樣。 不用苦惱，小編馬上傳授你6大絕技，幾秒就搞定。 絕技一：妙用“自動更正選項”，快速輸入長文本 在日常工作中，我們經常會遇到很多次重復錄入長文本的情況，比如單位地址、單位全稱等。 這時，我們就可以巧妙的使用“自動更正選項”，使用一個簡單的詞組或數(shù)字實現(xiàn)快速輸入。 ▼ 絕技二：分列一下，日期格式規(guī)范起來 面對大量格式不準確的日期，分列一下，馬上規(guī)范起來。 ▼ 絕技三：數(shù)據(jù)有效性，小操作，大功用 與管理而言，數(shù)據(jù)有效性意義非凡，不用再為數(shù)據(jù)書寫不統(tǒng)一而發(fā)愁！ ▼ 絕技四：數(shù)據(jù)依次輸入，“跳空”癡心妄想 數(shù)據(jù)只能依次輸入，數(shù)據(jù)連續(xù)性得以保障。 ▼ 操作說明：【數(shù)據(jù)有效性】—【自定義】—“LEN（A1）<>0”—取消勾選【忽略空值】 絕技五: 批量定義，輕松選定 給數(shù)據(jù)區(qū)域批量定義上“名稱”，輸入“名稱”即可輕松選定數(shù)據(jù)區(qū)域。 ▼ 絕技六: 輕松搞定動態(tài)二級下拉菜單 數(shù)據(jù)有效性+名稱+Indirect函數(shù)，三劍合璧，輕松搞定動態(tài)二級下拉菜單，數(shù)據(jù)聯(lián)動沒商量。 ▼ 二.函數(shù)應用篇 函數(shù)應用是Excel的精華，廢話不多說，七大函數(shù)利器立即奉上！ 利器一：記不住函數(shù)結構不要緊，調用函數(shù)面板來幫忙 千辛萬苦學會了幾個函數(shù)，剛準備使用一下，結果公式結構卻忘掉了。無奈之下，只能再去請求“度娘”來幫忙。 Excel中可以使用的函數(shù)多達幾百個，難道都要一個個記住嗎？ NO!NO!NO！記不住函數(shù)結構完全不要緊，學會調用函數(shù)面板就輕松解決了。 ▼ 操作說明：輸入函數(shù)名稱后，按Ctrl+A調用 利器二：單條件求和與多條件求和，就用Sumif和Sumifs “小張，盡快把今年營業(yè)額超過5000萬，銷量超過100萬件的銷售人員的工資總額給我計算一下。” 聽到老板的吩咐，只會用SUM函數(shù)的小張腦袋頓時大了起來，篩選一次，篩選又一次，復制到新表，計算，結果到底準確不準確呢。 如果小張能多學個Sumif和Sumifs函數(shù),這個問題解決起來會是多么輕松啊。
函數(shù)結構： Sumif(條件范圍，條件，求和范圍) ▼ Sumifs（求和范圍，條件范圍1，條件1，條件范圍2，條件2，……） ▼ 掌握了Sumif和Sumifs，那些Countif和Countifs，Averageif和Averageifs也就小菜一碟了！
利器三：查找匹配，Vlookup先行 “你幫我查查這些員工上個月的績效工資是多少?！?/span> 我打開表格，眼睛頓時圓了，好幾百行數(shù)據(jù)，難道要對照工資表，一個個往里填嗎？工資表上萬行數(shù)據(jù)，打開都費勁，一天都不一定做得完啊。 不要憂愁，Vlookup來解救你！ 函數(shù)結構：Vlookup（找什么—對應值，去哪找，找到后返回其右側對應的第幾列數(shù)據(jù)，精確還是模糊查找） ▼
操作說明：不變的數(shù)據(jù)區(qū)域或行或列一定要記得進行絕對引用喲！ 利器四：Iferror，減掉錯誤值的尷尬 寫了幾次，終于把Vlookup函數(shù)的公式寫對了，滿心歡喜，往下輕輕一拖，咦，怎么出現(xiàn)了這么多錯誤值，好尷尬呀！ 如何避免這種尷尬呢，Iferror來幫你化解。 Iferror(value, value_if_error)：如果公式的計算結果為錯誤，則返回您指定的值；否則將返回公式的結果。 那些錯誤值，就讓Iferror變成你想要的樣子吧！ ▼
利器五：讓Match找到你的位置 排名、位置都很難找？不要再排序后一個個數(shù)了，Match一下，位置就找到了！ 函數(shù)結構：Match（查找值，查找位置，查找類型） ▼
使用match函數(shù)，你的橫縱坐標輕松找到。 利器六：給Index一個坐標，就能知道你是誰 按圖索驥，給我一個行列位置，就能馬上找到你！ 函數(shù)結構：Index（引用區(qū)域，行數(shù)，列數(shù)） ▼
給Index一個坐標，就能輕松調用數(shù)據(jù)出來！ 利器七：Index+Match，查找界的無敵拍檔 Index+Match組合，Vlookup見了都要退避三舍，究竟有什么神奇功效呢？快來試一試！ 原理：在數(shù)據(jù)區(qū)域中，確定了數(shù)據(jù)所在的行和列，數(shù)據(jù)也就能唯一確定了。 Index+Match中，Match確定數(shù)據(jù)所在的行值和列值，Index負責調出由Match確定的行值和列值交叉位置確定的唯一數(shù)據(jù)，于是查找匹配就自然實現(xiàn)了。 ▼
操作說明：絕對引用和相對引用是此公式的很大亮點，仔細想想為什么要這么用呢？
三.數(shù)據(jù)分析篇 面對大量的報表統(tǒng)計，如何才能不加班加點？面對臨時的業(yè)務抽查，何時才能不手忙腳亂？有沒有什么更好更快捷的數(shù)據(jù)分析方法？ 沒錯，就是數(shù)據(jù)透視！ 數(shù)據(jù)透視是Excel進行數(shù)據(jù)智能分析的最核心工具，是數(shù)據(jù)基本表“變”出匯總表的最重要手段。 小編馬上傳授大家數(shù)據(jù)透視四大招式：
快來試一試吧！ 招式一：創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，快速制作統(tǒng)計報表 無論你想要什么樣的分析結果，數(shù)據(jù)透視一下，讓你輕松“拖”出來。 ▼
招式二：多種數(shù)值計算方式，信手拈來 匯總？平均值？方差？你想要的數(shù)值計算方式，我早就準備好了！ ▼
招式三：分組創(chuàng)建，數(shù)據(jù)標簽由你定義 按季度？分年齡段？分組創(chuàng)建，數(shù)據(jù)標簽由你定義。 ▼
招式四：鏈接器鏈接，一鍵控多表 一枚切片器，輕松控制多個數(shù)據(jù)透視表，數(shù)據(jù)展現(xiàn)隨心而動。 ▼
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本文由LinkedIn原創(chuàng)，作者孫偉。 LinkedIn歡迎各類廣告品牌合作，發(fā)郵件至mexu@linkedin.com獲取更多信息。 |
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