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流程優(yōu)化 | 降低成本的有效方法【標(biāo)桿精益】

 昵稱53000553 2024-12-11

全文總計(jì)1780字,需閱讀4分鐘,以下為正文:

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成本產(chǎn)生的根本原因是“為了達(dá)到預(yù)定目標(biāo)所開展的作業(yè)活動(dòng)必須消耗資源”。我們要從根本上管理和控制成本,就必須要認(rèn)識(shí)到,決定成本高低的根本原因是“為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)所選擇的流程”,流程模式和作業(yè)細(xì)則確定后,成本高低已經(jīng)從根本上確定了,至于實(shí)踐上體現(xiàn)出來(lái)的成本變化,僅僅是流程運(yùn)作的正常波動(dòng)而已。

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要從根本上降低成本,

就必須要對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化再造。

我們通常僅僅是把成本理解為資源消耗的貨幣度量,這樣思考和認(rèn)識(shí)成本,依據(jù)思維慣性,我們通常降低成本的方法就是“減少資源消耗”,所以“砍成本”的說法和做法一直很受大家歡迎。但現(xiàn)實(shí)是什么呢,這邊砍了那邊漲,很多時(shí)候還會(huì)由于砍成本不當(dāng),影響公司戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成和損壞公司品牌形象。

成本的本質(zhì)是資金占用,影響成本高低的根本因素就是資金占用量和資金占用時(shí)間。如果在整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,沒有占用企業(yè)的任何資金就完成了采購(gòu)、生產(chǎn)、交付、回款和付款的整個(gè)經(jīng)營(yíng)周期,那么,我們可以認(rèn)為企業(yè)的成本是零。

從以上理解,我們可以得出,降低成本的基本策略是通過優(yōu)化工作流程,盡可能減少資金占用量和縮短資金占用時(shí)間。

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通過流程優(yōu)化再造,降低成本

降低成本的基本策略是減少企業(yè)開展業(yè)務(wù)流程時(shí)的資金占用量和縮短資金占用周期,我們?nèi)绾瓮ㄟ^流程優(yōu)化再造來(lái)實(shí)現(xiàn)成本的降低呢。

降低成本的方法,從根本上來(lái)說可以分為兩大類:

第一類方法:降低業(yè)務(wù)流程運(yùn)作的資金占用量

關(guān)于這一類方法,在實(shí)踐中,首先要考慮的時(shí)如何降低由于質(zhì)量不合格、庫(kù)存等等因素造成的一切無(wú)效占用。當(dāng)然,我們也可以思考其他更具有創(chuàng)造性的方法,如創(chuàng)造性的外包策略和賬期設(shè)定,盡可能的占用供應(yīng)商的資金。


第二類方法:縮短業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作周期,盡可能減少業(yè)務(wù)運(yùn)作對(duì)企業(yè)的資金占用。

流程優(yōu)化再造的根本目的之一就是流程加速,盡可能的縮短流程的運(yùn)轉(zhuǎn)周期,從而從根本上降低成本。

圖片流程優(yōu)化的重點(diǎn)是什么?

流程優(yōu)化的重點(diǎn)是目標(biāo)問題導(dǎo)向和共識(shí)的形成。一方面,要明確目前現(xiàn)狀存在的問題和流程優(yōu)化的目標(biāo),切忌漫無(wú)目的的優(yōu)化;另一方面,流程各方參與者對(duì)問題和優(yōu)化方案共識(shí)的形成是后續(xù)流程推行落地的基礎(chǔ)。

因此,必須通過有效的項(xiàng)目過程組織,主導(dǎo)和推進(jìn)流程優(yōu)化,具體包括設(shè)置分步控制點(diǎn),有效的組織溝通會(huì)議推動(dòng)共識(shí)的達(dá)成等,以避免流程優(yōu)化討論的多輪反復(fù)和陷入泥潭。

首先,將流程優(yōu)化階段再分成三步,每一步都在上一步共識(shí)形成的基礎(chǔ)上再進(jìn)一步細(xì)化:

1. 通過對(duì)現(xiàn)狀問題調(diào)研總結(jié),建立流程優(yōu)化框架,包括支撐流程運(yùn)作的業(yè)務(wù)組織職責(zé)分工、流程優(yōu)化的目標(biāo)、流程運(yùn)作的整體框架、流程中相關(guān)術(shù)語(yǔ)和分類定義的統(tǒng)一等,確優(yōu)化的整體方向。第一步優(yōu)化討論必須在主管該流程領(lǐng)域的高層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人間形成共識(shí)。

2. 進(jìn)入具體流程的優(yōu)化,基于可運(yùn)作的現(xiàn)實(shí)以及可改進(jìn)的方向,考慮和現(xiàn)有業(yè)務(wù)的承接和延續(xù)性,因此第二步的優(yōu)化必須在流程相關(guān)運(yùn)作部門間形成共識(shí)。

3. 流程表單模板的優(yōu)化,大量的實(shí)際操作是通過表單模板來(lái)落實(shí)的,因此需通過表單模板優(yōu)化建立流程易于落實(shí)的工具。

同時(shí),在流程優(yōu)化的整個(gè)過程,需組織大量的研討溝通會(huì)議,要讓每次會(huì)議都有共識(shí)的形成和有效輸出,必須進(jìn)行有效的會(huì)議策劃和管理。

1. 明確需要討論共識(shí)的問題,如哪些部門/崗位間職責(zé)不清晰,哪些流程環(huán)節(jié)不順暢等等,并盡可能準(zhǔn)備多個(gè)備選方案和優(yōu)劣分析;

2. 其次,確定每次參會(huì)的人員,針對(duì)要形成共識(shí)的問題,需讓流程相關(guān)方都參與會(huì)議,以避免多方的意見不一致,同時(shí)在多方爭(zhēng)持不下的時(shí)候能有決策者以確定最終方案;

3. 再次,在會(huì)議的過程中往往業(yè)務(wù)部門會(huì)因一個(gè)問題牽引出其他的業(yè)務(wù)問題而討論,因此必須有效的引導(dǎo)和組織,避免會(huì)議主題偏離;

4. 最后,切忌,沒有完美的方案,與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的優(yōu)化方案,并得到各方的認(rèn)同和共識(shí),即達(dá)成流程優(yōu)化討論會(huì)議目標(biāo)。

流程梳理優(yōu)化項(xiàng)目目標(biāo)不是形成厚厚的流程文件,而是在整個(gè)流程梳理優(yōu)化的過程中,讓企業(yè)各方人員逐漸形成面向流程思考、按照流程運(yùn)作的習(xí)慣。作為整個(gè)項(xiàng)目推動(dòng)的流程管理部門,在整個(gè)項(xiàng)目中一定要切實(shí)發(fā)揮項(xiàng)目管理者、推動(dòng)者和引導(dǎo)者的角色,有效的組織和管理,為后續(xù)的流程實(shí)施推廣落地奠定基礎(chǔ)。


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