你剛剛?cè)肼毑痪?，跟著領(lǐng)導(dǎo)一起見專家見客戶開會。

領(lǐng)導(dǎo)跟你說“會上做個記錄啊”。

會后，領(lǐng)導(dǎo)讓你整理出一份會議紀(jì)要，分發(fā)給同事和外部專家。

與會人員個個精神抖擻，面對議題你來我往，爭論不休。

你奮筆疾書，大汗直冒，筆下速度已經(jīng)跟不上大家討論的語速，早已分不清剛才到底是誰、說了什么。

你有認(rèn)真想過會議紀(jì)要怎么寫嗎？

拿起筆來就記記記？

把記下來的內(nèi)容稍微整理，就成為會議紀(jì)要了？

你有沒有想過，你的領(lǐng)導(dǎo)希望看到一份什么樣的會議紀(jì)要？

專家、客戶拿到你寫的會議紀(jì)要，對他們有什么幫助？

什么樣的會議紀(jì)要是優(yōu)質(zhì)的？

1、內(nèi)容詳實(shí)，重點(diǎn)全面。

這是最基本的要求。

如果連重點(diǎn)內(nèi)容都做不到記錄全面，不能復(fù)現(xiàn)會議重點(diǎn)，那么會議紀(jì)要就失去意義了。

2、邏輯清晰，條理清楚。

忠實(shí)開會進(jìn)程，做會議內(nèi)容的照搬，不是好的會議紀(jì)要。

你疑惑，已經(jīng)做到內(nèi)容詳實(shí)、重點(diǎn)全面，忠實(shí)會議原始內(nèi)容，還不好嗎？

開過討論會的你知道，會上大家發(fā)言，可不像寫議論文，規(guī)規(guī)矩矩按順序排框架。大家是你一言我一語，發(fā)言相互穿插進(jìn)行的，要不怎么叫討論呢。

按照進(jìn)程發(fā)展，逐字記錄，那不叫會議紀(jì)要，那頂多叫速記稿。

這樣的會議紀(jì)要，雜亂無章，不可取。

把大家的發(fā)言巴拉清楚，梳理通順，是會議紀(jì)要必備的質(zhì)量要求，也是一般般的會議紀(jì)要跟優(yōu)質(zhì)的會議紀(jì)要之間最大的區(qū)別。

3、有始有終，指導(dǎo)行動。

開會不是目的。

開會的成果，

一是統(tǒng)一認(rèn)識，知道項目現(xiàn)在處在什么狀態(tài)。

二是推進(jìn)行動，知道下一步大家該干什么。

所以，寫明下一步行動，是一份完整的會議紀(jì)要的最終落點(diǎn)。

優(yōu)質(zhì)的會議紀(jì)要怎么寫？

第一步，記。

會上你要全神貫注，跟著會議的進(jìn)程，把所有發(fā)言人的講述重點(diǎn)內(nèi)容，全部記錄下來。

這是保證內(nèi)容詳實(shí)，重點(diǎn)全面的前提。

至于做記錄的方法，手寫、電子、錄音轉(zhuǎn)寫，什么方法都可以。

關(guān)于如何打字速度跟上講話，詳見上一篇文章《不會五筆，沒受過訓(xùn)練，我是怎么手動“速記”的？》

一個注意事項：誰說了什么，要把發(fā)言人記清楚。下一步整理會議紀(jì)要的時候，內(nèi)容要跟參會人對應(yīng)起來的。

第二步，寫。

有了會議內(nèi)容的全面記錄，就等于是會議紀(jì)要了嗎？

不是。

會議的逐字記錄，雜亂無章，混亂不堪。

你的會議紀(jì)要，不可以是照時間順序的、內(nèi)容的復(fù)現(xiàn)和信息的羅列。

你要把雜亂的信息按照某種框架進(jìn)行歸類整理。

以下是兩個整理會議內(nèi)容的維度。

1、歸：按照發(fā)言人

會議上，經(jīng)常是大家你一言我一語，甚至唇槍舌戰(zhàn)，爭論得不可開交。

會議紀(jì)要不能把發(fā)言人A和B的發(fā)言混在一起呈現(xiàn)。

你需要把發(fā)言內(nèi)容按照發(fā)言人進(jìn)行歸類。

上面“記”的步驟里，我讓你把誰說了什么記清楚，就是為了這一步能夠把內(nèi)容劃歸到人。

2、順：按照主題邏輯順序

開會討論問題的時候，大家可能會來來回回往復(fù)推進(jìn)議題，不同問題之間還可能相互交錯。

即使按照發(fā)言人歸集了內(nèi)容，會議紀(jì)要仍然可能邏輯混亂，找不到重點(diǎn)。

你要做的是，把每個人的發(fā)言內(nèi)容，按照會議議題和小問題的邏輯順序，巴拉清楚。

會上的每個發(fā)言人，對每一個問題的發(fā)言不是同等分量的，有的人對問題A說得比較多，而對問題B一帶而過甚至沒有發(fā)表意見。

這個時候，就每個人的發(fā)言重點(diǎn)，把TA發(fā)言的內(nèi)容歸類到問題下就可以了。

這樣的會議紀(jì)要看起來還很有層次有重點(diǎn)。

經(jīng)過以上兩步，你看出來了，會議紀(jì)要里“時間”是最不重要的維度。

雖然會議的開展是按照時間順序發(fā)展的，但是會議紀(jì)要里的信息跟發(fā)言時間先后無關(guān)。

而是按照主題邏輯和發(fā)言人歸集的。

經(jīng)過了以上步驟，你的會議紀(jì)要基本成形了。

但是，別急，這份會議紀(jì)要還差一個部分，沒有它，會議紀(jì)要是不完整的。

3、推：會后行動要寫明，落實(shí)到人

開會不是目的，討論出方案，會后執(zhí)行才是目的。

所以，會議紀(jì)要也別忘了，把大家發(fā)言里關(guān)于項目怎么推進(jìn)、后續(xù)怎么做的內(nèi)容，寫到每位發(fā)言人內(nèi)容的最后。

在整篇會議紀(jì)要的最后，總結(jié)行動方案和任務(wù)分配，就最好了。

這樣寫會議紀(jì)要，有必要嗎？

當(dāng)年的我，跟你一樣有這個困惑。

我求學(xué)和剛工作的時候，也經(jīng)常充當(dāng)那個寫會議紀(jì)要的角色。

求學(xué)時，導(dǎo)師對著我的同門說，我的會議紀(jì)要寫得比他好。

好吧，導(dǎo)師肯定我的時候，我以為他僅僅是在鼓勵我。

我當(dāng)時跟你的想法一樣：一份小小的會議紀(jì)要而已，有什么重要的呢。

工作后，領(lǐng)導(dǎo)拿著我寫的會議紀(jì)要，嚴(yán)肅認(rèn)真地說：“這份會議紀(jì)要，是我見過的寫得最好的?！?/p>

哇塞，這個評價也太高了。

要知道，我的老領(lǐng)導(dǎo)可是二十多年的筆桿子，專門給司局級干部寫稿的。而我只是個剛?cè)肼氁荒瓴坏降男∨笥选?/p>

是兩位前輩給我的反饋，讓我意識到，原來一份小小的會議紀(jì)要也有高下之分，促使我總結(jié)自己寫會議紀(jì)要的方法。

雖然寫會議紀(jì)要的日子已經(jīng)遠(yuǎn)去，但是這套方法讓我一直受用的。

即：面對一堆雜亂無章、相互混雜的信息，把它們條理化、清晰化。

雜亂的信息給人增加認(rèn)知負(fù)擔(dān)，而條理化的信息能夠為我所用。