如果你有下面幾個「壞習慣」，電腦里的文件不亂才怪：

文件層級太深：比如說一個銷售數(shù)據(jù) Excel 文件存放在「D 盤 – 2017 年 – 大靈通項目 – 西大街門店 – 月報表」這個目錄下，看上去一層一層很清晰對吧？但除非你是處女座，否則會很快失去耐心，隨便一放就算了。

按文件類型歸類文件：Windows 操作系統(tǒng)默認的分類是：我的文檔、我的音樂、我的視頻……這樣按照文件類型歸類適合個人電腦，而不是工作電腦。工作電腦里可能 90% 的文件都在「我的文檔」里面，所以這樣分類就失去了意義

一個文件有多個版本：你要找一個「2016 工作總結(jié).doc」文件，通過文件搜索發(fā)現(xiàn)桌面有 1 個、D 盤有 1 個、郵箱附件還有 1 個，那么問題來了：到底哪一個才是最終版本呢？難道要比較最后修改日期？累死了！

很多文件都放在電腦桌面：從微信、郵件附件、QQ、釘釘?shù)雀鞣N渠道收到的文件因為還不知道怎么歸類，或者要進行下一步的處理，所以都放到桌面?？墒峭蝗浑娔X無法啟動了，技術(shù)支持部門的人說要格式化 C 盤重裝系統(tǒng)，這一下就悲劇了，因為桌面文件夾恰好就在 C 盤，崩潰 ing。

看到這里，我建議大家還是養(yǎng)成幾個整理電腦文件的好習慣，讓我們工作的時候心情更好一點，效率更高一點。

1. 橫向分類，用 MECE 原則

橫向分類就像是明確一下每個抽屜放什么樣的東西。

工作性質(zhì)不同分類的方式也不一樣，比如：

• 按客戶分
• 按項目分
• 按時間分

但這都要遵循一個原則：MECE，這是芭芭拉·名托在《金字塔原理》這本書里提到的分類原則：

MECE，是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是「相互獨立，完全窮盡」。也就是對于一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問題的核心，并解決問題的方法。

比如對這個世界上的人進行分類：

• 無重復，有遺漏：老年人 中年人 青年人，遺漏了小孩、嬰兒等
• 有遺漏，有重復：成年人 男人，遺漏了小女孩，而且成年人中包含了男人
• 有遺漏，有重復：男性 女性 小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩
• 無遺漏，無重復：男性 女性

你可以試著用筆紙先對文件夾進行分類，然后再開始整理。

2. 縱向搜索，用 Everything 工具

縱向搜索就像是你出門時從放褲子的抽屜拿出褲子，從放衣服的抽屜拿出衣服。

給大家推薦一個搜索文件的利器：Everything（Windows 下使用，Mac 下用不著），它的特點是：

• 搜索速度快到嚇尿；
• 快速下載安裝，不到 500k；
• 感覺不到存在，占用系統(tǒng)資源??；
• 新文件也能實時搜索到。

不過 Everything 還做不到對文件內(nèi)容的搜索。

所以你可以想象這樣的場景，當你需要：

• 硬盤空間不夠：查找比較大的垃圾文件刪除，那么直接搜索文件大小大于多少 MB 的就立刻出現(xiàn)；
• 只大概文件名：Everything 可以模糊查詢，找電影、找程序、找文檔，都行，不用大概一層一層的文件夾；
• 經(jīng)常需要找某些文件：比如「工作總結(jié)」，可以在 Everything 建立一個書簽，下次直接點開這個書簽就能找到這些文件。

而且，更重要的是，它是免費的?。ㄓ昧税胩斓臓I銷套路，介紹了一個免費軟件，哈哈……）

3. 建立行動導向的桌面文件夾

那么，電腦桌面要放些什么？那些 QQ、微信、釘釘、郵件里的臨時文件存放到哪？

每一個文件的背后實際上就代表著一件待辦事項，比如說財務(wù)預算表，其實代表著「審核一下預算是否合適」這件事，所以我建議在桌面建立三個文件夾，你可以看到這三個文件夾都是以行動為導向的：

• Inbox：各個渠道來的臨時文件，或者需要處理還未處理的文件，都放到 Inbox 文件夾里，每天下班前清理一次這個文件夾，當開始著手處理這件事時，就挪到「進行中」文件夾；
• 進行中：正在修改、正在回復、等待反饋結(jié)果的文件，都放在這個文件夾，完成后，就放入「歸檔」文件夾；
• 歸檔快捷方式：通過它可以立刻打開你的「工作文件夾」，把解決掉的文件歸檔到相關(guān)目錄下。

結(jié)語

我們不是在整理文件，也不是整理桌面，是在整理心情。

想象一下，一上班，打開電腦，看到亂糟糟的電腦桌面，你是什么樣的心情？

反之，一打開電腦看見的是干凈整潔的桌面，那又是什么心情呢？整理衣柜、收拾家里也會有同樣的效果，所以小強建議大家有空的時候把自己的生活、工作環(huán)境都整理整理。