一、正文排版(針對文件內(nèi)容) 文件標(biāo)題:小標(biāo)宋字體,2號,居中顯示; 文件抬頭(報送機關(guān)):仿宋,3號,頂格。 正文內(nèi)容:仿宋字體,3號。(先設(shè)置此項) 段落標(biāo)題:仿宋,3號,黑體。 結(jié)構(gòu)層次序號:一般用“一、(一)、1、(1)”標(biāo)注。 第一層用黑體,第二層用楷體,第三、第四層用仿宋體。 段落設(shè)置:首行縮進(jìn)2格;行距:29磅。 如果已建好公文模版,從其他文件中復(fù)制文字內(nèi)容到當(dāng)前位置時,一定不要普通粘貼,要選擇性粘貼。才能保持當(dāng)前的公文版式。 二、基礎(chǔ)設(shè)置(一次設(shè)置,保存為模版文件,即可長期使用) (一)頁面設(shè)置(菜單): 1、設(shè)置頁邊距(在頁邊距標(biāo)簽): 上:3.7厘米;下:3.5厘米;左:2.8厘米;右:2.6厘米。 2、設(shè)置頁腳位置(在版式標(biāo)簽): “頁腳”距邊界設(shè)置為2.6厘米。 3、設(shè)置正文的字體字號(在文檔網(wǎng)格標(biāo)簽,最下方中部):
4、設(shè)置每頁行數(shù)及每行字?jǐn)?shù)(在文檔網(wǎng)格標(biāo)簽): 選中“指定行和字符網(wǎng)格”, “每頁”設(shè)置成“22”行;“每行”設(shè)置成“28”個字符。 (二)插入頁碼: Word菜單—插入—頁碼:頁碼字號設(shè)置成“4號”,宋體。 具體設(shè)置方法步驟 一、公文的模板制作 (一)頁面設(shè)置 1、設(shè)置頁邊距: 選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。 2、設(shè)置頁眉和頁腳: 選擇“版式”附簽,將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”,“頁腳”距邊界設(shè)置為2.6厘米。 3、設(shè)置字體字號: 選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成“3號”,單擊“確定”按鈕; 4、設(shè)置每頁行數(shù)及每行字?jǐn)?shù): 選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。 (二)插入頁碼 選擇“插入”——“頁碼”,“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”,“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為“1.2.3……”的顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕。雙擊頁碼,在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“4號”;字體宋體。選定頁碼,選擇“格式”——“段落…”,奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右縮進(jìn)1字符,偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左縮進(jìn)1字符。單擊“確定”,完成頁碼設(shè)置。 (三)發(fā)文機關(guān)標(biāo)志制作 “表格”——“插入表格”,1列1行。輸入“玉環(huán)縣人力資源和社會保障局文件”,字體為小標(biāo)宋體,紅色,調(diào)整字號、字間距,以美觀、醒目、莊重為原則。選中表格,設(shè)置行距為剛好使文字上邊緣接近表格線,點擊鼠標(biāo)右鍵——設(shè)置表格屬性——“表格”附簽——文字環(huán)繞為環(huán)繞——“定位…”——水平位置相對于頁邊距居中,垂直位置相對于頁邊距3.5厘米——“確定”,發(fā)文機關(guān)標(biāo)志設(shè)置完成。 (四)文號制作 平行文文號:文號——3號仿宋、居中顯示。 上行文文號:文號——3號仿宋、左縮進(jìn)1字符; 簽發(fā)人——3號仿宋字體; 簽發(fā)人姓名——3號楷體、右縮進(jìn)1字符。 注:文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法:選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽,找到六角符號后,將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。 (五)版頭中的分隔線(長橫線) 選擇繪圖工具欄中的“直線”,在文檔中插入一條直線。選中直線,單擊鼠標(biāo)右鍵——設(shè)置自選圖形格式——“顏色與線條”附簽,顏色設(shè)置為紅色,粗細(xì):2磅——“大小”附簽,寬度:15.6厘米——“版式”附簽,選擇襯于文字下方,點擊“高級…”,——“圖片位置”,水平對齊:相對于欄居中,垂直對齊,選擇“絕對位置”,下側(cè):0.4厘米。單擊“確定”分隔線設(shè)置完成。見圖9-圖12。 (六)版記制作 選擇“表格”——“插入”——“表格”,選中表格,單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽,“對齊方式”設(shè)置為“居中”;“文字環(huán)繞”為“環(huán)繞”;然后單擊“定位…”,水平位置相對于“頁邊距”為“居中”,垂直位置相對于“頁邊距”為“底端”,“確定”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,首條和末條分隔線“寬度”推薦為2磅或3磅;在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消。選中表格,“格式”——“段落…”——“縮進(jìn)和間距”附簽,左縮進(jìn)1字符,右縮進(jìn)1字符——“確定”。在表格中填寫具體內(nèi)容:抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用4號仿宋。 (七)保存成模板文件 單擊“文件”——“保存”,“保存類型”:選擇“文檔模板(*.doc)”;“文件名”:給模板命名;“保存位置”:模板所在路徑,保存為默認(rèn)路徑即可。至此,模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板,直接進(jìn)行公文正文的排版。要對該模板進(jìn)行修改,可以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是:選擇“文件”——“打開”,找到相應(yīng)的模板路徑,若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的,然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。 二、公文正文排版 (一)依據(jù)模板建立新公文 選擇“文件”——“新建”——“本機中的模板”,選中所需模板,單擊確定,調(diào)出模板。 (二)制作公文正文內(nèi)容 正文內(nèi)容根據(jù)公文的實際需求,錄入文字,并遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置格式: 標(biāo)題——2號小標(biāo)宋字體,居中顯示; 主送機關(guān)——3號仿宋字體,頂格,冒號使用全角方式; 正文——3號仿宋字體。 結(jié)構(gòu)層次序號一般用“一、”“(一)”、“1.”、“(1)”標(biāo)注,第一層用黑體,第二層用楷體,第三、第四層用仿宋體; 發(fā)文機關(guān)署名——以成文日期為準(zhǔn)居中排布; 成文日期——3號仿宋字體,右縮進(jìn)4字符; 印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期——4號仿宋體,左右各縮進(jìn)1字符。注意上行文和下行文在文號和簽發(fā)人設(shè)置上的區(qū)別。通過以上設(shè)置和排版,公文文稿格式設(shè)置完成,供參考。不完善之處,按照《黨政機關(guān)公文工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》的規(guī)定操作。 |
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