 職場中，使用EXCEL的場合實在太多，可以說，它的使用率比PPT還高。 如果不懂Excel技巧，別人用五分鐘就能搞定的圖表，你可能要計算一周。 很多人覺得Excel很難，其實Excel和PPT一樣，80%的功能都是沒用的。掌握20%的技巧和功能就可以應(yīng)付職場中絕大多數(shù)的問題。 今天，利兄就和大家分享一下Excel中最實用的8個技能。學(xué)完這些，你覺得可以應(yīng)付職場中的各種數(shù)據(jù)處理問題。 1 添加函數(shù)技巧 在PPT中，我們使用最多的函數(shù)，非求和莫屬。比如下面的黃色單元格內(nèi)，我們就可以輸入相應(yīng)的求和公式。 水果匯總的公式為SUM（C4：C7） 肉類匯總的公式為SUM（F4：F7） 輸入好之后，按Enter鍵就可以了。  這一步很簡單，相信大家都會，但是我們學(xué)習(xí)都是先易后難，大家別著急。 求和還有一個快捷鍵，叫Alt+=，非常快捷，適合數(shù)據(jù)內(nèi)容非常多的圖表。  2 自動填充單元格 在Excel中，使用自動填充是非常有效率的技巧，可以節(jié)約大量的時間。 比如下面這個圖表，我們就可以先單擊有數(shù)字100的黃色單元格，100的單元格已經(jīng)設(shè)置好了求和的函數(shù)SUM(B3：C3）。  將將光標(biāo)置于單元格的右下角，直到它變?yōu)槭中危拖?。然后單擊十字形并向下拖動三個單元格，他就會出現(xiàn)自動填充。 橫向的向下填充，向右填充也是一樣。 除了按照公式進行自動填充。我們還可以利用填充柄進行復(fù)制和序列填充。 對于純文本就是一種復(fù)制，對于數(shù)字，尤其是有規(guī)律的數(shù)字或者序列，他就會進行序列填充。 可在某單元格鍵入1月，然后在其他單元格中填充2月、3 月等。  3 拆分?jǐn)?shù)據(jù) 在Excel中，我們進行需要拆分一個數(shù)據(jù)表格，比如下面的表格，我們需要從電子郵件中提取名字和姓氏，就需要拆分?jǐn)?shù)據(jù)。  拆分?jǐn)?shù)據(jù)有多種方法，最好用的有兩種。 方法一：使用快速填充拆分 在“名字”下方的單元格中，鍵入“電子郵件”列中的名字：Nancy、Andy等等。當(dāng)看到淡出的建議列表時，立即按Enter。  快速填充還有一個快捷鍵，叫Ctrl+E,輸入第一個元素之后，系統(tǒng)根據(jù)規(guī)律自動會為你匹配。 不過這種方法，只適用于Office2013以上版本，版本太低的話，可以使用第二種方法。 方法二：使用分割符拆分列 這是一種比較傳統(tǒng)的拆分方法，具體可以看一下動圖操作。  4 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)置 有時候，我們需要將橫排的數(shù)據(jù)變成豎排，這個時候，我們就需要用到轉(zhuǎn)置這個功能。 操作簡單，先選中表格數(shù)據(jù)，按Ctrl+C進行復(fù)制，然后選中單元格，右鍵，在粘貼選項下，有轉(zhuǎn)置的標(biāo)志，我們點擊一下，就完成了。  在開始菜單下，粘貼選項內(nèi)也有轉(zhuǎn)置按鈕。  5 排序和刷選 排序和刷選也是Excel在處理數(shù)據(jù)時最常用的技能。 其中排序可以按字母排序，按大小排序，按月份排序等，都可以，我們舉個例子，比如下面這個表格。  假設(shè)你希望各部門按字母順序排序。單擊“部門”列，然后單擊“開始”>“排序和篩選”>“升序”。 將“12月”的金額從最大到最小排序。單擊“十二月”列中的任意單元格，然后單擊“開始”>“排序和篩選”>“降序”。 具體可以看一下動圖操作 刷選也是一樣，現(xiàn)在，對數(shù)據(jù)進行篩選，使其僅顯示“烘焙品”行。 1、按 Ctrl+A 選擇所有單元格，然后單擊“開始”>“排序和篩選”>“篩選”，“篩選”按鈕出現(xiàn)在首行。 2、在“部門”單元格上，單擊“篩選”按鈕，然后單擊以清除“全選”復(fù)選框。然后，單擊選中“烘焙品”。單擊確定就可以了。 這個雖然比較簡單，但非常常用，在排序里面，還有一個自定義排序，我們需要注意一下。 比如現(xiàn)在，我們既要按“部門”字母順序，又要對十二月份按金額大小進行排序。這就包含兩個條件，所以需要用自定義排序。 6 用表格處理工作 用表格處理工作聽上去有些拗口，我們首先得了解，Excel本身的“格子，并不是表格，而是單元格。 Excel表格需要重新插入的，他是具有特殊功能的單元格的集合。 我們將單元格轉(zhuǎn)換成表格，只需選中單元格，單擊“插入”>“表格”>“確定”即可。 變?yōu)楸砀裰?，不僅顏值更高，而且調(diào)整起來更方便。 你可以通過拖動，輕松創(chuàng)建新列和新行 在表格的右下角，單擊調(diào)整大小的句柄 ，并將其向右拖動，就可以出現(xiàn) 2 列。而且新建的列會根據(jù)前面的數(shù)值自動調(diào)整。 表格在計算列上，具有很強的便利性，比如下面的表格。 我們在“匯總”下方的單元格內(nèi)，按ALT+=然后點擊 Enter，SUM公式就會自動向下填充，無需在手動操作。 7 用數(shù)據(jù)圖表呈現(xiàn)數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)圖表可以讓我們的數(shù)據(jù)更直觀，所以我們經(jīng)常需要將Excel表格中的數(shù)據(jù)生成圖表。 操作如下： 選中表格，點擊然后單擊“插入” >“推薦的圖表”。選擇一個合適的圖表類型，就可以了。 對于有走勢的，我們還可以給它添加趨勢線。 組合圖表 當(dāng)數(shù)據(jù)比較多的時候，我們還需要建立次坐標(biāo)軸，使用組合圖表來分析數(shù)據(jù)。 上圖就是一個常見示例。我們既要展示參會人數(shù)，又要表示食品銷售額，兩者在單位上是不一樣的，一個是人數(shù)，一個是金額。 所以我們需要用次坐標(biāo)軸，建立組合圖。 選擇上方的數(shù)據(jù)，然后單擊“插入”>“推薦的圖表”。在頂部，單擊“所有圖表”選項卡，然后單擊底部的“組合”。在右側(cè)，單擊“食品銷售額”的“次坐標(biāo)軸”復(fù)選框。 8 用數(shù)據(jù)透視表處理數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表是Excel最神奇之處，使用它可以交互處理大量的數(shù)據(jù)。比如下面這個表格，是一份電商行業(yè)廣告的投放數(shù)據(jù)的明細(xì)表。 該表格擁有十幾萬條數(shù)據(jù)，如果你要一條一條去統(tǒng)計，給你一個星期，你也處理不完。 這個時候，使用數(shù)據(jù)透視圖就非常簡單了。只需要插入數(shù)據(jù)透視表，通過交互分析，就知道各品牌的投放情況了。 操作 選中數(shù)據(jù)，點擊插入，數(shù)據(jù)透視表，然后在數(shù)據(jù)透視表的字段中，我們刷選數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)透視表字段窗口，有很多字段，我們選中所需要字段即可。 當(dāng)然，數(shù)據(jù)透視表的功能十分強大，其它的技能，我們下次再來一步步解鎖。 偷偷告訴你，如果你的office版本是2016版，在打開excel的時候，還可以看到軟件自帶的教程。 里面有Excel技巧、數(shù)據(jù)透視表、Excel公示的詳細(xì)教程哦。 今天的內(nèi)容就是這樣，下期見 - END -
|
|
|
