差距分析是一種工具，可以幫助企業(yè)確定他們沒有發(fā)揮潛力的地方，然后使用這些信息來規(guī)劃改進方法。

一、差距分析能為你做什么？

差距分析根據(jù)預期結(jié)果衡量實際結(jié)果，以確定次優(yōu)或缺失的策略、流程、技術(shù)或技能，使用差距分析的結(jié)果來推薦貴公司為實現(xiàn)其目標應(yīng)采取的行動。

通過將當前狀態(tài)與目標狀態(tài)進行比較，公司、業(yè)務(wù)部門或團隊可以確定他們需要做什么才能使他們的績效或結(jié)果更好，并更快地走上正確的道路。公司還可以使用差距分析流程來提升個人或團隊的績效，并查看任務(wù)能力、績效水平和生產(chǎn)力等屬性，該過程的其他名稱包括需求差距分析、需求分析和需求評估。

與傾向于前瞻性的風險評估相反，差距分析檢查當前狀態(tài)，ANSI（美國國家標準協(xié)會）、ASIS（美國工業(yè)安全協(xié)會）和RIMS（風險與保險管理協(xié)會）標準表示，風險評估包括對組織目標和結(jié)果的不確定性的識別、分析和評估。

你還可以將差距分析視為將績效與潛力進行比較的一種方法，換句話說，一個人、一個團體或一個產(chǎn)品離他們的能力有多遠？資源是否達不到需求？

差距分析是一個流程，當應(yīng)用于其他業(yè)務(wù)流程時，它會成為用于改進的報告流程。當應(yīng)用于制造或生產(chǎn)時，差距分析可以幫助平衡資源的分配和整合，使其當前分配水平更接近最佳水平，這些資源可以是時間、金錢、物質(zhì)或人力資源。

1、概念

你可以執(zhí)行查看現(xiàn)實世界的具體差距分析，或檢查假設(shè)場景的概念分析，但在執(zhí)行概念差距分析時，你需要對要使用的參數(shù)做出假設(shè)。相反，使用真實的事實和數(shù)據(jù)進行具體分析。

2、戰(zhàn)略與運營

差距分析可以是戰(zhàn)略性的，專注于整個組織以及該級別的計劃和執(zhí)行，也可以是可操作的，專注于團隊或部門的日常工作。由于這兩種方法都是基于現(xiàn)實世界的情況，因此無需做出假設(shè)。

二、差距分析示例

許多業(yè)務(wù)部門使用差距分析流程，包括會計、銷售、客戶服務(wù)和人力資源，你將在下面找到一些公司可以使用差距分析的具體場景示例：

新產(chǎn)品發(fā)布：公司發(fā)布新產(chǎn)品后，他們可能會進行差距分析，以確定銷售未達到預期的原因。

生產(chǎn)力：當工廠的生產(chǎn)力沒有達到預期、目標客戶需求或制定的一組業(yè)務(wù)需求時，差距分析可以幫助確定要修復的流程。

供應(yīng)管理：如果醫(yī)院發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常出現(xiàn)供應(yīng)短缺，他們可以進行差距分析以確定原因。

銷售業(yè)績：制造商可以查看其產(chǎn)品目錄的銷售業(yè)績，以確保他們生產(chǎn)的組合正確，并利用結(jié)果最大化他們的生產(chǎn)可能性邊界。

個人評估：會計師事務(wù)所的團隊負責人可以讓每個成員對自己進行差距分析，并使用這些結(jié)果不僅可以找到提高每個人績效的目標，還可以得出每個人都可以采用的最佳實踐。

產(chǎn)品評估：軟件公司可能會對其產(chǎn)品進行差距分析，以確保業(yè)務(wù)需求中概述的所有特性和功能都存在并按預期工作。

三、為什么企業(yè)要進行差距分析？

企業(yè)執(zhí)行差距分析，以確定他們所處的位置與他們想要的位置之間的差異，你可以使用差距分析來評估這些差異，確定原因，并告知彌合差距所需的步驟。

在項目管理中，公司執(zhí)行任務(wù)或活動的方式與可以執(zhí)行的理想方式之間的差異稱為當前的差距愿景，指標的目標與實際指標性能之間的差異稱為實際差距目標。

以下是公司可能進行差距分析的一些原因：

基準測試：將結(jié)果與外部標準進行比較。一家計算機公司可能希望了解他們在行業(yè)績效標準中所處的位置，或者一家糖果公司可能希望將他們的聲譽與競爭對手進行比較。

投資組合分析：檢查他們的產(chǎn)品組合以尋找新的銷售機會，公司可以使用差距分析來確定要銷售的新產(chǎn)品。在相反的方向，他們也可以尋找現(xiàn)有的銷售不好的產(chǎn)品，使用差距分析找出原因，然后推廣它們（例如在營銷中更突出或出售它們），改變它們以更好地滿足客戶需求，或?qū)⑵鋸漠a(chǎn)品組合中刪除。

利潤：如果未達到預測的利潤百分比，公司可以使用差距分析來確定出了什么問題，以及是在計劃還是執(zhí)行中。組織是否支付了高于預期的材料費用，或者由于意外競爭而不得不降低價格？

流程：差距分析可以幫助揭示流程的缺點，從而使實際結(jié)果與預期結(jié)果相匹配。航運公司可以檢查他們的AP流程以了解為什么他們的許多供應(yīng)商沒有按時獲得付款，或者檢查他們的計費流程以了解為什么他們的許多供應(yīng)商在到期日之后才收到發(fā)票。

績效指標：差距分析也可以應(yīng)用于關(guān)鍵績效指標，例如新客戶獲取、平均訂單量或投資回報率(ROI)，移動運營商可以尋找導致他們錯過客戶獲取目標的原因，或者海鮮公司可以尋找他們沒有像預期的那樣處理三文魚的原因。

使用差距：使用差距是產(chǎn)品或服務(wù)的當前市場規(guī)模與潛在市場規(guī)模之間的差異，該領(lǐng)域的差距分析可以幫助組織了解為什么他們沒有充分發(fā)揮潛力，公司的聲譽是否會降低銷售額？還是管理層誤讀了對產(chǎn)品的需求？

四、什么是市場差距分析？

市場差距分析是一種研究供大于求的銷售機會的方法，組織可以使用這些可以在內(nèi)部或外部執(zhí)行的分析來根據(jù)市場事實而不是意見做出決策。

市場差距分析與市場研究的不同之處在于它是主動的而不是被動的，企業(yè)對消費者(B2C)公司經(jīng)常利用這一流程。他們可能調(diào)查的市場可以是地理（非洲沒有人銷售像我們產(chǎn)品這樣的產(chǎn)品）、基于產(chǎn)品（沒有人銷售兼作錢包的手機殼）、基于服務(wù)（城市中遛狗者或其他寵物護理企業(yè)并不多），或者尋找更好地利用現(xiàn)有資源的方法。

五、什么是戰(zhàn)略差距分析？

戰(zhàn)略差距分析將公司的戰(zhàn)略與其競爭對手的戰(zhàn)略進行比較，企業(yè)可以采用其競爭對手方法中表現(xiàn)最好的方面，并將這些方面整合到其現(xiàn)有戰(zhàn)略中最成功的部分中。

六、何時執(zhí)行差距分析

公司可以隨時進行差距分析，但要考慮時機以最大限度地提高效率。定期進行差距分析，在一段時間的戰(zhàn)略規(guī)劃之前，或者當一個部門或企業(yè)表現(xiàn)不佳時。

差距分析通常是戰(zhàn)略規(guī)劃的關(guān)鍵部分，戰(zhàn)略規(guī)劃是幫助組織定義戰(zhàn)略以實現(xiàn)其目標的過程。通過差距分析尋找問題，企業(yè)可以調(diào)整其戰(zhàn)略以更好地適應(yīng)情況，或更新公司的流程以與戰(zhàn)略保持一致。

當一個組織正在尋找他們的績效問題時，差距分析可以成為確定不足之處的關(guān)鍵工具。例如，如果一家公司想要開展營銷活動以提高其聲譽或申請貸款，他們可以進行市場差距分析以幫助確定其對當?shù)亟?jīng)濟的影響，并將該數(shù)據(jù)用作其活動或貸款的一部分應(yīng)用。當公司準備進行審計或其他監(jiān)督活動時，差距分析是一種主動方式，可以向?qū)徲嫀熣故竟菊谧袷啬男┓ㄒ?guī)，以及它有計劃滿足其余的要求。

七、差距分析的好處和挑戰(zhàn)

差距分析在許多方面使組織受益，例如識別增長機會和優(yōu)先考慮資源，它們也可能既困難又耗時，并且需要深入了解他們所針對的部門。我們概述了以下主要優(yōu)勢和挑戰(zhàn)：

洞察需要改進的領(lǐng)域，例如效率、產(chǎn)品、盈利能力、流程、客戶滿意度、績效、參與度和競爭優(yōu)勢

確保滿足項目要求

找到需要解決的弱點和不足的領(lǐng)域

發(fā)現(xiàn)感知與現(xiàn)實的差異

提供信息以指導決策者，從而做出更好的決策

尋找部署資源和集中精力的最佳場所

需求的優(yōu)先順序

如果執(zhí)行得好，差距分析的結(jié)果清晰易懂

雖然有價值，但差距分析并不完美。與差距分析過程相關(guān)的一些挑戰(zhàn)包括：

成功完成取決于參與過程的人員的知識和堅持。

雖然該過程可能會暴露一些原因，但如果不夠深入，建議的解決方案將無法解決真正的根本原因，或者可能會忽略其背后的復雜性。例如，在評估銷售業(yè)績時，分析可能會得出結(jié)論，即銷售代表沒有提供足夠的新產(chǎn)品，但可能無法找出原因。他們對產(chǎn)品還不夠熟悉嗎？客戶是否不愿意改變現(xiàn)有產(chǎn)品？或者新產(chǎn)品沒有像宣傳的那樣工作？

分析可能不準確，因為基礎(chǔ)在不斷變化（尤其是在大型組織或快速發(fā)展的行業(yè)中）。

八、如何進行差距分析

執(zhí)行差距分析很簡單。首先，確定要評估的區(qū)域并陳述其理想結(jié)果；接下來，分析它的當前狀態(tài)，將其與理想結(jié)果進行比較，并量化差異；最后，制定縮小差距的計劃。

在較大的組織中，差距分析過程通常由業(yè)務(wù)分析師、項目經(jīng)理、過程改進團隊或管理層負責，執(zhí)行差距分析的基本步驟如下所述。

1、確定要分析的領(lǐng)域并確定要完成的目標。

例如，你可能想弄清楚為什么你的工廠沒有達到其產(chǎn)出目標，目標將是發(fā)現(xiàn)導致目標未實現(xiàn)的原因，并建議如何消除這些原因。

2、建立理想的未來狀態(tài)。

如果一切按計劃進行，你會在哪里？

3、分析當前狀態(tài)。

什么原因?qū)е履繕吮诲e過？例如，工人是否訓練得不夠好？生產(chǎn)車間是否人手不足？是否有必要的材料一致性？生產(chǎn)車間的布局是否減慢了速度？

4、將當前狀態(tài)與理想狀態(tài)進行比較。

實際生產(chǎn)距離目標還有多遠？例如，你是否期望每小時生產(chǎn)1000件，但每小時只能生產(chǎn)800件？

5、描述差距并量化差異。

在單位生產(chǎn)示例中（在步驟4中描述），將有20%的缺口。在研究了潛在原因之后，概述每個原因?qū)Σ罹嗟呢暙I。我們可能會發(fā)現(xiàn)培訓不足導致了5%的差距，人員配備問題導致了7%，材料短缺導致了2%，工廠車間的低效布局導致了14%。公司可以使用其他評級系統(tǒng)來量化差異，這些差異可以從簡單的術(shù)語（如好、公平和差）到更詳細的術(shù)語（如1-50級）進行量化。

6、總結(jié)建議并制定計劃以彌補差距。

確定需要更改的內(nèi)容并確定需要采取哪些步驟來解決問題。在此示例中，執(zhí)行分析的團隊可能會認為布局問題最容易解決并且影響最大，因此他們可能會推薦解決方法。然后他們可以與供應(yīng)鏈和人員配備團隊合作，為這些問題提出建議。他們將總結(jié)他們的想法并將其提交給管理層以開始規(guī)劃改進。

九、差距分析最佳實踐

在進行差距分析時，請仔細考慮要分析的領(lǐng)域、項目和流程，以及要采用的建議。了解你所做的更改可能會影響他人。確保你的目標是具體的、可衡量的、可實現(xiàn)的、相關(guān)的和有時限的(SMART)。

使用分析中的支持數(shù)據(jù)來支持你的建議，以增加你的公司采用它們的可能性，使用圖表來說明你的數(shù)據(jù)并使其更易于理解。在推薦要解決的問題和解決方案時，還必須考慮成本、資源和后果。請記住，如果一個解決方案遙不可及，公司就不太可能采用它。

為流程的每個部分分配一個所有者，以確保你完成每個步驟。通過深入研究建議的解決方案，你會發(fā)現(xiàn)實現(xiàn)它可能并不容易。超越顯而易見的問題，看看是否還有其他可能的解決方案。

十、差距分析框架

你可以使用Nadler-Tushman模型和PESTEL框架等框架進行差距分析，以簡化流程。使用下面列出的每個框架作為你發(fā)現(xiàn)的原因和建議的解決方案的組織原則。

1、麥肯錫7S框架

麥肯錫框架有七個類別：戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、共享價值觀、技能、風格和員工。前三個被認為是“硬的”，其余的被認為是“軟的”。

例如如果一條生產(chǎn)線需要20人才能滿負荷運轉(zhuǎn)，但輪班只有15人可用。在這種情況下，系統(tǒng)和員工之間存在偏差。

2、Nadler-Tushman模型

該模型將公司的績效分為四個方面：工作、人員、結(jié)構(gòu)和文化。注意每個領(lǐng)域的優(yōu)勢和劣勢，然后將它們與其他領(lǐng)域進行比較，目標是查明在每個領(lǐng)域所做的工作是否支持其他領(lǐng)域。例如，如果合規(guī)小組在高層執(zhí)行任務(wù)并發(fā)現(xiàn)公司未遵守某些法律法規(guī)的領(lǐng)域，但公司的組織沒有任何方法來實施這些變更，則人員和結(jié)構(gòu)不全等。

3、SWOT框架

SWOT是一個首字母縮寫詞，代表優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅。雖然一些專家將差距分析和SWOT分析視為單獨的工具，但SWOT是組織原因和建議的有用工具。然而，威脅部分轉(zhuǎn)向風險評估，如前所述，差距分析不是風險評估。

4、PESTEL框架

PESTEL是另一個首字母縮寫詞，代表政治、經(jīng)濟、社會、技術(shù)、環(huán)境和法律。雖然它可以是獨立的分析，但公司也可以將其用作差距分析框架。

5、魚骨框架

魚骨圖是日本質(zhì)量控制專家創(chuàng)建的工具，該方法旨在識別問題原因并將其分類，類似于上面的其他框架。雖然上圖說明了制造中使用的六個類別，但還有其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域使用的其他類別集。

6、產(chǎn)品營銷的8Ps

產(chǎn)品、價格、晉升、地方、過程、人們、物證、表現(xiàn)。

7、4S服務(wù)

環(huán)境、供應(yīng)商、系統(tǒng)、技能。