上一篇文章我聊了管理好工作任務(wù)，為什么對你很重要？

做一件事情之前，最重要的是明白這件事情對你的意義有多大，這樣你才有動力和意愿去付諸實(shí)踐。這部分我們會聊聊為什么管理好工作任務(wù)，讓你可以超過同齡人。

這次我和你聊聊，管理工作任務(wù)必須遵循的三項(xiàng)原則是什么？

這部分我會通過自己的真實(shí)例子來告訴你，如何用三個原則設(shè)計出每天的任務(wù)管理清單，從而讓你可以避免低水平勤奮。

1.原則一

第一個原則是任務(wù)管理的清單設(shè)計要簡單可執(zhí)行。

簡單原則在產(chǎn)品設(shè)計中我們會經(jīng)常會看到，例如小米決定，把傳統(tǒng)電視的“72鍵”，縮減為11個鍵。大受歡迎。

同樣的，任務(wù)管理不用面面俱到，不要將各種注意事項(xiàng)、操作無巨細(xì)全部列出來，而是找到需要提醒我們的關(guān)鍵內(nèi)容。

可執(zhí)行是說任務(wù)管理清單具有可操作性。我見過有些人將任務(wù)密密麻麻的寫幾頁紙，看上去很高大上，最后都扔到馬桶旁邊了，這就是不可執(zhí)行。

哪怕你有再多夢想，不可執(zhí)行的最終都是炮灰。你想想看，如果讓你去背公司的人員管理?xiàng)l例，你肯定背不了，這就是不可執(zhí)行。

下面圖片里的表格是我之前在IBM工作期間的任務(wù)管理清單，用來記錄每天的工作任務(wù)。就是遵循了這條原則。

這個每天任務(wù)管理清單里只有4個關(guān)鍵字段，足夠簡單。我們看下每一列里都有什么。

1）第1列時間

這一列沒有將時間分成幾點(diǎn)到幾點(diǎn)那樣的時間段，因?yàn)閷?shí)際工作中你不可能將時間分的太細(xì)。因?yàn)槟憧赡茉诟梢患虑榈臅r候，領(lǐng)導(dǎo)突然又來了另一件事情。

所以，將時間劃分成小時來干活是不現(xiàn)實(shí)的。為了保持簡單的原則，我把時間劃分為一天3個時間段，上午、下午、晚上。足夠簡單吧。

你或許注意到在時間這一列還有上午路上，下午路上的任務(wù)安排，這是我給自己碎片化時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)安排的。我習(xí)慣在上班的路上，比如坐地鐵，坐公交的時間看電子書。

你可不要小看這碎片化時間，當(dāng)別人刷微博，玩抖音的時間，你卻可以完成某本書的幾個章節(jié)。

從大學(xué)到現(xiàn)在工作，我一直保持這個習(xí)慣，很多書、還有我寫的書稿審閱都是在路上完成的。這樣平均每天比別人多學(xué)習(xí)2個小時，超過同齡人那就是命中注定了。

我這里說的碎片化時間學(xué)習(xí)，可不是像現(xiàn)在很多人喜歡那樣路上隨便看幾篇朋友圈的文章，今天學(xué)這個，明天學(xué)那個?？雌饋砗苊β?，但是學(xué)來的都是皮毛，哪個領(lǐng)域都不精通。

我一般都是有個長期目標(biāo)，比如要成為某個領(lǐng)域的專家，就朝這個方向系統(tǒng)學(xué)習(xí)，碎片化時間只是這個系統(tǒng)學(xué)習(xí)的一種形式。

你也會看到，我每天晚上會給自己安排一個小時的跑步，為什么要有這個習(xí)慣呢？

因?yàn)榕懿降臅r候不僅能做自我反省，讓我解脫感的感覺，還會讓一個人長期堅持一件事情，培養(yǎng)耐心，從而治愈拖延癥。

2）第2列

我們再來看每天任務(wù)管理清單的第2列要做的事情，這一列列出了當(dāng)天要做的事情。

3）第3列

第3列截止時間表示每個任務(wù)要完成的截止日期。這可以時刻提醒我哪些任務(wù)要在截止日期前完成，可以有效的避免我拖延而導(dǎo)致任務(wù)沒有完成。

中國社科院的一項(xiàng)調(diào)查顯示，中國有80%的大學(xué)生和86%的職場人都患有拖延癥。

50%的人不到最后一刻，絕不開始工作。13% 的人沒有人催，不能完成工作。

不得不承認(rèn)，截止日期是非常偉大的發(fā)明，如果沒有截止日期也許很多公司都已經(jīng)停止運(yùn)轉(zhuǎn)了。

4）第4列

在這個每天任務(wù)管理清單里的第4列是狀態(tài)。我會在下班前檢查每個任務(wù)是否完成，然后記錄到這一列里面。

我看到過有人將狀態(tài)這里寫了很多值，比如未開始，正在做，還剩百分之幾。這其實(shí)是違背了原則一的簡單。

為了保持設(shè)計簡單可執(zhí)行，第4列狀態(tài)中我只會填寫2個值，也就是完成任務(wù)或者未完成任務(wù)。

這樣保證足夠簡單，就會讓這個每日任務(wù)清單執(zhí)行起來很容易，因?yàn)槟悴恍枰涀√鄡?nèi)容。

2.原則二

管理工作任務(wù)清單要遵循的第二個原則，在執(zhí)行上要有明確的檢查點(diǎn)。什么是檢查點(diǎn)呢？

比方，你開車的時候，突然儀表盤上的電瓶燈亮了，這個時候你可能要停車，拿汽車手冊翻到電瓶儀表燈亮的那章，看看接下來該怎么樣去處理。儀表燈亮就意味著是一個檢查點(diǎn)。

同樣的，要讓每天任務(wù)管理清單用起來，就要設(shè)置這樣的檢查點(diǎn)，告訴我們什么時候使用任務(wù)管理清單。

前面設(shè)計好的每天任務(wù)管理清單，我設(shè)置了兩次檢查點(diǎn)。

第一次檢查點(diǎn)是在任務(wù)發(fā)生前，也就是早上的第一件事情，就是打開任務(wù)管理清單，看看今天要做什么事情。這保證任務(wù)能順利進(jìn)行。

第二次檢查點(diǎn)是在任務(wù)發(fā)生后，也就是下班離開前的最后一件事情，就是打開任務(wù)管理清單，檢查今天做了哪些事情，并在狀態(tài)這一列里標(biāo)明哪些完成，哪些未完成。

要想任務(wù)管理清單持續(xù)有效，一方面要保證任務(wù)管理清單做得簡單可執(zhí)行，另一方面就是設(shè)置這樣的檢查點(diǎn)。就要像儀表盤上的報警器，通過這些明確的檢查點(diǎn)，來告訴我們什么時候使用任務(wù)清單來避免風(fēng)險。

3.原則三

管理工作任務(wù)必須遵循的第三個原則是，任務(wù)管理清單里的內(nèi)容要不斷地更新。

任務(wù)管理清單要能使用，必須不斷地符合實(shí)際情況，不能現(xiàn)在用的內(nèi)容還是當(dāng)年的老黃歷。

在每天下班前，我都會計劃第二天要做的事情，并更新到這個每天任務(wù)管理清單里。對剛才的任務(wù)清單，我是這樣操作的：

第1步，刪除掉已經(jīng)完成的任務(wù)

第2步，添加第二天要做哪些新的任務(wù)

第3步，對任務(wù)的優(yōu)先級進(jìn)行排序。

很多人喜歡在任務(wù)后面加上一列用于表示任務(wù)的級別，比如不重要，不緊急，緊急不重要等等。

這看上去寫的清楚，但是執(zhí)行起來很難。因?yàn)槟氵€要做任務(wù)的時候進(jìn)一步去識別哪個任務(wù)要先完成。這違背了第一關(guān)原則：簡單可執(zhí)行。

因?yàn)槿巳庋鄣牧?xí)慣是從上往下去看，所以我的做法是把任務(wù)按重要程度從上到下依次排列好，排在前面的就是要先完成的，這樣在任務(wù)清單里一看就明白先要做哪個了。

為什么要對任務(wù)的優(yōu)先級進(jìn)行排序呢？不是哪個緊急做哪個嗎？

很多人沒有排列任務(wù)優(yōu)先級的習(xí)慣，想起哪個就做哪個，一天下來看起來很忙，但是效率和成績卻很低。導(dǎo)致這種結(jié)果的原因就是沒有按優(yōu)先級對任務(wù)進(jìn)行排序。

劃重點(diǎn)：按優(yōu)先級去完成任務(wù)的人，可以主動支配并優(yōu)化自己的時間。只要優(yōu)先級出現(xiàn)，這個人的行為就會遵循冪律分布的規(guī)律。

這是因?yàn)槟銥槭虑樵O(shè)定了優(yōu)先級，對每一個問題響應(yīng)的時間就會變得相當(dāng)不均勻，有一些任務(wù)會在第一時間被執(zhí)行，還有一些就會永遠(yuǎn)往后推，甚至被無限期擱置起來。

想深入了解冪律分布是如何改變個人命運(yùn)的，可以看我之前寫的這一篇文章《知道這知道這兩個商業(yè)模式的人，都實(shí)現(xiàn)了財務(wù)自由》

到這來你已經(jīng)明白了任務(wù)排序的重要意義，那么你可能會問了，猴子，我還是不太會安排任務(wù)的優(yōu)先級，有什么好的辦法嗎？

這張圖片里是我每天如何安排任務(wù)的優(yōu)先級的，這套方法也適合你去實(shí)踐。

如果把時間從不緊急到緊急畫成橫軸,，把事情從不重要到重要畫成縱軸。這樣就把整個空間劃分成四個象限了。這就是時間管理四象限方法。

我們分別來看下這4個象限。

第一象限是緊急而重要的事情，必須首先處理優(yōu)先解決。例如重要的會議工作。

第二象限是事情在時間上不緊急，但是它對于我們有重要的影響。例如你學(xué)習(xí)某個新的技術(shù)，對于以后工作或者職業(yè)發(fā)展就是重要的。

我一般會把重要的任務(wù)放到上午去完成，因?yàn)樯衔绱竽X是最清醒的，而且是最高效的。比如編寫代碼，分析數(shù)據(jù)，寫書稿等，這些需要耗費(fèi)腦細(xì)胞，必須單腦清醒才能高效完成。

第三象限包含的事情是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要。

我們要特別注意，這一象限的事情具有很大的欺騙性。很多人認(rèn)識上有誤區(qū)，認(rèn)為緊急的事情都顯得重要，實(shí)際上，像那些無所謂的電話、附和別人期望的事都并不重要。

例如領(lǐng)導(dǎo)要求你下班前給聯(lián)系下某個客戶的系統(tǒng)是否開發(fā)完。這個事情看起來緊急，但是不重要。所以你可以放到下午去完成，因?yàn)橄挛缛说拇竽X沒有上午有效率。有的人把這樣的事情放到上午去完成，而占用了自己重要的事情，是得不償失的。

所以，你看到雖然同樣一家公司的同事，由于工作任務(wù)優(yōu)先級安排的不合適，過幾年再看，有的人還繼續(xù)干著原來的工作，而有的人卻技術(shù)能力提升，實(shí)現(xiàn)職位晉升。

第四象限的事情大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，比如工作里面反鎖的不重要的事情，你都可以安排到下午。

我自認(rèn)為比周圍的人工作效率更高，工作質(zhì)量也更高，是因?yàn)槲乙恢卑阎匾?，不緊急的事情放到上午，因?yàn)檫@個時候單腦是最清醒的，效率也是最高的。其他亂七八糟不重要的事情放到下午去完成。

4.總結(jié)

1）第1部分，我們聊了管理好工作任務(wù)，為什么對你很重要。

因?yàn)橛霉ぞ吖芾矶鄠€任務(wù)，讓我們可以避免無能之錯。使用工具管理多個任務(wù)，相當(dāng)于把大腦需要記憶的工作，外包給工具來管理。同時，我們還可以使用工具來分析多個數(shù)據(jù)，從而發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險。

2）第2部分，我用自己的親身實(shí)踐案例，每天的任務(wù)管理清單，我們聊了管理工作任務(wù)，必須遵循的三項(xiàng)原則管理工作任務(wù)必須遵循的三項(xiàng)原則。

如果你有認(rèn)真學(xué)習(xí)這些內(nèi)容，那么恭喜你已經(jīng)掌握了如何使用工具設(shè)計每天的任務(wù)管理清單，從而提高工作效率。

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