【原】時間管理四象限法則的正確理解姿勢

freesky987 2018-11-20

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在我們的日常工作生活中，常常聽到類似這樣的抱怨，“感覺身體被掏空，但又不知道自己到底干了什么”“一天都過去了，很多事情都還沒完成”“事情很雜亂，根本就不清楚如何入手，然后時間就過去了”...

一大堆的雜事鋪天蓋地，看似很重要的事情都不清楚怎么入手，偶爾還會出現(xiàn)丟三落四的。這是由于不懂得時間的合理分配。

我們需要明確的是：我們的時間到底去哪里了？怎么分清時間的有效或者無效性？怎么區(qū)分工作任務(wù)的屬性？為了最大化的利用時間，我們要學(xué)會時間管理，提高工作效率。這里就推薦 - 時間管理四象限法則

如何理解時間管理四象限法則？

時間管理四象限法則是美國的管理學(xué)家科維提出的一個時間管理的理論，按處理順序劃分為：緊急又重要、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要。時間管理四象限法則的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。

第一象限：重要且不緊急

例如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等等。

這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。

該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

第二象限：重要而緊急

主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等等事項。

荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。

這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。

第三象限：既不緊急又不重要

電話、會議、突來訪客都屬于這一類。

表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。

第四象限：緊急但不重要

閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。世界經(jīng)理人管家

簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。

四象限法則的應(yīng)用

我們需要根據(jù)計劃制定任務(wù)分解目標(biāo)，去羅列出我們所需要完成的任務(wù)。一般制定的順序應(yīng)從大到?。耗暧媱潯掠媱潯苡媱潯沼媱潱覀冊谶@里以日計劃作為舉例：通過日計劃羅列出任務(wù)。

明確執(zhí)行時間，根據(jù)能力安排相應(yīng)的任務(wù)，如8小時

預(yù)留相應(yīng)的時間去除理突發(fā)事件，避免被動情況

分類羅列任務(wù)，找出最省時間的方式完成

判斷自己的精力情況，把精力最旺盛留給最高優(yōu)先級或者最難處理的任務(wù)

任務(wù)優(yōu)先級劃分，羅列出任務(wù)后，根據(jù)時間管理四象限法則中輕重、緩急兩大維度進行衡量任務(wù)的優(yōu)先級。

先按照“輕重”，把你的工作任務(wù)以職業(yè)價值觀為標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)出“重要”或者“不重要”；

再按照“緩急”，給所有任務(wù)以截止日期為標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)出“緊急”或“不緊急”。

按照“輕重”和”緩急“兩大維度劃分完后，就可以將任務(wù)放入時間四象限中，一目了然，十分清晰。

時間是有限的，高沛的精力也不可能保持24小時，我們到底應(yīng)該花多少時間去完成這些任務(wù)呢？

對于重要而且緊急的事情，立刻去做。對于重要但不緊急的事情，要制定好計劃一步一步的去實施完成，但是一定要注意在這一個象限上多花費一點時間，避免第二象限的事物轉(zhuǎn)化為第一象限。而對于一些很緊急但是不重要的事情，嘗試著將這些事情交給別人去做，減輕你自己身上的負(fù)擔(dān)。而不重要且不緊急的事情，當(dāng)然，能不做就盡量不要去做了。