加班理由千萬(wàn)種，但如果因?yàn)樵O(shè)置段落的字體、字號(hào)、行間距、段落間距，這些簡(jiǎn)單的文檔格式而加班，簡(jiǎn)直不可原諒。更重要的，把Word文檔格式調(diào)整，作為申請(qǐng)加班費(fèi)的理由，丟不起那人??！

其實(shí)Word排版很簡(jiǎn)單，只要一個(gè)神技——「套模板」。先上效果圖：

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幾秒鐘就可以完成排版，是不是真的很高效？關(guān)鍵還很容易掌握！5分鐘就能學(xué)會(huì)，快一起來(lái)！

~ 1 按照要求，設(shè)定好樣式 ~

首先，新建一個(gè)文檔，輸入一些文字，并把樣式調(diào)整好。比如在行政公文排版中，常見(jiàn)的樣式是這樣的：

主要標(biāo)題：宋體、二號(hào)、加粗、居中；

一級(jí)標(biāo)題：序號(hào)為「一、」形式，黑體、三號(hào)、首行縮進(jìn)2字符；

二級(jí)標(biāo)題：序號(hào)為「（一）」形式，楷體、三號(hào)、首行縮進(jìn)2字符；

文檔正文：仿宋、三號(hào)、首行縮進(jìn)2字符.

~ 2 保存樣式集 ~

樣式設(shè)置好之后，想要重復(fù)使用這些樣式，通常的操作是用“格式刷”一個(gè)一個(gè)刷。但是更為高效的方法是，把樣式保存到「樣式集」中。

這個(gè)樣式集你也不陌生，工具欄中的那些標(biāo)題樣式，就是樣式集了，只要點(diǎn)擊樣式就可以快速應(yīng)用對(duì)應(yīng)的格式，非常方便。

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怎么把格式保存到樣式集中呢？以主要標(biāo)題格式保存到「標(biāo)題」樣式為例，操作方法如下：

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照葫蘆畫(huà)瓢，完成其他格式的對(duì)應(yīng)：

• 主要標(biāo)題格式對(duì)應(yīng)「標(biāo)題」樣式

• 一級(jí)標(biāo)題格式對(duì)應(yīng)「標(biāo)題1」樣式

• 二級(jí)標(biāo)題格式對(duì)應(yīng)「標(biāo)題2」樣式

• 文章正文格式對(duì)應(yīng)「正文」樣式

設(shè)置好樣式集之后，把鼠標(biāo)指針?lè)旁谌我舛温渲校c(diǎn)擊相應(yīng)樣式就可以快速應(yīng)用格式啦。

~ 3 樣式集保存為模板 ~

上一步完成后，樣式集只能在當(dāng)前的文檔中使用，要想在其他文檔中使用這個(gè)樣式，就需要把這些樣式集保存為Word模板。大致的步驟是這樣的：

1. 刪除文檔中所有的文字

2. 依次點(diǎn)擊文件->另存為->選擇「Word模板（*.dotx）」

3. 這里給模板起名為“行政公文模板”

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雖然看起來(lái)沒(méi)什么變化，但是模板已經(jīng)保存好了。

怎么套用模板呢？很簡(jiǎn)單，選擇從“行政公文模板”來(lái)新建 Word 文檔即可，步驟為：

1. 點(diǎn)擊Word圖標(biāo)新建文檔；

2. 點(diǎn)擊右側(cè)頁(yè)面中的“行政公文模板”；

3. 輸入文字，就可以套用樣式啦。

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~ 4 巧用快捷鍵，效率再提升！~

有了模板后，每次應(yīng)用樣式只需要鼠標(biāo)點(diǎn)選就行了，但是每次點(diǎn)選還是有點(diǎn)麻煩。還能不能懶的更徹底一些呢？當(dāng)然可以！

請(qǐng)收下不用鼠標(biāo)的排版進(jìn)階玩法——樣式快捷鍵。先看動(dòng)圖演示：

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具體設(shè)置方法為見(jiàn)下圖：

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建議設(shè)定標(biāo)題為「Alt+1」，標(biāo)題1為「Alt+2」，標(biāo)題2為「Alt+3」，正文為「Alt+4」，設(shè)定好后，快捷鍵將對(duì)所有文檔都有效。

~ 5 后記 ~

這次的 Word 排版神技，給我最大的收獲不是技巧本身，更重要的是理解了提升效率的公式：重復(fù)工作批處理+固定操作模板化=高效率。

僅在 Word 樣式排版這一個(gè)小小的方面，這公式就得到了淋漓盡致的應(yīng)用，極大提升了效率！如果將 Excel 表格模板化、批處理呢？PPT 制作模板化呢？工作常用的寫(xiě)作套路模板化呢？效率的提升簡(jiǎn)直不敢想……

最后，知道還要做到才是真正的得到，抓緊動(dòng)手試試看吧！

ps: 文中模板下載測(cè)試鏈接：https://pan.baidu.com/s/1Q7GT7QZhzsKEKZSxL0NPVQ密碼: kqrj

~ 下集預(yù)告 ~

長(zhǎng)文檔的編號(hào)問(wèn)題簡(jiǎn)直令人神煩，中間刪減一個(gè)編號(hào)，后面編號(hào)全部都得手工改，有沒(méi)有更高效的方法呢？請(qǐng)期待下集《什么？你還在手敲文檔中的編號(hào)？》