隨著勞動力市場處于不可預(yù)測的狀態(tài)和技術(shù)迅速改變企業(yè)的運營方式，HR需要工具來幫助他們雇用、管理和留住員工——組織的成功取決于它。人力資源項目管理是一種更智能的工作方式，它使人力資源團(tuán)隊能夠以有組織、高效的方式執(zhí)行他們的任務(wù)和計劃。

一、什么是人力資源項目管理？

人力資源項目管理是指為人力資源目的使用和應(yīng)用項目管理技能和原則，以簡化工作并實現(xiàn)項目目標(biāo)，正式的項目管理流程和工具有助于降低風(fēng)險并提高各種人力資源任務(wù)的成功率。

強大的項目管理技能可以幫助HR：

管理預(yù)算、時間表和人員

吸引新人才

與員工和利益相關(guān)者進(jìn)行有效溝通

計劃和執(zhí)行培訓(xùn)和團(tuán)隊凝聚力計劃

并制定變革管理計劃

項目管理的一種方法是敏捷HR方法，它主要是用于項目和軟件開發(fā)的一種方法，但人力資源專業(yè)人員可以采用這種思維方式來應(yīng)對需要快速解決方案的不斷變化的工作環(huán)境。

敏捷HR的基礎(chǔ)是以一種能夠更快、更輕松地適應(yīng)新情況的方式構(gòu)建它，保持一種可以隨著勞動力變化而形成的靈活方法，并對客戶需求做出更好的響應(yīng)。

二、人力資源項目管理示例

項目管理有五個不同的階段：

啟動——項目的開始，定義核心目標(biāo)，并評估你是否擁有完成項目所需的資源。

計劃——計劃需要完成的任務(wù)和順序，創(chuàng)建預(yù)算和分配資源。

執(zhí)行——項目的核心，完成所有任務(wù)。

控制——監(jiān)控團(tuán)隊所做的事情并跟蹤完成任務(wù)所花費的時間，以預(yù)測未來項目的范圍。

關(guān)閉——交付最終產(chǎn)品并評估團(tuán)隊和個人的表現(xiàn)。

以下是管理典型HR項目時這些階段的示例：

項目：策劃團(tuán)隊建設(shè)活動

發(fā)起：你希望通過團(tuán)隊建設(shè)活動實現(xiàn)什么目標(biāo)？讓團(tuán)隊的新成員與現(xiàn)有成員整合？讓大家學(xué)習(xí)如何更有效地溝通？建立信任？幫助團(tuán)隊更有效地協(xié)同工作？

計劃：活動將在哪一天舉行？它會發(fā)生在現(xiàn)場、其他地方還是遠(yuǎn)程？邀請了哪些團(tuán)隊成員？需要哪些用品（工作簿、文具等）？總共要花多少錢？

執(zhí)行：將任務(wù)分配給相關(guān)的人力資源團(tuán)隊成員，與相關(guān)部門經(jīng)理聯(lián)絡(luò)，并開始創(chuàng)建活動。預(yù)訂位置和交通工具（如果需要），創(chuàng)建或購買任何所需的設(shè)備，并設(shè)計當(dāng)天的行程。

控制：確保每個人都在發(fā)揮自己的作用，并且一切都在活動開始前就位。讓一到兩名HR成員參加活動，以監(jiān)控與會者對活動的反應(yīng)。

關(guān)閉：團(tuán)隊建設(shè)活動發(fā)生。之后，每個團(tuán)隊成員評估他們在計劃和執(zhí)行職責(zé)方面的表現(xiàn)，團(tuán)隊可以討論關(guān)鍵要點。你還可以向參加活動的所有員工發(fā)送調(diào)查，以查看是否達(dá)到了初始目標(biāo)。

三、人力資源項目管理的好處

人力資源中的項目管理對整個組織有許多潛在的好處：

1、保持專注和對齊

項目管理植根于定義目標(biāo)并指導(dǎo)團(tuán)隊成功完成這些目標(biāo)。當(dāng)你有明確的目標(biāo)并分解為更小的、可管理的任務(wù)時，團(tuán)隊成員會保持專注和積極性，因為他們知道自己的目標(biāo)是完成什么。

2、更好的協(xié)作

告訴員工“一起工作”不太可能帶來預(yù)期的變化，而這正是項目經(jīng)理和項目管理框架可以提供幫助的地方。

當(dāng)項目中的所有角色都明確定義后，團(tuán)隊成員之間的協(xié)作就會變得更加順暢和凝聚力，你可以防止混淆誰負(fù)責(zé)特定任務(wù)，這對于需要兩個或多個部門協(xié)作的項目變得至關(guān)重要。例如，啟動一個新的職業(yè)頁面將涉及HR和IT，招聘活動需要人力資源以及營銷團(tuán)隊。

經(jīng)常在項目上合作的兩個部門是銷售和市場營銷——無論是推出新產(chǎn)品還是試圖實現(xiàn)銷售目標(biāo)——但這些團(tuán)隊之間經(jīng)常存在脫節(jié)。但是，當(dāng)銷售和營銷部門有效地合作時，它會帶來增長和業(yè)務(wù)績效的提升。

3、提高生產(chǎn)力和有效管理工作量

清楚地了解所有任務(wù)以及甘特圖有助于管理參與項目的每個人的工作量，透明的流程為更高的效率和生產(chǎn)力創(chuàng)造了空間。

人力資源團(tuán)隊經(jīng)常同時處理多個關(guān)鍵項目，項目管理技能和程序可以提高整個組織的生產(chǎn)力。例如，一家銀行為其人力資源團(tuán)隊推出了敏捷項目交付技術(shù)，這有助于更有效地分配人才庫并將生產(chǎn)力提高近25%。

項目管理實踐還鼓勵和授權(quán)使用時間管理和跟蹤工具來衡量團(tuán)隊的生產(chǎn)力，這有助于更準(zhǔn)確地預(yù)測未來任務(wù)需要多長時間，并查明任何表現(xiàn)出色或表現(xiàn)不佳的員工。

4、有效利用資源

HR中的項目管理提供了對任何項目及其目標(biāo)的可靠概述，使你能夠優(yōu)先考慮在何時何地投資有限資源，包括時間和金錢，這有助于人力資源團(tuán)隊遵守時間表和預(yù)算，并以最有效的方式使用資源。

5、改善招聘和入職工作

項目管理也將對新員工的招聘和入職產(chǎn)生積極影響。敏捷項目管理原則可以帶來啟發(fā)性的招聘計劃，并提高申請人的數(shù)量和質(zhì)量，新員工通過正確的培訓(xùn)開始他們的角色，更好地執(zhí)行任務(wù)，并更好地利用整個組織的人才，這也有助于人力資源部門在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者面前贏得一席之地，因為他們可以清楚地展示人力資源項目管理對利潤的直接好處。

6、看到更大的圖景

對時間表和進(jìn)度的清晰掌握使HR能夠定期更新項目的領(lǐng)導(dǎo)層，并在處理沖突或資源有限時獲得有關(guān)團(tuán)隊優(yōu)先事項的寶貴見解。人力資源專業(yè)人員可以看到項目目標(biāo)如何與更廣泛的組織目標(biāo)保持一致，并將其傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊。

四、如何將項目管理元素應(yīng)用于人力資源

即使沒有在團(tuán)隊中推出完整的人力資源項目管理方法，項目管理的某些方面也可以幫助改善你的工作方式。讓我們看看你能做什么！

1、在開始之前定義你的項目范圍

第一步是衡量項目的簡潔性，這里有一些有用的問題要問：

項目的規(guī)模是多少？

項目目標(biāo)是什么？

我們需要哪些資源來實現(xiàn)這些目標(biāo)？

這些問題的答案將幫助你創(chuàng)建現(xiàn)實的時間表和路線圖，以成功完成項目。

準(zhǔn)備可用于每個項目的項目范圍說明書模板也很有幫助。這是一個示例：

2、假設(shè)你的項目是動態(tài)的

制定計劃很重要，但不可避免地會有意想不到的挑戰(zhàn)和環(huán)境變化，需要你調(diào)整最初的計劃，這就是為什么必須將你的項目計劃視為指南而不是無論如何都必須遵循的嚴(yán)格程序的原因。

如果你的計劃確實需要更改，請咨詢項目團(tuán)隊提出的更改建議，以確保每個人都在同一頁面上。

3、定期召開項目狀態(tài)會議

為確保人力資源項目管理取得成功，團(tuán)隊?wèi)?yīng)定期提供和接收不同項目階段的進(jìn)度更新，確保團(tuán)隊成員知道為會議準(zhǔn)備什么以及他們可能需要回答哪些問題。

這會帶來富有成效的會議，你可以在這些會議上識別和解決問題，以免成為更大的障礙。

4、幫助團(tuán)隊成員培養(yǎng)項目管理技能

鼓勵和支持團(tuán)隊成員學(xué)習(xí)和發(fā)展項目管理技能，例如利益相關(guān)者管理、規(guī)劃、主動解決問題和變革管理，像這樣的技能有助于裝備精良的團(tuán)隊成員，他們可以有效地管理各種人力資源項目。

5、考慮使用項目管理工具

有各種各樣的工具，包括Asana、Trello和Airtable，它們可以通過提供職責(zé)概述、誰負(fù)責(zé)什么、對任務(wù)狀態(tài)的洞察以及允許團(tuán)隊成員進(jìn)行交流來幫助管理和導(dǎo)航項目

專用工具可幫助你保持井井有條并跟蹤從開始到完成任何項目的進(jìn)度。

6、進(jìn)行項目評估

完成項目后，評估哪些方面做得好和哪些做得不好是有益的，這樣你就可以從錯誤或疏忽中吸取教訓(xùn)，并在下次改進(jìn)，進(jìn)行項目評估意味著你將在下一個項目開始之前獲得建議的改進(jìn)列表。

7、聘請人力資源項目經(jīng)理

如果你認(rèn)識到人力資源項目管理方法的好處并希望將其作為一個部門采用，那么聘請專門的人力資源項目經(jīng)理是下一個合乎邏輯的步驟，人力資源項目經(jīng)理將計劃和監(jiān)督組織內(nèi)各種人力資源計劃的實施。你的團(tuán)隊中可能有人對該職位感興趣并適合該職位，或者你可能需要從外部招聘。

人力資源項目經(jīng)理的職責(zé)是計劃、指導(dǎo)和實施與人力資源管理、員工發(fā)展和客戶服務(wù)相關(guān)的各種人力資源計劃。

主要責(zé)任：

推動人力資源相關(guān)項目和計劃的執(zhí)行

確保在范圍和預(yù)算范圍內(nèi)按時交付人力資源項目

跟蹤、監(jiān)控和報告人力資源計劃和項目進(jìn)度，以確保成功執(zhí)行

技能和能力

項目管理

卓越運營

更換管理層

聯(lián)網(wǎng)

人力資源治理

以客戶為中心

數(shù)據(jù)驅(qū)動

分析翻譯

數(shù)字文化架構(gòu)師

戰(zhàn)略共創(chuàng)

即使你不采用完整的HR項目管理方法，你也可以應(yīng)用其中的一些元素，例如確定項目范圍、召開項目狀態(tài)會議以及將評估添加到你的工作流程中。項目管理帶來更高效和富有成效的工作方式，更重要的是，增加了成功完成任何項目的機會。