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把控好項(xiàng)目進(jìn)度，才是項(xiàng)目管理的重中之重

文|洪生鵬

01

軟件項(xiàng)目管理中，不知你有沒有遇到類似這樣的問題：

• 項(xiàng)目進(jìn)行到一半，團(tuán)隊(duì)成員突然離開，人手不足，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度滯后的情況，特別是剛剛組建的團(tuán)隊(duì)；

• 由于突發(fā)情況，項(xiàng)目進(jìn)度滯后；

• 中間需求不斷變更，只加需求，不加工時(shí)。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，為了項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目經(jīng)理除了需要完成自己本職工作以外，還要自己主動(dòng)去承擔(dān)一些其他職能的工作，如編碼工作等，以便目標(biāo)達(dá)成，想法真正落地。

我們知道，在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理（PM）在一個(gè)項(xiàng)目中的職能主要包括：

• 負(fù)責(zé)項(xiàng)目時(shí)間管理與進(jìn)度把控；

• 協(xié)調(diào)資源來推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行；

• 平衡和適當(dāng)?shù)牟呗哉{(diào)整解決時(shí)間成本、資源間的相互制約；

• 確保項(xiàng)目干系人之間的順暢溝通。

當(dāng)承擔(dān)多個(gè)角色時(shí)，工作職責(zé)和協(xié)作的范圍邊界就會(huì)被擴(kuò)大。從項(xiàng)目經(jīng)理的角度看，除了把控項(xiàng)目進(jìn)度的工作外，還需要關(guān)注整個(gè)流程、各環(huán)節(jié)參與者的產(chǎn)出與交付。

項(xiàng)目管理中，雖然延期在很多項(xiàng)目中不可避免，但期望能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)問題、反思工作，讓問題不再像滾雪球一樣越滾越大，最后一發(fā)不可收拾。

一般情況下，項(xiàng)目延期的原因主要有兩個(gè)：

一是前期工作評(píng)估不充分，計(jì)劃太過于理想話，忽略了一些客觀因素

現(xiàn)象：計(jì)劃時(shí)間無法完成計(jì)劃的工作，評(píng)估的時(shí)間不夠準(zhǔn)確。

結(jié)果：計(jì)劃的時(shí)間起不到約束作用。

二是模塊完成、進(jìn)度100%的標(biāo)準(zhǔn)定義不明確。

現(xiàn)象：了解工作進(jìn)度時(shí)，可能統(tǒng)計(jì)已完成，但又會(huì)占用時(shí)間去測(cè)試、優(yōu)化、調(diào)整；實(shí)現(xiàn)效果與需求不完全一致。

結(jié)果：進(jìn)度評(píng)估不準(zhǔn)確。

在預(yù)知項(xiàng)目會(huì)延期后，除了加班加點(diǎn)外，更重要的是策略及時(shí)調(diào)整，有限時(shí)間內(nèi)干更有意義的事情。

承諾的交付時(shí)間是需要認(rèn)真確認(rèn)的，因此，我們只能以deadline去倒推，在剩余的時(shí)間內(nèi)，我們能完成什么，從而有針對(duì)性地安排相關(guān)人員各自就職。

在項(xiàng)目管理中需要及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，在有限的時(shí)間內(nèi)干更有意義的事，否則工作一直做不完，一直延期，產(chǎn)出的質(zhì)量和項(xiàng)目目標(biāo)都不如人意，導(dǎo)致項(xiàng)目最后遲遲沒有落地。

我們需要及時(shí)根據(jù)優(yōu)先級(jí)調(diào)整策略，對(duì)需求區(qū)分主次，甚至在某個(gè)需求中再拆解，如哪些高級(jí)功能可以先暫緩，先保證基礎(chǔ)功能可以正常使用、確保基礎(chǔ)功能主體能正常使用，不影響正常業(yè)務(wù)的情況下，后面在考慮用迭代的方式加以完善。

02

如何有效把控項(xiàng)目進(jìn)度?

1、重視協(xié)商能力，能有效地推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度

協(xié)商能力除了對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外，也就是面對(duì)客戶或者其他跨部門溝通的話，除了溝通能力要好，還要懂得協(xié)商。不懂得協(xié)商的話，自己就會(huì)身處被動(dòng)，客戶的配合主動(dòng)性就會(huì)很低，項(xiàng)目開展實(shí)施，就難免會(huì)陷入“對(duì)方的要求都是應(yīng)該”的低段位服務(wù)姿態(tài)，適時(shí)地引導(dǎo)客戶，盡量讓客戶向有利于我們的方向靠攏。

筆者曾有次接到客戶的一個(gè)需求調(diào)整，如果按照客戶提的需求改動(dòng)的話，我們前期的工作可能因此得推翻，重新再來，這樣一來工作量就明顯增加了好多。后來跟客戶溝通后，引導(dǎo)客戶從另一方面思考，最后協(xié)調(diào)的方案同樣能達(dá)到客戶提出的需求。只不過是換了一個(gè)方式，中間稍微調(diào)整了。

我們知道在商業(yè)合作中，一般是客戶（甲方）占主導(dǎo)地位，而作為服務(wù)方（乙方）往往是充當(dāng)配合的角色。

在這個(gè)時(shí)候，當(dāng)我們是服務(wù)方時(shí)，我們?nèi)绾稳グ盐罩鲃?dòng)，引導(dǎo)客戶做出正確合理的選擇至關(guān)重要，在面對(duì)近乎苛刻的要求和選擇時(shí)，必須懂得從自身立場出發(fā)，通過與對(duì)方的協(xié)商，將結(jié)果主動(dòng)導(dǎo)向自身有利的一面，而不是任由使喚，被動(dòng)去接受本不應(yīng)該接受的諸般要求。

在面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度延期的情況，如何推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)度，這也是考驗(yàn)項(xiàng)目經(jīng)理能力的一種體現(xiàn)。

《驅(qū)動(dòng)力》一書中講到這樣一句話：“企業(yè)管理最讓人頭疼的問題是什么？員工的主動(dòng)性和創(chuàng)造性?！?/p>

其實(shí)大到企業(yè)管理層面，這是個(gè)問題，小到基層項(xiàng)目實(shí)施， 驅(qū)動(dòng)力簡直關(guān)系到每個(gè)項(xiàng)目成員能否發(fā)揮最大的積極性來推動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，這是個(gè)根本性的關(guān)鍵問題；同時(shí)，這也決定了項(xiàng)目管理者是否是一名激勵(lì)人心的驅(qū)動(dòng)者。

項(xiàng)目管理者在通過物質(zhì)需求和言語激勵(lì)的方式之外，還應(yīng)該懂得將員工的“成就感”當(dāng)成創(chuàng)造力和執(zhí)行力的源泉，并費(fèi)些心思，將驅(qū)動(dòng)力的力量從自身散發(fā)出來，感染到每個(gè)人，使得獲得成就感，而成為自愿自覺去創(chuàng)造的個(gè)體。

在我看來有幾個(gè)成長點(diǎn)是管理者具備后才能修成驅(qū)動(dòng)力的，第一是自身的人格魅力，第二是本身的強(qiáng)大執(zhí)行力，最后是擁有思考驅(qū)動(dòng)力的思想，形成一股自上而下的干勁，共同完成項(xiàng)目進(jìn)度。

2、決斷力不容忽視

管理者每時(shí)每刻都在產(chǎn)生決策，如果在決策時(shí)，總是表現(xiàn)猶豫不決，缺乏決斷力。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度，那是很致命的。

有次，項(xiàng)目實(shí)施快開展到重要里程碑階段，只要我們完成這個(gè)里程碑階段的工作，就可以進(jìn)入項(xiàng)目驗(yàn)收階段了。

但在完成里程碑階段工作之前， 存在一個(gè)比較棘手的問題。團(tuán)隊(duì)中有個(gè)重要成員突然被業(yè)務(wù)系領(lǐng)導(dǎo)調(diào)走去做解決其他項(xiàng)目了。

當(dāng)時(shí)我手上這個(gè)項(xiàng)目也需要人手。而這個(gè)項(xiàng)目剛好是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)比較緊急，而業(yè)務(wù)系那邊又著急需要安排處理他自己的事情，我必須得做出選擇：答應(yīng)讓他去處理自己的項(xiàng)目，還是讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)另外安排協(xié)調(diào)同事去處理？如果他去，我這邊得項(xiàng)目回因此擱置，，但是他那邊不處理，我綁著人家好像又有點(diǎn)說不過去，安排其他的同事可能解決不了。

由于我缺乏全局觀的意識(shí)，最后讓這位同事去業(yè)務(wù)系其他問題，而我這個(gè)項(xiàng)目里程碑階段工作拖了進(jìn)度滯后了，結(jié)果耽誤了項(xiàng)目的正常驗(yàn)收，被領(lǐng)導(dǎo)足足罵了10多分鐘，吭都不敢吭一聲。還好最后項(xiàng)目程序驗(yàn)收時(shí)，客戶還算滿意。

項(xiàng)目管理中，只有擁有睿智的決斷力時(shí)，事情可能就會(huì)因?yàn)榫珳?zhǔn)理智的快速處理而變得高效，進(jìn)而推到整體事態(tài)的進(jìn)展，映射到項(xiàng)目上的話，那就相當(dāng)于項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)因?yàn)楣芾碚叩膹?qiáng)有力堅(jiān)定的決策，而衍生影響全局的強(qiáng)大執(zhí)行力，促進(jìn)了項(xiàng)目完成里程碑式的跨越。

筆者認(rèn)為，作為一名項(xiàng)目管理者，除了需要擁有了非常扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)能力、出色的溝通表達(dá)能力、優(yōu)秀的協(xié)商能力外，在遇到關(guān)鍵決策時(shí)，綜合評(píng)判出各個(gè)選擇的優(yōu)先級(jí)和重要程度后，就應(yīng)該強(qiáng)有力地去執(zhí)行重要程度高及優(yōu)先級(jí)大的事項(xiàng)，摒棄“完美周全”的理想想法。

把控好項(xiàng)目進(jìn)度，才是項(xiàng)目管理的重中之重，不重視項(xiàng)目進(jìn)度，只會(huì)讓項(xiàng)目進(jìn)度如同滾雪球一樣越滾越大，最后一發(fā)不可收拾，項(xiàng)目延期進(jìn)度越拖越久。

【END】