【原】這套法則，是所有時(shí)間管理技巧的精華

新用戶2417JhhG 2020-09-22

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如何才能最高效地利用時(shí)間？

關(guān)于這個(gè)話題，網(wǎng)上會有無數(shù)的課程，無數(shù)的公眾號文章，試圖傳授給你種種技巧（我自己也寫過不少）。實(shí)際上，光是把這些技巧全部列出來，可能都要花上不少時(shí)間。

但是，你是否會覺得：學(xué)了這么多技巧，還是不知道應(yīng)該怎么做？

這是很自然的。很多時(shí)候，選擇太多，還不如沒有選擇。尤其是像我這樣的選擇困難癥患者，有一套一以貫之的心法，就已經(jīng)足夠了。

所以，我今天打算一勞永逸。

我將無數(shù)的時(shí)間管理技巧，總結(jié)歸納成了這套「12345法則」。

掌握這套法則，不客氣地說，90%的時(shí)間管理內(nèi)容，基本都不用再看了。因?yàn)樗鼈兊暮诵模茧x不開這套法則。

我自己就是這套方法的踐行者。這幾年里，得益于它的幫助，取得了一些小小的突破。所以，今天把它分享給大家。

這套法則，其實(shí)沒有什么新奇的地方，大多數(shù)都是非常經(jīng)典的技巧。但是，它們既容易上手，又切實(shí)有效。任何一個(gè)人，經(jīng)過一段時(shí)間的練習(xí)，都可以掌握，并應(yīng)用到自己的生活和工作中。

下面詳解。

1：一件事情

簡而言之：任何時(shí)候，在一段時(shí)間內(nèi)，只做一件事情。

這是這套法則的核心。

我在之前的多篇文章里，都提到過這一點(diǎn)的重要性。

很多人在工作中，習(xí)慣讓思維不斷地進(jìn)行跳躍。寫一會報(bào)告，刷一下網(wǎng)頁，查一下資料，收一下郵件，做一下數(shù)據(jù)，回應(yīng)一下客戶，再回去貼圖表…… 諸如此類。

更常見的，是一邊開著微信客戶端聊天，一邊工作。我想，絕大所數(shù)人，都有這個(gè)習(xí)慣。

這樣的后果是什么呢？你永遠(yuǎn)都沒有辦法，獲得真正的「專注」。

而專注，是這個(gè)時(shí)代最可貴的一種特質(zhì)。

我們這個(gè)時(shí)代，有太多的信息和誘惑，每個(gè)人都非常焦慮。焦慮什么呢？焦慮于一種對信息的「不安定感」。

我們時(shí)刻都在接收著大量的信息，但越是這樣，我們越是擔(dān)心：

我是否錯(cuò)過了什么信息？
有哪些信息需要我去處理？
如果我沒有處理，會不會產(chǎn)生什么后果？

其實(shí)，我們每天接收到的信息，99%，都是無關(guān)緊要的。

最重要的是什么？就是你手上正在做的事情。

專注把每一件事情做好，才是最重要的品質(zhì)。

因?yàn)?，定義一個(gè)人社會價(jià)值的，永遠(yuǎn)是他的產(chǎn)出。把一件事情做到100分，勝過把一堆事情做到80分。在商業(yè)社會上，「完美」跟「合格」之間的差異，很多時(shí)候是數(shù)以百倍計(jì)的。

但是，投入在一件事情上面久了，很容易產(chǎn)生兩種心理：一是對于結(jié)果和預(yù)期的不確定，二是長時(shí)間缺乏反饋的空虛感。

這兩種心理，會迫使我們，去尋求更短期、能夠獲得即時(shí)反饋的行為，使大腦獲得新鮮刺激。

如果你受制于這種心態(tài)，你就很難真正把任何事情，做到100%的極致。

而這，也正是「優(yōu)秀人才」和「普通員工」之間的差異所在。

2：2個(gè)步驟

當(dāng)你有一個(gè)新任務(wù)需要去做時(shí)，不要著急下手，按照這兩個(gè)步驟去做：

1）思考：它能夠在一兩分鐘內(nèi)快速完成？

2）行動：如果可以，立刻著手完成它；如果不行，把它記下來，安排時(shí)間去做。

舉一個(gè)最常見的場景：

你專心工作了半小時(shí)，終于告一段落。停下來，打算休息5分鐘，再著手去做下一項(xiàng)任務(wù)。這時(shí)，你打開微信，發(fā)現(xiàn)同事問了你一個(gè)問題，希望你給他傳一份資料，你應(yīng)該怎么做？

最好的方式，是先思考：幫他找這份資料，需要花費(fèi)多長時(shí)間？

如果僅僅是舉手之勞，一兩分鐘就能搞定，就馬上找給他；

如果比較麻煩，需要整合，需要從多個(gè)位置尋找，那么，回復(fù)他：我現(xiàn)在比較忙，一會有空了再弄。然后，把這件事情記在清單上，等有空的時(shí)候再去做。

這個(gè)原則的目的是什么呢？避免我們的計(jì)劃受到干擾。

很多人會有一種感受：明明制定好了每天的計(jì)劃，但是一天下來，總覺得自己什么都沒干，待辦清單上面滿滿的都是「未完成」。

為什么？很簡單。因?yàn)槲覀円徽斓臅r(shí)間，都在處理「應(yīng)急的事情」和「別人的事情」。

我們制定的計(jì)劃，不可避免的，總會受到干擾。如何最大化地保證計(jì)劃的效果，降低干擾？

這就需要插入這兩個(gè)步驟：對所有干擾進(jìn)行快速預(yù)判：是立刻執(zhí)行，還是寫到計(jì)劃里面，等待下一步去執(zhí)行？

然后，再按照預(yù)判結(jié)果去行動。

具體的標(biāo)準(zhǔn)以多久為宜呢？建議是以2分鐘，作為「立刻去做」和「規(guī)劃去做」的一個(gè)界線。

它能夠?qū)崿F(xiàn)這么一個(gè)平衡：既可以把細(xì)小的瑣事盡快搞定，避免別人等太久；又可以避免計(jì)劃中斷，一直忙于應(yīng)對外界的影響。

其實(shí)，延伸來講，任何事情，都需要兩個(gè)步驟：「思考」和「行動」。

如果對于一項(xiàng)任務(wù)，我們判定它超過2分鐘，需要另外安排時(shí)間執(zhí)行 —— 那么，我們可以再次對它進(jìn)行分析：這個(gè)任務(wù)，是可以立即執(zhí)行，還是需要先進(jìn)行思考和規(guī)劃，然后再執(zhí)行？

如果是后者，我們就可以在清單上，為它留出思考的時(shí)間，和執(zhí)行的時(shí)間。

然后，再在合適的時(shí)間，按照我們的安排，去完成這項(xiàng)任務(wù)。

3：三個(gè)清單

在第二點(diǎn)中，我們記下來的任務(wù)，如何呈現(xiàn)在清單上，如何給它們安排合理的時(shí)間段？

這里，可以參考我在《高效管理時(shí)間的秘訣，就在于這三個(gè)清單》里提到的「AFD清單工作法」。

簡而言之，所有的任務(wù)，都可以分成三大類：

1）可以明確執(zhí)行的（Action）；

2）需要進(jìn)行思考的（Focused）

3）簡單，瑣碎，不重要的（Dessert）。

第一類，盡量留出一整段時(shí)間專注去做，屏蔽一切干擾。每段時(shí)間以25分鐘到40分鐘為宜。如果你狀態(tài)非常好，注意力極其集中，也可以適當(dāng)延長。

第二類，在你完成一個(gè)任務(wù)，覺得疲勞，需要放松和休息的時(shí)候去做。這樣，可以激活大腦不同的區(qū)域，讓負(fù)責(zé)執(zhí)行的部分得到休息，同時(shí)維持大腦的活躍和動力。

另外，也可以放在碎片時(shí)間去做。例如，我常常會把「撰寫文章」分解成多個(gè)部分。像「思考結(jié)構(gòu)」「尋找選題」「尋找切入點(diǎn)」等等任務(wù)，就會放在平時(shí)的碎片時(shí)間里（比如乘車，步行，吃飯），利用這部分閑暇去做。一來節(jié)省時(shí)間，二來也可以把這部分時(shí)間利用起來，不至于浪費(fèi)。

第三類，在自己狀態(tài)低落，情緒消沉的時(shí)候去做。

一方面，可以見縫插針完成這些事項(xiàng)，另一方面，也可以通過不斷積累「成就感」，讓自己迅速擺脫低落的狀態(tài)，快速進(jìn)入狀態(tài)。

這里也提一個(gè)很常見的問題。

有讀者問：看過很多講時(shí)間管理的文章，有些會說，優(yōu)先做最困難的事，這樣后面會更順手；有些會說，優(yōu)先從簡單的做起，逐步積累成就感，讓自己狀態(tài)得到提升。究竟應(yīng)該先做什么？

這其實(shí)需要看你的狀態(tài)。

如果你狀態(tài)高漲，精力充沛，那最好按照「Action」里面的清單，按照優(yōu)先級，先全力以赴解決最困難的事情。這樣，就算后面什么都沒做，你這一天也不至于浪費(fèi)。

如果你狀態(tài)不佳，那就從簡單的做起，先把「Dessert」里面的事項(xiàng)搞定。以期快速恢復(fù)狀態(tài)，去做「Action」里面的任務(wù)。

利用好這套「AFD清單」，可以讓每一天的時(shí)間，得到更加合理的利用。

4：四個(gè)象限

寫在「Action」和「Focused」里面的事項(xiàng)，應(yīng)該按照什么順序去做呢？

這里需要用到一個(gè)非常經(jīng)典的技巧：四象限法。

簡單介紹一下：四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「緊急性」兩個(gè)維度進(jìn)行分類。

于是，我們就會得到四個(gè)象限：

重要且緊急；重要不緊急；不重要但緊急；不重要且不緊急。

接著，再根據(jù)這四個(gè)象限的內(nèi)容，安排不同的應(yīng)對策略：

1）重要且緊急的事優(yōu)先去做。

它們應(yīng)該被寫在「Action」中，有明確的執(zhí)行步驟和標(biāo)準(zhǔn)，可以立刻行動，不需要經(jīng)過思考。

2）重要不緊急的事，每天安排固定時(shí)間去做。

它們有兩類。一類是每天堅(jiān)持的習(xí)慣，比如背單詞，健身，讀書等。這一類應(yīng)該寫入「Action」，并有明確的執(zhí)行步驟和方式。

第二類，是需要思考的問題，以及沒有明確分解的任務(wù)。這一類，應(yīng)該處于「Focused」之中，通過安排碎片時(shí)間思考，對它們進(jìn)行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉(zhuǎn)移到「Action」，并設(shè)定好具體的執(zhí)行步驟和時(shí)間。

3）不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。

這一類事情，包括回應(yīng)，對接，等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做（也就是對他來說是「重要」事情的人）。如果不得不自己去做，盡量簡明扼要，以結(jié)果為先，快速落地，不要在上面花費(fèi)太多時(shí)間。

4）不重要且不緊急的事，不要去做。

這種事情，除了浪費(fèi)我們的時(shí)間，沒有任何價(jià)值。除非是需要娛樂消遣，否則不要去碰。

5：5分鐘

當(dāng)你即將動手去做一件事情時(shí)，告訴自己：

什么都不要想，先做5分鐘再說。

理想情況下，當(dāng)你去執(zhí)行「Action」里面的任務(wù)時(shí)，你應(yīng)該事先已經(jīng)對它做好了規(guī)劃：該做什么，怎么做，按什么步驟做，需要什么資源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻動手。

但實(shí)踐中，很多時(shí)候，未必能做到這樣。你可能會耽于思考，會畏手畏腳，會沉吟不定。

—— 這其實(shí)是最浪費(fèi)效率的做法。

很多時(shí)候，明明確定好的任務(wù)，也許就在你反復(fù)思考的過程中，不知不覺被拖過了時(shí)間。

你會驟然發(fā)現(xiàn)：怎么這就下午了？我還什么都沒做呢！

這也是許多拖延癥患者的癥結(jié)?？偸菍σ患虑楸еN種疑慮和擔(dān)憂：我要是做不好怎么辦？會不會產(chǎn)生什么問題？是不是還會有更好的方法？諸如此類。

但其實(shí)，我在前面已經(jīng)提過：大多數(shù)的任務(wù)，都需要經(jīng)過兩步：思考和執(zhí)行。執(zhí)行的時(shí)候，不要再花時(shí)間去思考 —— 這是「思考」這一步里面，應(yīng)該完成的事情。

還是以撰寫文章為例子，講一下。

假設(shè)我把「撰寫文章」分成兩部分。思考部分，Deadline為4號晚上24點(diǎn)。執(zhí)行部分，Deadline為5號晚上24點(diǎn)。

那么，當(dāng)時(shí)間走到4號晚上24點(diǎn)的時(shí)候，即使我覺得還有幾個(gè)地方不夠完善，也得在這里停下來。因?yàn)?，我留給自己思考的時(shí)間已經(jīng)到極限了。如果再花時(shí)間去思考細(xì)節(jié)，就會導(dǎo)致后面的「執(zhí)行」被拖延 —— 我就沒法在5號晚上24點(diǎn)前完成這篇文章了。

同樣，當(dāng)我結(jié)束思考之后，下一步，就是把之前思考的內(nèi)容，組織成文 —— 這是「執(zhí)行」的環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)，即使自己不夠滿意，也不要再花時(shí)間去反復(fù)思考，這樣只會導(dǎo)致計(jì)劃被打亂。

所以，避免這種情況，最好的方式，就是始終保持這種習(xí)慣：

當(dāng)需要「執(zhí)行」的時(shí)候，不要遲疑，先立刻開工，先做5分鐘再說。

人是一種很奇怪的生物，當(dāng)你開工之前，你會猶豫、躊躇很久；但當(dāng)你開工之后，你就很難停下來了。因?yàn)椤钙蹩赡嵝?yīng)」的存在，如果你停下來，你的心里會始終掛念著這件事情，從而降低你在其它事情上的投入狀況。

所以，這也是消滅拖延癥的最好方法：不管三七二十一，先行動了再說。

用行動倒逼思考，把一切拖延，扼殺在搖籃里。

最后，復(fù)習(xí)一下這套「12345法則」。